Mit weniger Aufwand mehr erreichen

Eine Erfolgsgeschichte
der topfact AG

„Mit topfact6 hat man IMMER und DIREKT die Informationen, die man gerade braucht.“

Ingrid Schramm,  kaufmännische Leiterin und Projektleiterin bei Hans Schramm GmbH & Co. KG.

Kundenanfrage
Hans Schramm GmbH & Co. KG

Die Hans Schramm GmbH & Co. KG ist ein führender Fachbetrieb für Bäder, Heizung und generelle Renovierungsarbeiten. Der Wunsch: ein Cloud-basiertes Datenmanagement-System, das alle bestehenden Systeme zusammenführt und ergänzt.

„Vor topfact6 hatten wir den gleichen Aufwand, wie ganz früher mit Papier: Hin und Her und keine Transparenz.“

Ihre Zeit ist zu kostbar für Papierkram.

Wie schön ist es, wenn der Ablauf fließt, die Aufgaben klar geordnet und vor allem schnell erledigt sind? Sehr schön, oder?
Genau dafür sorgen wir.

Ausgangssituation
Hans Schramm GmbH & Co. KG

Das Dokumentenmanagement der Schramm GmbH & Co. KG ist über verschiedene Methoden strukturiert. Aus verschiedensten Systemen kommen Dokumente, Bilder, Daten - Papierbelege werden eingescannt und aufwändig manuell zugeordnet. Ein typischer Rechnungsdurchlauf liegt bei 9 Tagen.

  • Verschiedene Systeme, unterschiedliche Daten
  • Schwieriges Arbeiten vom Homeoffice
  • Hoher manueller Aufwand durch Medienbrüche
  • Langer Rechnungsdurchlauf
  • Kein einfacher Überblick über den Kundenprozess

Lösung
topfact AG

Die Implementierung einer Cloud-basierten Dokumentenstruktur, die den Kundenprozess als roten Faden nutzt, um den Rechnungsprüfungsprozess zu automatisieren und so effizient wie möglich zu gestalten.

Ziel: Ein Rechnungsdurchlauf soll nur noch 1,5 Tage dauern.

  • Eine Plattform, die ALLE Dateien strukturiert
  • Sichere Cloud-Lösung - von überall zugänglich
  • Hohe Automatisierung - kaum manuelle Arbeit
  • Effizienter, kurzer Rechnungsdurchlauf
  • Kundenprozess als roter Faden

Ergebnis
Nach nur zwei Monaten.

Reibungslose Implementierung, viel schnelleres Abarbeiten und spürbar weniger Aufwand.

Die Arbeitsplätze und -inhalte wurden aufgewertet, weil alle Informationen umfassend und sofort mitgeliefert werden. Es fällt leichter, Entscheidungen zu treffen, zu vergleichen oder zu reagieren.

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Weniger Aufwand für Mitarbeiter

Durch den Wegfall des manuellen Belegtransports und des üblichen Nachfassen durch den Buchhaltungsmitarbeiter können Sie hier enorm Zeit sparen.

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Durchlaufzeit pro Rechnung

Zum Vergleich: Im Schnitt liegt die Bearbeitungszeit einer Rechnung in einem Unternehmen ohne topfact6 bei mehreren Tagen, manchmal sogar Wochen.
Wie ist es bei Ihnen?

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Zeitersparnis in der Bearbeitung

Durch diese enorme Einsparung können Sie spielend leicht die Zahlungsziele für Skontorabatte einhalten und so bares Geld sparen.

In 3 Schritten zu einem einfachen, zeitsparenden und passgenauen Rechnungsmanagement.

01.

IST-Analyse & Zielprozess

Zuerst wurde festgestellt: welche Wege gehen die relevanten Dokumente? Was muss bei jedem Arbeitsschritt genau getan werden? Welches Ergebnis und welcher Aufwand stehen dahinter? Wer soll welche Informationen bekommen?
Kurz: Wie sieht ein optimaler Ablauf aus?

02.

Technische Einrichtung der Abläufe

Im zweiten Step werden die Daten und ihre Quellen identifiziert und zusammengeführt. Dafür werden mit Hilfe der KeyUser Automatismen für dynamische Daten aufgebaut. Daber arbeiten wir uns vom Groben immer zum Feinen.

03.

Schulung der Mitarbeiter

Damit das volle Potential von topfact6 genutzt werden kann, beziehen wir alle Anwender direkt mit ein. Kurzschulungen, kleine Aufgabenstellungen und gemeinsames Kennenlernen und Optimieren der Techniken sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter die Scheu vor dem neuen Programm verliert.

…da ist noch mehr.

topfact6 sorgt für stressfreies Rechnungsmanagement - in jeder Hinsicht.

Weitere Funktionen

topfact6 hat alles im Blick

Die Bearbeitung von Rechnungen wird unabhängig von den Anwendern angestoßen, vorangebracht und wenn nötig eskaliert. Das spart Zeit und Nerven.

Alarmierung bei nahenden Fristen

Böse Überraschungen werden durch eine proaktive Benachrichtigung bei herannahenden Fristen oder hohen Beträgen vermieden. So bleiben alle up-to-date.

Smarte Datenbereitstellung

Manuelle Tätigkeiten werden durch smarte Datenbereitstellung unterstützt, damit der Rechnungsprozess so reibungslos wie möglich läuft.

Sie sind es auch Leid, viel Zeit und Geld in Ihrem Rechnungsmanagement zu verlieren?

Vereinbaren Sie noch heute ein Beratungsgespräch mit uns und wir finden die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen.

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