Definition
Die E-Rechnungspflicht beschreibt die gesetzliche Verpflichtung, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Die enthaltenen Daten müssen elektronisch verarbeitet werden können.
Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen liegen die Rechnungsinformationen bei einer E-Rechnung in einem maschinenlesbaren Datensatz vor. Dadurch können die Daten automatisiert ausgelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden.
Grundlage der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist das Wachstumschancengesetz. Seit dem 1. Januar 2025 gelten schrittweise neue Anforderungen für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen.
Einordnung
Die E-Rechnungspflicht ist ein wesentlicher Baustein der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, Rechnungen medienbruchfrei zwischen Unternehmen auszutauschen und eine automatisierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen. Die Daten werden dabei üblicherweise in XML-basierten Formaten bereitgestellt.
Zu den wichtigsten Formaten gehören:
XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes E-Rechnungsformat und wird insbesondere im öffentlichen Bereich eingesetzt.
Die Rechnungsinformationen werden ausschließlich als strukturierte XML-Daten bereitgestellt. Eine visuelle Darstellung der Rechnung ist nicht erforderlich.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist insbesondere im B2B-Bereich weit verbreitet.
Das Format kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Personen gelesen als auch automatisiert von Software verarbeitet werden.
EDI (Electronic Data Interchange)
EDI ermöglicht den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen und wird häufig in automatisierten Beschaffungs- und Lieferprozessen eingesetzt.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt mehrere Ziele:
- Förderung der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft
- Vermeidung von Doppelarbeit
- Reduzierung manueller Fehler
- Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung
- medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Rechnungen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format zur Übermittlung von Rechnungsinformationen.
Die Rechnungsdaten können automatisiert empfangen, verarbeitet und archiviert werden. Im Unterschied zu Papierdokumenten oder unstrukturierten Dateiformaten werden die Informationen in einem maschinenlesbaren Datensatz bereitgestellt.
Dadurch können Rechnungsdaten direkt in ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsysteme übernommen werden.
Warum erfüllt eine PDF-Rechnung die Anforderungen nicht?
Eine klassische PDF-Rechnung stellt lediglich eine digitale Darstellung einer Rechnung dar.
Die enthaltenen Informationen liegen nicht in einem standardisierten strukturierten Datenformat vor. Eine automatische Verarbeitung ist daher nur eingeschränkt oder mit zusätzlichen Technologien wie OCR möglich.
Da die maschinelle Verarbeitbarkeit eine zentrale Voraussetzung der E-Rechnungspflicht ist, erfüllt eine reine PDF-Rechnung die gesetzlichen Anforderungen grundsätzlich nicht.
Wer ist betroffen?
Von der E-Rechnungspflicht betroffen sind grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Verpflichtung zum Versand wird schrittweise eingeführt.
Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden. Unternehmen müssen jedoch bereits den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen.
Wer ist nicht betroffen?
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind unter anderem:
- Rechnungen im B2C-Bereich
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 €
- steuerfreie Umsätze, beispielsweise bestimmte Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, beispielsweise Vereine
- Geschäftsvorgänge mit ausländischen Geschäftspartnern
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten.
Dazu gehören unter anderem:
- Verkäufer- und Käuferdaten
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungszeitpunkt
- Leistungsbeschreibung
- Mengen und Preise
- Steuersätze
- Rechnungsbeträge
- Zahlungsbedingungen
Die Leistungsbeschreibung muss dabei eindeutig und nachvollziehbar sein, damit die erbrachte Leistung geprüft werden kann.
Wie wird eine E-Rechnung übermittelt und empfangen?
Für die Übermittlung von E-Rechnungen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Versandart.
Mögliche Übertragungswege sind:
- elektronische Schnittstellen
- Lieferantenportale
- E-Rechnungsnetzwerke
- gemeinsame Speicherorte innerhalb eines Unternehmensverbunds
- Download-Portale
- Datenträger wie USB-Sticks
Die konkrete Art der Übermittlung wird zwischen den Geschäftspartnern vereinbart.
Der Empfang kann beispielsweise über E-Mail, ERP-Systeme, Lieferantenportale oder automatisierte Schnittstellen erfolgen.
Wie wird eine E-Rechnung aufbewahrt?
E-Rechnungen unterliegen den gleichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie andere Rechnungen.
Gemäß § 14b Abs. 1 UStG müssen Rechnungen acht Jahre aufbewahrt werden.
Der strukturierte Datenteil muss dabei revisionssicher archiviert werden. Die Anforderungen der GoBD sind einzuhalten. Eine ausschließliche Archivierung der PDF-Darstellung genügt nicht.
Zeitplan der Einführung
Phase 1 – seit 01.01.2025
Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Phase 2 – bis Ende 2026
Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden.
Phase 3 – ab 01.01.2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.
Phase 4 – ab 01.01.2028
Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen im deutschen B2B-Bereich.
Norm EN 16931
Die europäische Norm EN 16931 definiert die fachlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen.
Sie legt fest, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss und wie diese Informationen strukturiert sein müssen.
Die Norm beschreibt nicht das konkrete Dateiformat, sondern den erforderlichen Inhalt der Rechnung.
Dadurch wird sichergestellt, dass elektronische Rechnungen einheitlich erstellt und automatisiert verarbeitet werden können.
Wie unterstützt ein DMS bei der E-Rechnungspflicht?
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen bei der rechtskonformen Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Typische Funktionen sind:
- Empfang von E-Rechnungen
- automatische revisionssichere Archivierung
- Auslesen strukturierter XML-Daten
- Rechnungsprüfung
- digitale Freigabeworkflows
- Übergabe an ERP- und Buchhaltungssysteme
Moderne Lösungen wie die von topfact unterstützen dabei den gesamten Rechnungsprozess von der Erfassung bis zur Archivierung.
Welche Risiken bestehen ohne E-Rechnung?
Fehlende digitale Rechnungsprozesse führen häufig zu:
- manuellem Erfassungsaufwand
- fehlerhaften Dateneingaben
- verzögerten Freigabeprozessen
- höheren Prozesskosten
- Medienbrüchen zwischen ERP, Buchhaltung und DMS
- erschwerter Nachvollziehbarkeit
- Problemen bei Betriebsprüfungen
- Risiken hinsichtlich GoBD- und Compliance-Anforderungen
Ablauf
Empfang einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung wird beispielsweise per E-Mail oder über ein ERP-System empfangen.
Das DMS archiviert die Rechnung automatisiert und revisionssicher. Anschließend werden die strukturierten XML-Daten ausgelesen.
Eine OCR-Erkennung ist aufgrund des strukturierten Formats nicht erforderlich.
Die Rechnungsdaten können anschließend mit Bestellungen, Angeboten, Lieferscheinen, GAEB-Dateien oder UGL-Katalogen abgeglichen werden.
Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Freigabe durch die verantwortliche Stelle. Anschließend wird die Rechnung vorkontiert oder direkt an das Buchhaltungssystem übergeben.
Versand einer E-Rechnung
Das ERP-System erzeugt beispielsweise eine ZUGFeRD-Rechnung mit PDF-Darstellung und strukturierten XML-Daten.
Zusätzliche Dokumente wie Leistungsnachweise können beigefügt werden.
Beim Versand wird die Rechnung automatisch revisionssicher archiviert. Anschließend kann sie direkt an die Buchhaltung übergeben werden.
Nutzen
Für den Rechnungssteller
- vereinfachte Rechnungsstellung
- verkürzte Durchlaufzeiten
- schnellere Bearbeitung und Zahlungseingänge
- Einsparung von Papier- und Portokosten
- höhere Prozessqualität
- automatische Validierung von Rechnungsdaten
- ortsunabhängige Rechnungsstellung
Für den Rechnungsempfänger
- automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten
- höhere Datenqualität
- geringere Fehleranfälligkeit
- reduzierte Prozesskosten
- schnellere Rechnungsbearbeitung
- dezentrale Bearbeitung von Rechnungen
- ortsunabhängiges Arbeiten
- bessere Transparenz im Rechnungsprozess
Anwendung im Alltag
Ein Unternehmen erhält eine XRechnung per E-Mail.
Die Rechnung wird automatisch aus dem Postfach abgeholt und GoBD-konform archiviert. Anschließend werden die strukturierten Rechnungsdaten ausgelesen und geprüft.
Nach der Freigabe durch den zuständigen Mitarbeitenden erfolgt die automatische Übergabe an das Buchhaltungssystem. Die Kontierung kann dabei bereits vorbereitet oder vollständig automatisiert erfolgen.
Relevante Themenbereiche
Künstliche Intelligenz ist insbesondere relevant für: