Digitale Akte

Effizient und flexibel

Digitale Teams sind keine Raketenwissenschaft

Teamarbeit von wo auch immer – So werden gemeinsame Projekte zum Erfolg

Im Büroalltag werden zahlreiche Dokumente und Daten in unterschiedlichen IT-Systemen und Unternehmensbereichen verarbeitet. Ob im ERP und Banking-tool, per E-Mail oder Post – überall fallen vorgangsbezogene Dokumente an. Die Herausforderung besteht darin, den Überblick über den Geschäftsvorgang zu behalten und Daten und Informationen zielgerichtet auszutauschen und konsistent bereitzustellen.

In topfact6 MyWork können Sie Ihre Dokumente in einer digitalen Akte zusammenführen und Ihre Dokumentenworkflows und Datenströme organisieren. Dateien werden in einer vordefinierten Dokumentenstruktur unabhängig von ihrem tatsächlichen Speicherort verlinkt und zentral zugänglich gemacht.

Über die digitale Akte behalten Ihre Mitarbeiter den Überblick und können ganz einfach und von überall auf die Dateien zugreifen. Sie ersparen sich die Suche von Dokumenten in einer komplexen Ordnerstruktur und arbeiten mithilfe der Versionskontrolle immer am aktuellsten Dokument. So erhöhen Sie die Übersicht über Ihre Vorgänge, verringern das Fehlerrisiko und können zeitaufwendige Prüf- und Korrekturschleifen in Ihren Prozessen reduzieren. So geht Teamwork heute.

Frei konfigurierbare Projektakten

Ihre Projektakten organisiert topfact6 in einer logischen Baumstruktur ganz nach Ihren Wünschen. Ihre Dokumente werden thematisch sortiert – gerne nach Vorlagen aus Ihrem ERP-System. Auch große Datenmengen können mit Filtern und Volltextsuche übersichtlich abgearbeitet werden. topfact6 unterstützt die Versionierung von Dokumenten um einen einheitlichen Bearbeitungsstand bereitzustellen. Die Baumstruktur unterstützt die Ablage von Dokumenten per Drag & Drop – so werden neue Dokumente intuitiv in der richtigen Akte abgelegt.

Zentrale Vorlagenorganisation

In topfact6 MyWork können Sie häufig genutzte Handelsbriefe wie Auftragsbestätigungen oder Zahlungserinnerungen mit wenigen Klicks automatisch erstellen. Dazu werden Ihre unternehmensinternen Vorlagen in topfact6 hinterlegt.

Die Vorlagen werden per Kontextmenü zu einem Dokument oder einer Dokumentenstruktur erstellt. Die Indexdaten des angewählten Dokumentes werden automatisch zu Inhaltsdaten für die Vorlage. Das Dokument wird versandfertig als PDF- oder Word-Datei bereitgestellt.

So erstellen Sie mit bereits vorhanden Daten ganz einfach neue Dokumente und ermöglichen die strukturierte Nutzung von Vorlagen, die zentral an einer Stelle organsiert sind. Wenn sich Ihre Vorlagen ändern stehen diese dann sofort für alle Anwender in der neusten Version bereit.

Integration in Ihre Datenumgebung

Die Digitale Akte entfaltet die beste Wirkung durch die automatisierte Nutzung Ihrer Dokumentenquellen. Durch die Anbindung der wichtigsten Datenquellen (ERP, CRM, FiBU) stehen Daten und Dokumente aus unterschiedlichen Quellen, zentral an einer Stelle zur Verfügung.

Zum Beispiel werden E-Mails aus dem Posteingang automatisch einer Projektakte zugeordnet, die als Datenquelle wiederum in Ihrem ERP-System geführt wird. In der Projektakte treffen dann die E-Mails automatisch mit ERP-Belegen und Eingangsrechnungen zusammen. Zudem können Stammdaten aus dem hierarchisch übergeordneten ERP-System importiert und als Auswahllisten zur Verfügung gestellt werden. So wird die Verschlagwortung beschleunigt und die Stammdatenpflege im ERP-System erfährt mehrfachen Nutzen.

Aufgabenmanagement

Unterstützen Sie Ihr Team durch einfaches erstellen, delegieren und verfolgen von Aufgaben. Sie können ad hoc individuelle Aufgaben erstellen und diese einzeln oder im Team erledigen. Binden Sie Dokumente in die Aufgaben ein und weisen Sie sie anderen Nutzern zu. Zudem können vorkonfigurierte Workflows ausgelöst werden, die durch spezifische Benutzer oder Benutzergruppen erledigt werden. Mit dem intuitiven Aufgabenkalender haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre anstehenden Aufgaben. Organisieren Sie so einfach und schnell Ihren Büroalltag.

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