Bensegger digitalisiert mit Weitblick - und topfact
Papier verkaufen, aber intern digitale Workflows nutzen. Im ersten Moment ein Widerspruch, doch bei der Bensegger GmbH längst gelebte Praxis. Das oberbayerische Familienunternehmen, das seit über 165 Jahren erfolgreich Bürobedarf, -technik und -einrichtung vertreibt, hat sich in Sachen Digitalisierung bewusst für einen strategischen Kurs entschieden – und setzt dabei auf Lösungen der topfact AG.
Zentrale Prozesse wie Archivierung, Rechnungsbearbeitung und Vertragsmanagement wurden vollständig digitalisiert. Statt manueller Ablage und papierbasierter Rückfragen greifen die Mitarbeitenden heute auf ein zentrales, digitales Dokumentenmanagementsystem zu, das schnelle Auskünfte und eine sichere, GoBD-konforme Ablage garantiert.
Bild: Andreas Bensegger, Geschäftsführer der Bensegger GmbH
Andreas Bensegger, Geschäftsführer der Bensegger GmbH, betont den praktischen Nutzen: Die Umstellung habe nicht nur die internen Abläufe beschleunigt, sondern auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kundinnen und Kunden deutlich verbessert. Bei mehreren Tausend Lieferscheinen pro Monat sei es entscheidend, die richtigen Informationen schnell zur Hand zu haben – und genau das sei nun problemlos möglich.
Auch das Rechnungswesen wurde vollständig umgestellt: Mit rund 30.000 Rechnungen jährlich war es für das Unternehmen essenziell, einen digitalen und revisionssicheren Workflow zu etablieren. Rückfragen, Reklamationen oder Preisvergleiche lassen sich heute effizient und systemgestützt bearbeiten. Ebenso werden Verträge digital verwaltet – inklusive automatisierter Überwachung und unmittelbarem Zugriff für berechtigte Mitarbeitende.
Die Entscheidung für topfact fiel dabei bewusst: Der Digitalisierungspartner aus Rosenheim überzeugte durch technische Kompetenz, schnelle Reaktionsfähigkeit und regionale Nähe. Dass man sich „auch auf oberbayerisch versteht“, wie es im Artikel augenzwinkernd heißt, rundete die vertrauensvolle Zusammenarbeit ab.
Die Reise ist für Bensegger noch nicht zu Ende: Digitale Personalakten und Formularprozesse stehen bereits auf der Agenda. Was bleibt, ist der klare Kurs: Digitalisierung als Mittel zur Wettbewerbsstärke – pragmatisch, effizient und mit Blick auf das Machbare.
Bild: Die Papeterie am Max-Josefs-Platz in Rosenheim - historisches Aushängeschild der Bensegger GmbH