Definition
Die Volltextsuche ist eine Funktion zur gezielten Suche nach Begriffen innerhalb von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Sie ermöglicht das schnelle Auffinden von Informationen über alle archivierten Dokumenttypen hinweg auf Basis eines Suchindex.
Einordnung
Die Volltextsuche ist eine zentrale Suchfunktion in DMS-Systemen. Sie basiert auf der Indizierung von Dokumenteninhalten sowie zugehörigen Metadaten und Schlagworten.
Durch diese Indizierung werden Dokumente nicht nur über klassische Filterkriterien, sondern auch über ihren vollständigen Inhalt auffindbar gemacht. Die Suche greift dabei auf einen vorbereiteten Suchindex zurück, der die Dokumente systematisch erschließt.
Was wird mit der Volltextsuche durchsucht?
Die Volltextsuche greift auf unterschiedliche Informationsquellen innerhalb eines Dokuments zu:
- erkannter Textinhalt archivierter Dokumente
- mit dem Dokument verknüpfte Suchbegriffe und Schlagworte
- mit dem Dokument verknüpfte Indexdaten
Dabei werden verschiedene Dokumentarten berücksichtigt und technisch aufbereitet.
Verarbeitung unterschiedlicher Quellen
Damit Inhalte durchsuchbar werden, erfolgt eine technische Aufbereitung:
- Scans: Texterkennung mittels OCR (Optical Character Recognition)
- PDF-Dokumente: Extraktion vorhandener Textinhalte
- strukturierte Daten (z. B. XML, CSV): Parsing (Formatumwandlung) und Analyse zur Weiterverarbeitung
So werden auch unstrukturierte und gescannte Dokumente durchsuchbar gemacht.
Wie werden erkannte Informationen gespeichert?
Die extrahierten Informationen werden in einem Suchindex gespeichert.
Dieser basiert auf einem sogenannten invertierten Index. Dabei wird jedem Begriff zugeordnet, in welchen Dokumenten er vorkommt. Dadurch kann die Suche sehr schnell auf relevante Treffer zugreifen.
Welche Optionen bietet die Suche?
Die Volltextsuche unterstützt verschiedene Suchmodi:
- Exakte Suche: Suche nach einem genau definierten Begriff oder einer Zeichenkette
- Unscharfe Suche: Suche nach ähnlichen Begriffen oder Schreibvarianten
- Kombinierte Suche: Verknüpfung mehrerer Begriffe (logisches „UND“)
- Wildcard-Suche: Erweiterte Suche nach weiteren Wortbestandteilen und Varianten ("*" vor oder hinter Suchbegriff)
Diese Optionen ermöglichen sowohl präzise als auch flexible Suchanfragen.
Trennung zwischen Indexierung und Suche
Die Volltextsuche basiert auf zwei getrennten Prozessen:
- Indexierung: Aufbau eines Suchindex aus Dokumenteninhalten, Metadaten und Schlagworten
- Suche: Auswertung dieses Index anhand einer Benutzeranfrage
Diese Trennung sorgt für schnelle Suchergebnisse und effiziente Datenverarbeitung.
Suchergebnisse
Die Ergebnisse der Volltextsuche werden als Liste relevanter Dokumente dargestellt.
Dabei gelten folgende Eigenschaften:
- Anzeige aller passenden Dokumente in einer Ergebnisliste
- Berücksichtigung von Zugriffsrechten und Berechtigungen
- Filter- und Sortierfunktionen zur Verfeinerung der Ergebnisse
- Erweiterte Suche auch nach Teilbegriffen oder Wortbestandteilen
Nur berechtigte Nutzer können die entsprechenden Dokumente einsehen.
Datenarten in der Volltextsuche
Die Suche berücksichtigt verschiedene Datenquellen:
- Dokumenteninhalt: extrahierter Text aus Dokumenten
- DMS-Metadaten: strukturierte Zusatzinformationen zur Filterung und Suche
- manuelle Schlagworte: frei vergebene Begriffe zur Klassifizierung
Diese Kombination erhöht die Qualität und Genauigkeit der Suchergebnisse.
Ablauf
Dokumente werden im Unternehmen eingehend verarbeitet und im DMS revisionssicher gemäß GoBD archiviert.
Falls kein maschinenlesbarer Text vorhanden ist, erfolgt zunächst eine OCR-Texterkennung.
Anschließend werden Inhalte analysiert, in einzelne Begriffe zerlegt (Tokenisierung) und im Suchindex gespeichert.
Die Volltextsuche greift anschließend auf diesen Index zu, verarbeitet die Suchanfrage und stellt passende Dokumente in einer Ergebnisliste dar.
Nutzen
Die Volltextsuche bietet zahlreiche Vorteile:
- schnelles Auffinden relevanter Dokumente
- Suche auch bei ungenauen oder unvollständigen Begriffen
- Kombination mit weiteren Suchkriterien für präzisere Ergebnisse
- erhöhte Benutzerfreundlichkeit und Effizienz
- zentrale Informationssuche im Unternehmen
- sichere Berücksichtigung von Zugriffsrechten
- bessere Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen und Audits
Anwendung im Alltag
Ein typischer Anwendungsfall ist die Beantwortung einer Kundenanfrage zu einer Rechnung.
Beispielsweise wird gesucht: Welche Menge eines bestimmten Materials wurde in einer Rechnung vom 01.01.2026 abgerechnet?
Der Nutzer kann entweder nach der Rechnungsnummer oder ergänzend nach Datum und Begriffen suchen. Die Volltextsuche liefert die passende Rechnung direkt in der Ergebnisliste, inklusive der relevanten Inhalte.
Relevante Themenbereiche
Die "Volltextsuche" ist insbesondere relevant für: