Archivzugriff für Externe zu Ihren Bedingungen
Für Cloud-Kunden automatisch verfügbar ab: 19.07.2023
Die topfact AG veröffentlich quartalsweise ein neues Release-Paket für topfact6. In allen Lösungsbereichen wurden wichtige neue Funktionen implementiert oder bestehende sinnvoll erweitert. Einige davon stellen wir im Folgenden vor. Für weitere Informationen stehen Ihnen die Kundenbetreuer der topfact AG gerne zur Verfügung.
Archivdateien sortiert exportieren und bereitstellen
Mit topfact6 MyWork können Sie bis zu 10.000 Archivdateien ganz nach Ihren Vorgaben automatisch sortiert in eine Ordnerstruktur exportieren. So können Sie beispielsweise einem Auftraggeber Projekt- oder Kostenträgerdokumente strukturiert zur Verfügung stellen. Einen eigenen Archivzugriff benötigt der Externe nicht mehr, findet sich aber trotzdem in der großen Menge an Dateien schnell zurecht was die Prüfung vereinfacht. Eine so geordnete Arbeitsweise hinterlässt einen guten Eindruck.
Stets die aktuelle Version bereitstellen
Dateien die sich potentiell verändern oder weiterentwickeln, zum jeweils gültigen Zeitpunkt in der richtigen Version bereitzustellen ist eine Herausforderung. Mithilfe des topfact6 Downloadlinks wird das zum Kinderspiel. Stellen Sie einfach einen Download-Link zur Verfügung, der direkt auf ein spezifisches Archivdokument zeigt. Sie bestimmen, wie lange der Link gültig ist. Wenn das Archivdokument verändert wird, greift der Downloadlink auf das geänderte Dokument zu. Ihre Geschäftspartner haben damit solange wie Sie es wünschen Zugriff auf die aktuellste Version eines Archivdokumentes.
Zusätzlich erhöhen Sie Ihre Informationssicherheit, denn der Download erfolgt über eine verschlüsselte https-Verbindung. Sie müssen nicht über den vergleichsweise unsicheren Weg der E-Mail Ihre vertraulichen Dokumente versenden.
Dokumente mit wenigen Klicks per Mail versenden
Ein Dokument per E-Mail zu versenden geht einfach und schnell und ist in topfact6 MyWork mit wenigen Klicks möglich. An Externe die kein Zugriff auf Ihr Archiv haben senden Sie einfach das exportierte Dokumente, wahlweise mit oder ohne Anmerkungen. An Kollegen können Sie auch einen Dokumenten-Link per E-Mail versenden, das spart technische Bandbreite und es ist sichergestellt, dass der Empfänger beim öffnen immer die aktuelle Version sieht und nicht die Version vom Zeitpunkt der Versendung.
Die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen.
