Die Herausforderungen für mittelständische Unternehmen wachsen stetig – von Fachkräftemangel über Datenschutz bis hin zu komplexen Compliance-Anforderungen. Die Rosenheimer topfact AG unterstützt Betriebe dabei, ihre internen Abläufe zu digitalisieren und effizient zu gestalten. So entsteht eine Arbeitsorganisation, die Transparenz schafft, Zeit spart und Sicherheit bietet.
Originalartikel auf ovb.online.de:
Zum OriginalartikelDie Anforderungen an die Unternehmen sind enorm hoch und steigen stetig. Themen wie Compliance, Cyber-Kriminalität, KI, Fachkräftemangel und geopolitische Unsicherheiten überlagern oft die eigentlichen Kernaufgaben. Die Sorge, die falschen Prioritäten zu setzen und damit wirtschaftliche Einbußen oder rechtliche Konsequenzen fürchten zu müssen, schwingt dabei immer mit. Die topfact AG aus Rosenheim hilft Unternehmen, die nötige Transparenz zu gewinnen. Wie topfact Dokumentenprozesse digitalisiert und somit für Transparenz, Sicherheit und Effizienz beim Auftraggeber sorgt, erklärt Vorstand Detlev Eberhardt im Gespräch.
Herr Eberhardt, mit topfact verhelfen Sie den Unternehmen zu mehr Klarheit – wie gehen Sie dabei vor?
„Die Sorge vor Veränderungen begegnet uns sehr oft. Neue Techniken sorgen auch für Misstrauen – dennoch wollen die Unternehmen natürlich vorankommen und die Zukunft gestalten. Wir stülpen den Menschen daher nicht einfach einen Standard über, sondern versuchen möglichst sensibel auf deren traditionelle Arbeitsweisen einzugehen. Erst mal zuhören und herausfinden, warum der Ablauf heute so ist. Wenn ein Geschäftsführer Rechnungen bisher auf Papier abgezeichnet hat, bekommt er bei uns einen digitalen „Ordner“, der genauso funktioniert – nur eben effizienter und transparenter.“
Was schätzen die Anwender an topfact am meisten?
Gut zuhören, um besser zu verstehen: Vorstand Detlev Eberhardt setzt den Austausch mit Anwendern und Kollegen an erste Stelle. © topfact AG
„Ich denke, dass wir versuchen, wirklich jede Person im Unternehmen mitzunehmen. Mitarbeitende und Führungskräfte stellen dabei schnell fest, dass Digitalisierung im Unternehmen nicht die Kontrolle wegnimmt, sondern vielmehr den entscheidenden Gesamtüberblick verschafft. Besondere Beachtung finden die „Problemzonen“, an denen es hakt und nicht rund läuft. Gemeinsam erreichen wir – Projektabschnitt für Projektabschnitt – die klare Verbesserung der digitalen Organisation.“
Wie sieht die digitale Organisation dann aus?
„Der Unterschied zwischen einer guten digitalen Arbeitsorganisation und der traditionellen Arbeitsweise erkennen Sie daran, wer aktiv werden muss, also wer was bewegt. Traditionell bewegt der Mensch sich selbst, das Papier, die Datei, sogar die E-Mail versendet er. Der digitale Ablauf setzt auf Automatisierung. Der Mensch erhält die Information automatisch, prüft nur noch Abweichungen vom Erwarteten und überlässt die zeitraubenden Einzelaufgaben dem System. Vor allem aber muss nichts mehr bewegt werden, nichts wird abgelegt oder kopiert. Alles ist für alle berechtigten Anwender immer sofort verfügbar – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Mobil, im Büro und weltweit: Mit topfact haben Anwender sicheren Zugriff auf Dokumente, Unterlagen und Verträge
© topfact AG
Mit unserer intelligenten Suchfunktion finden Anwender alle relevanten Informationen – ob E-Mail, Vertrag oder Rechnung – schnell und zuverlässig auf ihrem Bildschirm, alles auf einen Blick sozusagen. Aufgaben werden rechtzeitig erkannt, exakt zugewiesen oder direkt erledigt. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Niemand muss mehr mühevoll Daten in verschiedenen Systemen zusammensuchen, was den Arbeitsalltag jedes Einzelnen deutlich ruhiger und schlussendlich auch effizienter macht. Das Ziel ist immer, dem Kunden mit dem geringsten Aufwand optimale Ergebnisse zu verschaffen: egal ob beim Thema Skonto, Zahlungsfristen, Vertragsfristen oder beispielsweise bei Vorgangsprüfungen.“
Welche Unternehmen setzen auf topfact Lösungen?
„Unsere Kunden kommen aus allen Branchen – Handwerk, Industrie, Dienstleistung bis hin zu öffentlichen Einrichtungen. Entscheidend ist gar nicht die Branche, sondern die Bereitschaft zur digitalen Transformation. Wer sich weiterentwickeln will, findet in uns einen verlässlichen Partner und verbessert auch die Datensicherheit. Wir stärken die Compliance und schützen vor Cyber-Risiken. Hochsensible Daten, wie Gehaltsabrechnungen, werden vom System DSGVO-konform und effizient organisiert. Darüber hinaus stärkt topfact die Anwendung von Managementsystemen. So können Risiken besser eingeschätzt und Entscheidungen noch fundierter getroffen werden.“
Stimmen zu 20 Jahre topfact
"Seit zwei Jahrzehnten prägt das Unternehmen mit Innovation, Verlässlichkeit und Leidenschaft die IT-Welt und ist allen Kunden ein immer verlässlicher Ansprechpartner rund um die Dokumentenorganisation. Als Aufsichtsrat, Kunde, Lieferant und Partner wünsche ich der topfact AG und dem Team alles Gute für die Zukunft!"
"Seit 20 Jahren prägt die topfact AG die Büro-IT mit Innovation und Engagement. Ich danke Team und Führung für ihre Arbeit und wünsche weiterhin viel Erfolg und eine starke, zukunftsorientierte Entwicklung!"
- Dieter Linde, Aufsichtsratsvorsitzender der topfact AG
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