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Schnell und einfach die richtigen Dokumente finden

Für jeden Fall die passende Suche parat: topfact6 MyWork

Die elektronische Archivierung von Dokumenten entfaltet ihre volle Wirkung erst, wenn die Dokumente schnell und einfach wiedergefunden werden. Anwender verfolgen bei einer Suche sehr unterschiedliche Wege, daher bietet topfact6 MyWork insgesamt sieben verschiedene Möglichkeiten, um Dokumente in Ihrem Archiv zu finden.

1) Volltextsuche

topfact6 untersucht jedes archivierte Dokument auf Volltextinhalte. So können Sie Suchbegriffe verwenden, die nicht als standardisierte Indexdaten zum Dokument erfassen werden.

Die Volltextsuche findet nicht nur exakt Ihren Suchbegriff, sondern gibt auch verwandte Ergebnisse zurück. Bei eine Suche nach "rechnung" wird auch "Abrechnung" gefunden. Tragen Sie zwei oder mehr Begriffe im Volltextfeld ein, werden diese miteinander verknüpft. Beide Begriffe müssen im Beleg vorkommen, allerdings egal wo. Beispiel Rechnung 12345 würde dann nach *Rechnung* und *12345* suchen und alle Belege mit beiden Begriffen im Volltext anzeigen.

2) Indexdatensuche

Um die spätere Auffindbarkeit der Dokumente zu verbessern, werden alle Belege bei der Archivierung mit spezifischen Indexdaten versehen. Diese sind standardisiert und erleichtern so die Kategorisierung und Sortierung von Dokumenten. Ein typisches Beispiel ist die Zuordnung eines Dokuments zu einem konkreten Kunden.

Basierend auf diesen Indexdaten können Sie Ihr Dokumentenarchiv nun durchsuchen und alle Dokumente mit gleichen Eigenschaften finden. Beispielsweise finden Sie so alle Dokumente eines bestimmten Geschäftsvorgangs unabhängig vom konkreten Inhalt der Dokumente. Die Indexdatensuche wird wie die Volltextsuche ebenfalls über den Suchdialog aufgerufen. Bei fortlaufenden Indexdaten (bspw. Datumsfelder oder Belegnummern) können auch Spannen gesucht werden (bspw. alle Dokumente mit Belegdatum vom 01.01.21 bis 31.01.21).

3) Kombinierte Suche

Topfact6 MyWork bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Suchen miteinander zu kombinieren, um ein präziseres Suchergebnis zu erhalten. Im Suchdialog kann jedes einzelne Suchfeld mit Inhalten gefüllt sein. Die Suchfelder sind untereinander verknüpft. So können Sie auch aus einem Fundus von mehreren hunderttausend Dokumenten mit nur einer Suchanfrage ein sehr präzises Ergebnis erhalten.

Im Beispiel rechts wird nach allen "Rechnungen" aus dem Jahr "2020" mit der Vorgangnummer "50748" gesucht. Das Suchergebnis enthält nur wenige Dokumente. So finden Sie das gewünschte Dokument auf dem ersten Blick.

4) Suche über Dokumentenstrukturen und persönliche Beleglisten

Ihre digitalen Akten sind technisch betrachtet nichts anderes als gespeicherte und automatisch durchgeführte Indexdatensuchen. So können regelmäßig wiederkehrende Suchen entweder für ganze Benutzergruppen (zentral vorgegebene Dokumentenstrukturen) oder für einen einzelnen Benutzer (individuell erstellte Persönliche Beleglisten) gespeichert werden. Die stehen so jederzeit zur Verfügung und stellen jeweils das aktuelle Ergebnis der Suchanfrage dar.

So arbeiten Sie stets mit dem aktuellen Stand und greifen nicht auf alte Suchergebnisse zurück.

5) Verlinkte Suche

Zu einem gefundenen Dokument können weitere Dokumente mit gleichen Indexdaten gefunden werden. Über das Kontextmenü zu einer Ergebniszeile können Sie Dokumente suchen, die mit dem ausgewählten Dokument einen bestimmten Indexwert teilen. So finden Sie mit wenigen Klicks und ohne Tastatureingabe beispielsweise Belege, die zum selben Kostenträger gehören oder am selben Tag abgelegt wurden.

6) Ähnliche Suche

Ebenfalls über das Kontextmenü zu einem Dokument rufen Sie die "Ähnliche Suche"-Funktion auf. Damit setzen Sie eine kombinierte Suche aus mehreren Indexdaten zu einem bestehenden Dokument ab. Auch hier liegt der Kernvorteil für Sie darin, dass keine Tastatureingabe erforderlich ist.

Im nebenstehenden Beispiel wird beispielsweise nach einen Dokument gesucht, welches mit dem angewählten aus der Ergebnisliste die GP Nummer, die Vorgangsnummer und das Belegdatum teilt.

7) Letzte Suche

topfact6 speichert Ihre letzten erfolgreichen Archivsuchen automatisch für Sie. Wenn Sie über einen Suchdialog ein Suchergebnis erhalten, haben Sie darauf auch nach dem Neustart von MyWork mit wenigen Klicks wieder zugriff. Über den Button "Letzte Suchen" im Menüband können Sie jederzeit die letzten einhundert von Ihnen durchgeführten Suchen erneut durchführen - ganz ohne eine Tastatureingabe zu tätigen.

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