Optimieren Sie MyWork so, wie Sie es brauchen
mit der neuen Version 2022.07
Für Cloud-Kunden automatisch verfügbar ab: 19.07.2022
Jedes Quartal veröffentlicht die topfact AG ein neues Release-Paket für topfact6. In allen Lösungsbereichen wurden wichtige neue Funktionen implementiert oder bestehende sinnvoll erweitert. Einige davon stellen wir im Folgenden vor. Für weitere Informationen stehen Ihnen die Kundenbetreuer der topfact AG gerne zur Verfügung.
Passen Sie MyWork an Ihre Bedürfnisse an
Der besondere Focus für das Release 2022.07 waren neue Einstellungsmöglichkeiten für MyWork, damit es sich an Ihre Arbeitsweise anpasst und nicht umgekehrt. So können Sie als Benutzer wählen, ob Ihre Stempel im Quickindex für den schnellen Zugriff vollständig im Menüband angezeigt werden sollen oder übersichtlich als Drop-Down-Menü.
Insbesondere bei Benutzern mit zahlreichen Stempeln kann die Anzeige der Stempel in einem Menü die Übersicht im Quickindex fördern. Probieren Sie es einfach aus.
Wie verwenden Sie eigentlich den Suchdialog in topfact6 MyWork? Geben Sie einfach nur einen Begriff im obersten Suchfeld ein und möchten sofort das Ergebnis? Oder suchen Sie sehr detailliert und verwenden dafür eine ausgefeilte Kombination aus verschiedenen Suchbegriffen? Beide Varianten unterstützt MyWork optimal. Sie können nun wählen, ob Sie per Enter sofort das Suchergebnis angezeigt bekommen oder einfach in das nächste Indexfeld des Suchdialogs springen.
Geöffnete Dokument durchsuchen und verwandte Dokumente finden
Um Informationen gerade aus mehrseitigen Dokumenten mit viel Text, etwa Verträgen, schneller finden zu können, haben wir unseren Volltextreiter im Quickindex um ein Suchfeld ergänzt. So können auch bereits geöffnete Dokumente auch nachträglich noch im Volltext durchsucht werden, ohne dass eine vollständige Archivsuchanfrage abgesetzt werden muss. Auch für die Suche nach verwandten Dokumenten wurde in der kombinierten Suche ein Volltextsuchfeld hinzugefügt.
Ein Beispiel: Sie haben eine Eingangsrechnungen zu prüfen. Sie wollen auf die Schnelle wissen, ob eine bestimmte Position auf der Rechnung bereits früher bestellt wurde und zu welchem Preis.
Über die kombinierte Suche können Sie ganz einfach alle Eingangsrechnungen des Kreditors suchen und im Volltextfeld der kombinierten Suche die Rechnungsposition suchen. Ein erneutes Aufrufen eines separaten Suchdialogs ist nicht mehr notwendig.
Die Suchergebnisse werden im Text farblich hervorgehoben, um das Auffinden des Suchbegriffes zu erleichtern. Gerade bei mehrseitigen Dokumenten eine erhebliche Erleichterung.
Steuern Sie Zugriffe auf Dokumente und Daten noch besser
Ihren Kollegen senden Sie die Dokumente am besten als Link zu, entweder für den topfact Webviewer für den Zugriff über mobile Endgeräte oder als direkten MyWork Link für die Arbeitsplätze mit einer MyWork-Installation im Büro. So reduzieren Sie den Datenverkehr in Ihrem Netzwerk und erhöhen die Sicherheit. Denn beide Wege erfordern eine Authentifizierung des Empfängers.
Bei Eintritt bestimmter Ereignisse kann topfact6 Ihre Benutzer automatisch per Mail benachrichtigen. In dieser Mail können nun direkte Aufruf-Links zu den betroffenen Dokumenten oder einer Ergebnisliste platziert werden. Nach dem Klick wird automatisch MyWork geöffnet und die entsprechende Ergebnisliste oder das Dokument im Quickindex geöffnet.
Manchmal wäre es hilfreich, einem Kollegen oder Geschäftspartner direkt auf einen bestimmten Beleg im Archiv hinzuweisen. Etwa wenn eine Rechnung schnellstmöglich freigegeben werden muss oder wenn Sie Rückfragen zu einem Lieferantenangebot haben. Durch die Einbindung der Funktionen "Senden" im Quickindex kann dies komfortabel mit nur zwei Klicks erfolgen. Ihren Kontakte ohne eigenen Archivzugriff senden Sie Dokumente direkt als Datei zu. Entscheiden Sie dabei selbst, ob die bereits aufgebrachten Stempeln mit gesendet werden sollen oder nicht.
Zugriff auf Buchungsdaten je Mandant einrichten
Sie können für Ihre FibuConnect-BearbeiterInnen die Anzeige Buchungsdatensätze nun je Mandant steuern. Zeigen Sie den BearbeiterInnen nur die Daten, die für deren Prozess auch relevant sind.
Gerade bei mehreren Mandanten kann ein hohes Buchungsaufkommen mit dutzenden Buchungsdatensätzen je Tag entstehen. Durch die selektive Einblendung nur bestimmter Mandanten in FibuConnect gewinnen Ihre Bearbeiterinnern mehr Bearbeitungssicherheit und Übersicht.