Zentrale Projektakte für mehr produktive Arbeitszeit
"Durch die einfache Zusammenfassung aller Dateien in die zentrale Projektakte haben wir deutlich mehr Zeit für produktive Ergebnisse."
Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen.
Eingangs-
rechnungsmanagement
Eingangsrechnungen einfach per E-Mail empfangen, formatunabhängig erkennen und gesetzeskonform archivieren. Auch Kontierung, Prüfung und Abgleich können mit topfact effizient automatisiert werden.
MEHR ERFAHRENErkennung und Verarbeitung von Rechnungen
Eingangs-
rechnungsmanagement
Eingangsrechnungen einfach per E-Mail empfangen, formatunabhängig erkennen und gesetzeskonform archivieren. Auch Kontierung, Prüfung und Abgleich können mit topfact effizient automatisiert werden.
MEHR ERFAHREN
Fälligkeiten-überwachung für Rechnungen
Eingangs-
rechnungsmanagement
topfact erkennt automatisch Zahlungsbedingungen, um Skontofristen, Zahlungsziele und Fälligkeiten zuverlässig zu ermitteln. Verantwortliche aus der Buchhaltung werden frühzeitig benachrichtigt.
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Eingangs-
rechnungsmanagement
topfact erkennt automatisch Zahlungsbedingungen, um Skontofristen, Zahlungsziele und Fälligkeiten zuverlässig zu ermitteln. Verantwortliche aus der Buchhaltung werden frühzeitig benachrichtigt.
MEHR ERFAHREN
PDF nach ZUGFeRD umwandeln
Dokumenten-
management
Ab dem 01.01.2025 sind strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht. topfact wandelt Ihre PDF-Belege automatisch in das ZUGFeRD-Format um und versendet sie gesetzeskonform digital an Ihre Kunden – ohne Mehraufwand.
MEHR ERFAHRENPDF nach ZUGFeRD umwandeln
Dokumentenmanagement
Ab 01.01.2025 Pflicht: B2B-
E-Rechnungen. topfact konvertiert Ihre PDF-Belege automatisch ins ZUGFeRD-Format und versendet sie digital – ohne Mehraufwand.
Rechnungsversand mit Leistungsnachweis
Dokumentenmanagement
Rechnungen nimmt topfact direkt aus dem ERP-System, wandelt sie in ZUGFeRD um, fügt Anhänge hinzu und versendet alles inkl. Nachweis – E-Rechnungsversand vollständig automatisch und rechtssicher.
MEHR ERFAHRENRechnungsversand mit Leistungsnachweis
Dokumentenmanagement
Rechnungen nimmt topfact direkt aus dem ERP-System, wandelt sie bei Bedarf in ZUGFeRD um, fügt Anhänge hinzu und versendet alles inkl. Nachweis – E-Rechnungsversand vollständig automatisch und rechtssicher.
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Intelligenter Serviceassistent
Dokumenten-
management
„Welche Aufgaben im Projekt 60467 sind noch offen?“ Der KI-gestützte Chatbot von topfact liefert jederzeit direkt die passende Antwort auf Ihre Fragen mit Daten aus ERP, E-Mails, CRM, Chats und Dokumenten.
MEHR ERFAHRENIntelligenter Serviceassistent
Dokumentenmanagement
„Welche Aufgaben im Projekt 60467 sind noch offen?“ Der KI-gestützte Chatbot von topfact liefert jederzeit direkt die passende Antwort auf Ihre Fragen mit Daten aus ERP, E-Mails, CRM, Chats und Dokumenten.
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Mobil und unterwegs?
Mobile Dokumente
Mobil schwer zugängliche Geschäftsdokumente werden mit topfact auch unterwegs verfügbar: Der Zugriff auf Verträge, Rechnungen und Angebote ist jederzeit, überall und gerätunabhängig möglich. Zentrale Sicherung gewährleistet Datensicherheit.
MEHR ERFAHRENMobil und unterwegs?
Mobile Dokumente
Mobile Verfügbarkeit von Geschäftsdokumenten mit topfact: Zugriff auf Verträge, Rechnungen und Angebote jederzeit, überall und gerätunabhängig. Zentrale Sicherung gewährleistet Datensicherheit.
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Unsere Expertise,
lassen Sie sich begeistern
Unsere Expertise,
lassen Sie sich begeistern
topfact ist Ihr Partner für digitale Dokumentenprozesse –
effizient, rechtssicher und zukunftsorientiert.
Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre
Informationsflüsse zu optimieren und Arbeitsabläufe spürbar zu erleichtern.
Ob E-Rechnung, digitale Signatur oder ein smartes Personal-management:
Unsere Lösungen passen sich Ihrem Unternehmen an – flexibel,
individuell und nahtlos integrierbar in Ihre bestehende IT- und ERP-Landschaft.
Was uns besonders macht:
Wir hören zu, bevor wir handeln.
So entsteht auf Basis Ihrer Ziele, Strukturen und Anforderungen echte Prozessoptimierung.
Wenn Sie beim Dokumentenmanagement keine Kompromisse wollen, ist topfact Ihr erster Ansprechpartner.
Dokumentenmanagement:
Grundlage moderner Arbeitsprozesse
Dokumentenmanagement:
Grundlage moderner Arbeitsprozesse
Es sorgt dafür, dass Informationen im Unternehmen fließen, statt verloren zu gehen – strukturiert, revisionssicher und jederzeit zugänglich.
Mit einer intelligenten Dokumentenmanagement-Lösung schaffen Sie Ordnung in der Informationsflut, verkürzen Bearbeitungszeiten und steigern die Transparenz in allen Abteilungen.
Von der Eingangsrechnung bis zum Projektplan – jedes Dokument hat seinen Platz und ist in Sekunden gefunden.
Automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben, reduzieren Fehler und geben Ihrem Team Freiraum für das Wesentliche.
Ob im Büro, im Homeoffice oder mobil: Dokumentenmanagement verbindet Menschen und Informationen über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.
Richtig eingesetzt, wird es zum Motor für Produktivität und Qualität in Ihrem Unternehmen – heute und in Zukunft.
Prozessautomatisierung mit KI
Prozessautomatisierung mit KI
Ihr Wissen ist da – wir machen es für Sie nutzbar.
Mit unserer Lösung zur KI-gestützten Prozessautomatisierung im Wissensmanagement erschließen Sie das volle Potenzial Ihrer Unternehmensdaten. Was früher in Ordnern, Archiven oder Datenbanken „verstaubte“, wird jetzt zum aktiven Teil Ihrer Wertschöpfung.
Die Grundlage: Ihre bestehenden Daten.
Dank unserer bewährten Lösungen zur rechtskonformen, zugriffssicheren und transparenten Archivierung steht bereits eine strukturierte Wissensbasis bereit – bestehend aus sämtlichen digital empfangenen oder erstellten Dokumenten Ihres Unternehmens. Automatisierte Verschlagwortung macht diese Inhalte gezielt durchsuchbar und damit sofort nutzbar.
Der Unterschied: Intelligente Nutzung.
Unser KI-gestützter Chatbot greift auf diese Wissensbasis zu und liefert sofort verwertbare Antworten in Alltagssprache – exakt dann, wenn sie gebraucht werden: beim Kundengespräch, beim Onboarding, in Support-Situationen oder beim schnellen Wissensabgleich im Team.
Und keine Sorge: Die KI ersetzt keine Mitarbeitenden, sondern unterstützt diese als produktiver Assistent – effizient, verlässlich und rund um die Uhr verfügbar.
Datensicherheit? Selbstverständlich.
Die KI greift ausschließlich rollenbasiert auf interne Datenquellen zu, ohne Cloud-Nutzung und stets DSGVO-konform – Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Welche Chancen bietet Ihnen die Digitalisierung?
Welche Chancen bietet Ihnen die Digitalisierung?
Wie können digitalisierte Abläufe meine Unternehmenssituation verbessern? Gefühlt ist doch schon alles digital, was ist da noch zu tun? Welche konkreten Vorteilen ergeben sich daraus?
Typische Fragen rund um die Digitalisierung. Und jede Frage ist berechtigt. Dazu kommen neue Themen, wie die Nutzung von KI oder die Abwägungen der Datenschutz Belange.
Die topfact AG bietet seit 20 Jahren mittelständischen Unternehmen und Organisation Hilfestellungen und praktische, bewährte Arbeitsmethoden, die einfach einzusetzen sind und ein großer Effizienzhebel für alle Abläufe bietet.
— Jürgen Burbach
Projektleiter
W.H. Müller GmbH & Co. KG
Projekt Umstellung von DocuWare auf topfact Archiv
"Für uns hat sich die Umstellung vom Vorsystem auf topfact Archiv gelohnt. Die Arbeitsweise ist viel moderner und bietet mehr Features. Das Projekt war gut organisiert, lief pünktlich und war prima betreut. Der Systemumzug lief letztlich nebenbei."
— Angelika Hauptmann
Prokuristin
IK ELEKTROANLAGEN GMBH
Projekt Einführung Eingangsrechnungsmanagement
„Wir sind in den letzten Jahren um das 3-fache gewachsen und konnten personell auf dem gleichen Stand bleiben. Allerdings wären die Ablage und Nachverfolgung von Eingangsrechnungsvorgängen ohne die topfact Digitalisierung heute nicht mehr machbar.
Mit topfact haben wir das aber locker geschafft und haben darüber hinaus wieder genügend Kapazität für weiteres Wachstum.“
— Doris Schleiß
Mitglied der Geschäftsführung
Reiter Gebäudetechnik GmbH
Bessere Ergebnisse durch Vernetzung
"Durch die enge Zusammenarbeit der Fachabteilungen erarbeiten wir in kürzester Zeit hochperformante Lösungen für unsere Kunden."
— Emanuel Anger
System Professional Manager
topfact AG
Auszug angebundener Systeme
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