Weniger Aufwand für Mitarbeiter
Durch den Wegfall des manuellen Transports der Belege und der üblichen Nachbearbeitung durch die Buchhaltungsmitarbeiter können Sie hier enorm Zeit sparen.
Rechnungen einfach und
rechtssicher organisieren
- Automatische Abholung & Erkennung der Rechnungen
- Freigabeprozesse mit Ihren Mitarbeitern
- Automatische Vorkontierung
- Übergabe an ihr Buchhaltungssystem (Datev, Diamant, CSS, GDI, Addison, Agenda, CSV, ...)
- Rechtssicherer Ablauf und Archivierung
- Automatische Löschung von Belegen gemäß Aufbewahrungsfristen (nach GoBD, HGB, AO) und Datenminimierungsprinzip des Datenschutzes
Effizienter Prozess,
mehr Freiraum
Mehr Automatismen, mehr Sicherheit, aber weniger Arbeit und besseres Betriebsergebnis.
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Durchlaufzeit pro Rechnung
Zum Vergleich: Im Schnitt liegt die Bearbeitungszeit einer Rechnung in einem Unternehmen ohne topfact6 bei mehreren Tagen, manchmal sogar Wochen. Wie ist es bei Ihnen?
Automatisch & sicher abwickeln, aber wie?
Wie erfülle ich die Vorgaben der E-Rechnungspflicht? Welche Rechnungs-Formate muss ich beachten? Wie kann ich automatische Abläufe organisieren?
Typische Fragen rund um die Digitalisierung. Und jede Frage ist berechtigt. Dazu kommen neue Themen, wie die Nutzung von KI oder die Abwägungen der Datenschutzbelange.
Die topfact AG bietet seit 20 Jahren mittelständischen Unternehmen und Organisation Hilfestellungen und praktische, bewährte Arbeitsmethoden, die einfach einzusetzen sind und einen großen Effizienzhebel für alle Abläufe bieten.
topfact erfüllt alle Vorgaben der E-Rechnungspflicht und mehr ...
- Automatische Verarbeitung aller ZUGFeRD und X-Rechnungsformate
- Automatische Visualisierung bei X-Rechnungen ohne Belegdarstellung
- rechtssichere Archivierung
- Dokumentation des Prüfpfads bei Freigaben
- Prüfung auf Dubletten
- Nachweisbarkeit aller Arbeitsschritte
Best Practice Beispiel:
Durchlaufzeit pro Rechnung
auf 1,5 Tage reduziert
Ihre Vorteile mit topfact
Die effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen zählt zu den zentralen Hebeln moderner Unternehmenssteuerung. Mit einem digitalen Eingangsrechnungsmanagement schaffen Unternehmen nicht nur Transparenz über Verbindlichkeiten, Fristen und Freigaben, sondern legen auch die Grundlage für automatisierte, kosteneffiziente Prozesse.
Ein zentrales Element ist der Unternehmensmonitor, der einen strukturierten, aktuellen Überblick über alle eingehenden Rechnungen, deren Status und notwendige Freigaben ermöglicht. So lassen sich finanzielle Verpflichtungen frühzeitig erkennen und zuverlässig steuern.
Digitales Arbeiten reduziert dabei nicht nur manuelle Aufwände und Medienbrüche, sondern sorgt für mehr Flexibilität, kürzere Durchlaufzeiten und eine durchgehend strukturierte Bearbeitung – vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung.
Alle Beteiligten greifen über ein zentrales, sicheres Medium auf dieselben Informationen zu. Das garantiert Transparenz, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt interne Abstimmungsprozesse. Gleichzeitig wird durch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – etwa GoBD, HGB oder DSGVO – ein hohes Maß an Compliance und Rechtssicherheit sichergestellt. So lassen sich Haftungsrisiken reduzieren und Prozesse lückenlos dokumentieren.
Die positiven Effekte wirken über den Rechnungsprozess hinaus: Automatisierte Abläufe sorgen für schnellere Zahlungen, bessere Nutzung von Skonti, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und entlasten die Buchhaltung. Dies wiederum verbessert Bonitätsratings, Betriebsklima und Ergebnisqualität – und setzt einen selbstverstärkenden Optimierungsprozess in Gang.
Und so setzt topfact diese Vorteile für Sie um:
Daten sind einfach schneller als Papier
Automatisches Einlesen von Belegen.
topfact6 kann Dateien aus verschiedenen Datenquellen abholen und für die weitere Bearbeitung nutzen. Wie beispielsweise:
- Scanverzeichnisse
- E-Mailkonten
- Lieferantenportale
Belegaufbereitung und Belegerkennung.
Um die Erfassung von Belegen und Rechnungen so einfach wie möglich zu gestalten, kann topfact6 – dank eingebauter KI – Dateien, Texte und Scans erkennen und automatisch die verschiedenen Informationen zuweisen.
- ZUGFeRD
- X-Rechnungsformate
- Inhaltserkennung für alle Scan- oder PDF Formate und Zuordnung der erkannten Werte als Feldinhalte (Betrags- und Datumserkennung)
PreCheck zur automatischen Rechnungsprüfung.
Die automatische Rechnungprüfung sorgt dafür, dass Wiederholungsfakturen wie beispielsweise Miete oder Verbrauchsbelege erkannt und mit bereits gebuchten Belegen verglichen werden.
Automatische Vorkontierung
topfact führt Erkennungen auf alle relevanten Belegwerte durch und bereitet diese als Vorkontierung auf
- Belegnummer
- Belegdatum
- Buchungsperiode
- Wert / Betrag
- Kostenstellen / Kostenträger
- Steuerschlüssel / Automatikkonto
- Sachkonto
Zusätzliche Kontierungsmöglichkeiten
Die Buchhaltung kann die Vorkontierung übernehmen und an da Buchhaltungssystem als Stapel übergeben oder
- Split-Buchungen / Betragsaufteilungen durchführen
- Unterschiedliche Sachkonten, Kostenstellen oder Kostenträger je Beleg bebuchen
- Nach Betragsaufteilung automatisch den nächsten Beleg bearbeiten
- Mandanten spezifische Kontierungsrechte nutzen
- Automatisch Skonto- und Zahlungsfristen ausrechnen lassen
Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem oder Steuerberater
topfact kann die Vorkontierungen an alle gängigen Buchungssysteme übergeben
- Datev
- Agenda
- CSS / eGecko
- Diamant
- GDI
- Addison
- Andere Formate und Services (CSV, API, ...)
Übergabe beinhaltet
Die Übergabe an die Buchungssysteme beinhaltet
- Buchungsstapel als Datei(en) oder Direktübergabe an das Zielsystem per API
- Zusammenfassendes Journal mit Summenbildung
- Automatisches Kontierungsblatt je übergebener Rechnung
- Individuelle Übergabeordner je Buchhaltungsmitarbeiter
Gebuchte Belege
Gebuchte Belege
- können dauerhaft gesperrt werden
- zur Zahlung oder Skontonutzung erinnert werden
- können als SEPA Zahlungsdatei ausgegeben werden
FAQ’s
Wie kann ich den Aufwand bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen deutlich reduzieren?
Mit topfact automatisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess: Von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.
Wie kommen meine Rechnungen überhaupt in das System - muss ich da noch viel manuell machen?
Nein. Rechnungen können automatisiert z. B. über E‑Mail, Scan oder Lieferantenportale ins System gelangen. topfact übernimmt die Erkennung, Extraktion und Weiterverarbeitung – ganz ohne manuelle Erfassung.
Wie funktioniert die Freigabe von Rechnungen - kann ich das an meine Abläufe anpassen?
Ja. Der Freigabeprozess ist flexibel und wird an Ihre internen Workflows angepasst – ob zweistufige Prüfung, Projektzuordnung oder Sonderfreigaben. Alles ist digital, nachvollziehbar und auf Wunsch auch mobil möglich.
Wie funktioniert die Implementierung von topfact6?
Nicht Sie passen sich an unsere Software, sondern wir passen topfact6 an Ihre Bedürfnisse an. Dafür prüfen wir in einleitenden Workshops Ihre aktuellen Prozesse und suchen nach dem größten Potential für Erleichterungen und Verbesserungen durch unsere Software. Erst wenn Sie mit unseren Vorschlägen einverstanden sind, machen wir uns an die technische Umsetzung.
Was muss ich wie lange aufbewahren - die IHK Hamburg nimmt Stellung
Zum Thema Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen finden Sie hier eine sehr umfassende aber gut aufbereitete Stellungnahme der IHK Hamburg.
Link zur IHK Hamburg zum Thema Aufbewahrung Geschäftsunterlagen und Fristen
Wie schnell kann ich auf eine Rechnung zugreifen, wenn ich etwas nachprüfen muss?
Dank der digitalen, revisionssicheren Archivierung mit Volltextsuche finden Sie jede Rechnung in wenigen Sekunden – inklusive Freigabehistorie und aller zugehörigen Dokumente.
Wie unterstützt mich topfact dabei, Skontofristen zuverlässig einzuhalten?
Durch automatisierte Prozesse und intelligente Erinnerungen reduziert sich die Bearbeitungszeit deutlich. Das ermöglicht die Einhaltung von Skontofristen und die Nutzung von Liquiditätsvorteilen.
Sicherheitsfaktor topfact6 Verschlüsselung
Ihre Daten und Dateien sind in topfact Archiv sicher aufgehoben. Sie bestimmen, wer was im Archiv sehen und bearbeiten darf. Ein Zugriff auf Daten und Dateien ist nur nach vorheriger Authentifizierung möglich. Die Dateien selber werden verschlüsselt abgelegt.
Ist topfact6 revisionssicher?
Ja, topfact6 und topfact Archiv wurden nach dem gängigen Prüfungsstands IDW PS880 der Vereinigung der Wirtschaftsprüfer untersucht. Die Rechtkoformität mit Blick auf den Datenschutz sowie die Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz wurden dabei vollumfänglich bestätigt. Weitere Informationen erhalten Sie hier.
Welche Dateitypen kann topfact6 erfassen?
topfact Archiv und topfact6 wurden für die Ablage, Bearbeitung und Anzeige von Bild- und Dokumentendateien optimiert. Aber technisch gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der möglichen Dateitypen zur Archivierung.
Kann ich topfact mit meinem Buchungssystem verbinden (z.B. DATEV oder Diamant)?
Ja. topfact lässt sich nahtlos an viele gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme anbinden. Die Übergabe der Rechnungsdaten erfolgt automatisch und spart zusätzliche Arbeitsschritte.
Wo kann ich eine Demo buchen?
Gerne präsentieren wir Ihnen die Vorteile von topfact6 in einer persönlichen Demonstration. Buchen Sie über diesen Link einfach einen Termin. Kleiner Tipp: je detaillierter Sie uns mitteilen, wonach Sie suchen, desto besser können die Produktpräsentation an Ihren Anforderungen ausrichten.
Welche Voraussetzungen brauche ich für topfact6?
Es kommt drauf an:
Für die topfact Cloud benötigen Sie im wesentlichen lediglich eine stabile Internetverbindung sowie Ihre Arbeitsplatzrechner.
Für eine lokale Installation benötigen Sie zusätzlich einen MSSQL-Server sowie einen weiteren Server, auf dem die topfact6 Dienste sowie das topfact Archiv installiert und betrieben werden. Die genaue Server-Architektur ist dabei abhängig von Ihrer geplanten Nutzung. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.