„Mit topfact6 hat man IMMER und DIREKT die Informationen, die man gerade braucht.“
Ingrid Schramm, kaufmännische Leiterin und Projektleiterin bei Hans Schramm GmbH & Co. KG.
Kundenanfrage
Hans Schramm GmbH & Co. KG
Die Hans Schramm GmbH & Co. KG ist ein führender Fachbetrieb für Bäder, Heizung und generelle Renovierungsarbeiten. Der Wunsch: ein Cloud-basiertes Datenmanagement-System, das alle bestehenden Systeme zusammenführt und ergänzt.
Wie schön ist es, wenn der Ablauf fließt, die Aufgaben klar geordnet und vor allem schnell erledigt sind? Sehr schön, oder?
Genau dafür sorgen wir.
Das Dokumentenmanagement der Schramm GmbH & Co. KG ist über verschiedene Methoden strukturiert. Aus verschiedensten Systemen kommen Dokumente, Bilder, Daten - Papierbelege werden eingescannt und aufwändig manuell zugeordnet. Ein typischer Rechnungsdurchlauf liegt bei 9 Tagen.
Die Implementierung einer Cloud-basierten Dokumentenstruktur, die den Kundenprozess als roten Faden nutzt, um den Rechnungsprüfungsprozess zu automatisieren und so effizient wie möglich zu gestalten.
Ziel: Ein Rechnungsdurchlauf soll nur noch 1,5 Tage dauern.
Reibungslose Implementierung, viel schnelleres Abarbeiten und spürbar weniger Aufwand.
Die Arbeitsplätze und -inhalte wurden aufgewertet, weil alle Informationen umfassend und sofort mitgeliefert werden. Es fällt leichter, Entscheidungen zu treffen, zu vergleichen oder zu reagieren.
Durch den Wegfall des manuellen Belegtransports und des üblichen Nachfassen durch den Buchhaltungsmitarbeiter können Sie hier enorm Zeit sparen.
Zum Vergleich: Im Schnitt liegt die Bearbeitungszeit einer Rechnung in einem Unternehmen ohne topfact6 bei mehreren Tagen, manchmal sogar Wochen.
Wie ist es bei Ihnen?
Durch diese enorme Einsparung können Sie spielend leicht die Zahlungsziele für Skontorabatte einhalten und so bares Geld sparen.
Zuerst wurde festgestellt: welche Wege gehen die relevanten Dokumente? Was muss bei jedem Arbeitsschritt genau getan werden? Welches Ergebnis und welcher Aufwand stehen dahinter? Wer soll welche Informationen bekommen?
Kurz: Wie sieht ein optimaler Ablauf aus?
Im zweiten Step werden die Daten und ihre Quellen identifiziert und zusammengeführt. Dafür werden mit Hilfe der KeyUser Automatismen für dynamische Daten aufgebaut. Daber arbeiten wir uns vom Groben immer zum Feinen.
Damit das volle Potential von topfact6 genutzt werden kann, beziehen wir alle Anwender direkt mit ein. Kurzschulungen, kleine Aufgabenstellungen und gemeinsames Kennenlernen und Optimieren der Techniken sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter die Scheu vor dem neuen Programm verliert.
Die Bearbeitung von Rechnungen wird unabhängig von den Anwendern angestoßen, vorangebracht und wenn nötig eskaliert. Das spart Zeit und Nerven.
Böse Überraschungen werden durch eine proaktive Benachrichtigung bei herannahenden Fristen oder hohen Beträgen vermieden. So bleiben alle up-to-date.
Manuelle Tätigkeiten werden durch smarte Datenbereitstellung unterstützt, damit der Rechnungsprozess so reibungslos wie möglich läuft.
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