Workflows optimiert, Routineaufgaben reduziert
Das Jahr 2025 neigt sich dem Ende zu – ein guter Anlass, um die Entwicklungen hervorzuheben, mit denen wir die letzten Monate erfolgreich abgeschlossen haben. Gleichzeitig möchten wir Ihnen bereits einen Ausblick geben: Für das kommende Jahr haben wir zahlreiche weitere Verbesserungen und neue Funktionen für Sie im Blick, lassen Sie sich überraschen. Welche Pläne haben Sie für 2026?
Wussten Sie, dass topfact in diesem Jahr 20 Jahre alt wurde?
Die topfact AG veröffentlich quartalsweise ein neues Release-Paket für topfact6. In allen Lösungsbereichen wurden wichtige neue Funktionen implementiert oder bestehende sinnvoll erweitert. Diese stellen wir im Folgenden vor. Für weitere Informationen stehen Ihnen die Kundenbetreuer der topfact AG gerne zur Verfügung.
Ihre Vorteile mit der neuen Version 2026.01
Präzision im Archivierungsprozess
Im Microsoft-365-Umfeld stehen nun erweiterte Filtermöglichkeiten für Whitelists und Blacklists zur Verfügung. Neben einzelnen Absendern lassen sich ganze Top-Level-Domains ein- oder ausschließen. Zudem können E-Mails auch anhand von Schlüsselbegriffen im Betreff vor der Archivierung gefiltert werden. Damit können Sie Archivierungsprozesse besonders präzise auf Ihre individuellen Anforderungen abstimmen, Sie übernehmen die Kontrolle.
Auch die automatische Archivierung wurde optimiert: Archivierte Nachrichten werden nun direkt in ein separates Archivpostfach verschoben, sodass das Quellpostfach stets übersichtlich bleibt und nur neue E-Mails enthält. So können relevanten Nachrichten auch altersunabhängig zuverlässig berücksichtigt werden.
Grafische Darstellung der erweiterten Filtermöglichkeiten durch
White- / Blacklists vor der Archivierung
Data-Sharing leicht gemacht
Das neue FTP-Reader-Modul ermöglicht die automatische Übernahme großer Dateien von FTP-Servern. Statt jede Datei manuell herunterzuladen, verbindet sich das System selbstständig mit dem Server, prüft verfügbare Dateien und stellt neue oder aktualisierte Inhalte für Ihr Zielarchiv zur Verfügung.
Auch sehr umfangreiche Dateien werden so schnell, zuverlässig und effizient für nachgelagerte Prozesse bereitgestellt. Mit diesem Modul lässt sich der gesamte Datenaustausch mit Geschäftspartnern oder Nachunternehmern komfortabel automatisieren und der Prozess deutlich optimieren, denn zeitaufwändige manuelle Up- und Downloads entfallen. Zudem sorgt Planbarkeit des Datentransfers dafür, dass alle Beteiligten stets auf die aktuellsten Daten zugreifen können und die Zusammenarbeit mit Externen insgesamt reibungslos verläuft.
Schematischer Ablauf des Abrufs, der Archivierung und Bereitstellung von Dateien von einem FTP-Server
Signaturstatus – genau da sichtbar, wo er hingehört
Auch die Signaturprozesse wurden weiterentwickelt. Mit der neuen Version lässt sich die Sichtbarkeit des Signaturstatus jetzt gezielt für einzelne Abteilungen steuern.
Das erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit in Teams: Wenn ein Angebot während einer Abwesenheit weiterbearbeitet werden soll, können berechtigte Kollegen den aktuellen Stand jederzeit einsehen und den Vorgang nahtlos fortführen. Das sorgt für mehr Transparenz und reibungslose Abläufe – ganz ohne zusätzliche Zugriffsrechte und weiterhin DSGVO-konform.
