Definition
ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das eine PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten kombiniert. Durch dieses hybride Format können Rechnungen sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisch verarbeitet werden. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und gilt als zulässiges Format zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht.
Einordnung
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland“. Das Format wurde entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden zu vereinfachen.
Im Gegensatz zu klassischen PDF-Rechnungen enthält eine ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich strukturierte Datensätze. Dadurch können Rechnungsinformationen automatisiert verarbeitet werden, ohne dass Daten manuell erfasst oder per OCR ausgelesen werden müssen.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Bestandteilen:
1. PDF-Dokument
Das PDF enthält die sichtbare Rechnung und dient als Lesedarstellung für Menschen. Es kann geöffnet, geprüft, gedruckt und archiviert werden.
2. XML-Datei
Die XML-Datei enthält die gleichen Rechnungsinformationen in strukturierter Form. Diese Daten können von ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware oder Dokumentenmanagementsystemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
Durch die Kombination beider Komponenten entsteht ein Format, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen geeignet ist.
Warum wurde es entwickelt?
ZUGFeRD wurde entwickelt, um die Digitalisierung von Rechnungsprozessen zu fördern und die Anforderungen moderner Geschäftsprozesse zu unterstützen.
Zu den wichtigsten Zielen gehören:
- Vereinfachung der elektronischen Datenübermittlung
- Förderung der Digitalisierung
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Vermeidung von Medienbrüchen
- Bereitstellung eines einheitlichen Standards für Unternehmen jeder Größe
Das hybride Format verbindet dabei die Lesbarkeit einer PDF-Rechnung mit den Vorteilen strukturierter Daten.
Welche Informationen sind in der XML-Datei enthalten?
Die XML-Datei enthält sämtliche Rechnungsdaten in strukturierter Form.
Metadaten
- Version des Standards
- Erstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Währung
Rechnungssteller
- Name und Anschrift
- Steuer-ID
- Kontaktinformationen
Rechnungsempfänger
- Name und Anschrift
- Steuer-ID
- Leitweg-ID bei Behörden
Rechnungspositionen
- Artikel- oder Leistungsbeschreibung
- Menge und Einheit
- Einzelpreis netto
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Positionssumme
Summen
- Zwischensumme netto
- Steuerbeträge nach Steuersätzen
- Gesamtsumme brutto
Zahlungsinformationen
- Fälligkeitsdatum
- Bankverbindung mit IBAN und BIC
- Verwendungszweck
Welche Rolle spielt ZUGFeRD bei der E-Rechnungspflicht?
Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, elektronisch verarbeitet werden können und den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Das ZUGFeRD-Format erfüllt diese Voraussetzungen. Unternehmen können damit elektronische Rechnungen gesetzeskonform erstellen, versenden und empfangen. Dadurch gehört ZUGFeRD zu den anerkannten Formaten für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht.
Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Sowohl ZUGFeRD als auch die XRechnung basieren auf strukturierten Rechnungsdaten und erfüllen die Anforderungen der EN 16931.
Der wesentliche Unterschied liegt im Aufbau:
ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten. Dadurch bleibt die Rechnung für Menschen direkt lesbar.
Die XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten und enthält keine sichtbare PDF-Darstellung. Sie wird vor allem im öffentlichen Sektor eingesetzt und ist bei vielen Behörden das bevorzugte Rechnungsformat.
Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt?
ZUGFeRD-Rechnungen können in verschiedenen Unternehmensanwendungen erzeugt werden:
- ERP-Systeme
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
- Buchhaltungssoftware
Die Systeme erstellen die PDF-Rechnung und die zugehörigen XML-Daten automatisiert und führen beide Bestandteile in einer Datei zusammen.
Welche Rolle spielt ein DMS bei ZUGFeRD?
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen über den gesamten Rechnungslebenszyklus hinweg.
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD
- Automatisierte Erfassung eingehender Rechnungen
- Unterstützung der Rechnungsprüfung
- Steuerung von Freigabeprozessen
- Übergabe an Buchhaltungs- und ERP-Systeme
Dadurch werden Prozesse beschleunigt und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen unterstützt.
Risiken ohne ZUGFeRD oder andere E-Rechnungsformate
Unternehmen, die keine geeigneten E-Rechnungsformate nutzen, setzen sich verschiedenen Risiken aus.
Steuerliche Risiken
- Gefährdung des Vorsteuerabzugs
- Beanstandungen bei Betriebsprüfungen
- Mögliche Steuernachforderungen
- Verstöße gegen die GoBD
Geschäftliche Konsequenzen
- Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung
- Ablehnung von Rechnungen durch Geschäftspartner
- Wettbewerbsnachteile bei Ausschreibungen
- Vertragsrisiken durch fehlende E-Rechnungsfähigkeit
Wie läuft die Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung ab?
Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung
Eine eingehende E-Rechnung wird aus dem E-Mail-Postfach oder einem ERP-System übernommen und im DMS archiviert.
Die strukturierten Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen. Da die Informationen bereits in strukturierter Form vorliegen, ist keine OCR-Erkennung erforderlich.
Anschließend erfolgt die Rechnungsprüfung. Dabei können Rechnungspositionen mit Angeboten, Bestellungen, Lieferscheinen, GAEB-Dateien oder UGL-Katalogen abgeglichen werden.
Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung an die zuständige Stelle weitergeleitet und freigegeben. Danach erfolgt die Vorkontierung oder Kontierung im Buchhaltungssystem.
Versand einer ZUGFeRD-Rechnung
Beim Versand erzeugt das ERP-System eine PDF-Rechnung mit integrierten XML-Daten.
Zusätzliche Dokumente wie Leistungsnachweise können beigefügt werden. Die versendete Rechnung wird automatisch revisionssicher archiviert. Anschließend können die Rechnungsdaten direkt an das Buchhaltungssystem übergeben und weiterverarbeitet werden.
Nutzen
Der Einsatz von ZUGFeRD bietet zahlreiche Vorteile:
- Erfüllung der E-Rechnungspflicht
- Kürzere Rechnungsdurchlaufzeiten
- Schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Verbesserte Lieferantenbeziehungen
- Unterstützung bei der Einhaltung von Zahlungsfristen
- Verbesserte Liquiditätsplanung
- Klare Verantwortlichkeiten im Freigabeprozess
- Höhere Prozesssicherheit
- Weniger manueller Erfassungsaufwand
- Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
Anwendung im Alltag
Relevante Themenbereiche
Der Begriff "Beleg" ist für folgende Themenbereiche relevant: