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Einfacher Suchen und gezielter Finden mit MyWork 2022.04

 

Für Cloud-Kunden automatisch verfügbar ab: 04.05.2022

 

Jedes Quartal veröffentlicht die topfact AG ein neues Release-Paket für topfact6. In allen Lösungsbereichen wurden wichtige neue Funktionen implementiert oder bestehende sinnvoll erweitert. Einige davon stellen wir im Folgenden vor. Für weitere Informationen stehen Ihnen die Kundenbetreuer der topfact AG gerne zur Verfügung.

 

Ein neuer Suchmodus für Ihr gewünschtes Ergebnis

Mit dem topfact Release 2022.04 werden neue Funktionen für die Suche von Dokumenten bereitgestellt. Legen Sie komfortabel per Knopfdruck fest, ob Sie eine unscharfe Suche durchführen und im Ergebnis auch verwandte Suchergebnisse zurückerhalten wollen. Oder bleiben Sie bei der exakten Suche und erhalten Ergebnisse, die genau Ihren Suchparametern entsprechen. Das entscheiden Sie einfach nach Ihrem Bedarf.

Beim Füllen der Suchmaske können Ihnen Inhalte aus den bisherigen Feldeintragungen als Suchbegriff vorgeschlagen werden. Nun filtert der Suchdialog die möglichen Suchbegriffe logisch aus und schlägt nur diese vor, die zusammen mit den bereits eingetragenen Begriffen ein Ergebnis liefern würden. Dabei werden die eingegebenen Suchbegriffe so behandelt, als hätten Sie zusätzlich vorne und hinten ein Sternchen. Da dies automatisch geschieht müssen Sternchen nicht mehr eingegeben werden.

Ein Beispiel: Sie suchen nach dem Geschäftspartner „Telekom“. Für diesen Geschäftspartner haben Sie bisher die folgende Belegarten im Archiv abgelegt: „Rechnung“, „Angebot“ und „Schriftverkehr“. Wenn Sie unter GP Name nun „Telekom“ eingeben, werden Ihnen im Feld Belegart nur noch die o.g. Belegarten zur Vervollständigung angeboten, da andere Begriffe kein Suchergebnis erzeugen würden.

 

Archivoptimierung leicht gemacht

Bestimmte Indexdatenfelder werden sehr häufig genutzt. Sei es bei der Suche durch Benutzer oder der automatischen Verarbeitung durch Hintergrundaufgaben. Um die Performance dieser Tätigkeiten zu verbessern, kann in der topfact6 Administration auf ein Archivfeld ein Index gesetzt werden. Dadurch stehen die Werte in diesem Archivfeld schneller zur Verfügung und die Suche oder automatische Datenbankupdates sind deutlich schneller.

Ein Beispiel: Häufig wird durch Benutzer nach der GP Nummer gesucht. Zudem wird die GP Nummer im Hintergrund häufig verwendet, um eindeutige Zuordnung für Datenbankskripte zu ermöglichen. Daher kann ein Index auf dieses Archivfeld die Performance des Archives verbessern.

Die Anzahl zu archivierender Dokumente steigt und steigt - und damit auch der Platzbedarf des Archivs. Um bei Erreichen der Kapazitätsgrenze auf Ihrem Dokumentenserver einen vollständigen Umzug des Archivs zu vermeiden, können bestehende Archive nun auf unterschiedliche Speicherorte verteilt werden. Es genügt dann, einfach eine neue Festplatte im Server einzuhängen oder einen Ordner im Netzwerk zu definieren, damit topfact Archiv alle neu archivierten Dateien an diesem Ort verschlüsselt ablegt. Ihre Benutzer werden in MyWork keinen Unterschied feststellen können.

weitere Informationen zum Release 2022.04.

Release Preview für topfact6 2022.04. (403,9 KiB)

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