Egal ob PDF, ZUGFeRD, XRechnung oder andere Formate: topfact verarbeitet sämtliche Eingangsrechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, vollautomatisch. Das System liest zuverlässig alle relevanten Daten aus – vom Rechnungsbetrag über die Positionen inklusive deren Preise bis hin zu Kreditoreninformationen – und archiviert Ihre Belege rechtssicher gemäß GoBD.
Doch topfact bietet mehr:
Auf Wunsch vergleicht topfact Rechnungspositionen automatisch mit Bestellungen, Lieferscheinen und eingegangenen Angeboten. Dabei können auch Informationen aus Formaten wie GEAB-Dateien oder UGL-Katalogen verarbeitet werden.
Außerdem schlägt Ihnen topfact basierend auf bisherigen Buchungsvorgängen passende Kontierungen vor – individuell je Kreditor oder Artikelposition – und gibt diese automatisch gesammelt an Ihr Buchungssystem weiter.
Sie erhalten anschließend auf Knopfdruck auch eine SEPA-Zahlungsdatei und unterstützen damit fristgerechte Zahlungen, wodurch Skonti in Anspruch genommen werden können.
Symbolhafte Darstellung der Positionserkennung.
Hinweis: Die obige Darstellung ist ein fiktives Beispiel. Die Zahlen und Geschäftsvorfälle sind frei gewählt und dienen ausschließlich der Veranschaulichung.
Deutlich weniger manueller Aufwand, schnellere Durchlaufzeiten und mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess. Dank intelligenter Kontrollphasen behalten Sie auch jederzeit die volle Kontrolle – und gewinnen dennoch spürbar Zeit im Tagesgeschäft.
Grafische Veranschaulichung der einzelnen Schritte des Automatisierten Eingangsrechnungsmanagement mit topfact.
Mit topfact behalten Sie jederzeit den Überblick über Zahlungsbedingungen und Fälligkeiten Ihrer Kreditoren: Das System erkennt automatisch Skontofristen, Zahlungsziele und weitere Zahlungsmodalitäten – und informiert Ihre Buchhaltung rechtzeitig.
Der Rechnungsfreigabeprozess priorisiert dabei die Einhaltung der vorgegebenen Fristen und erfolgt unter kontinuierlicher Berücksichtigung der zeitlichen Vorgaben.
So können Sie Skonti sicher nutzen, verspätete Zahlungen vermeiden und dadurch Ihre Liquidität effektiv steuern. Gleichzeitig stärken Sie Ihre Zuverlässigkeit gegenüber Lieferanten und verbessern die Geschäftsbeziehungen durch termingerechte Zahlung.
Die automatisierte Fälligkeitenüberwachung sorgt für mehr Transparenz, entlastet Ihre Finanzabteilung und unterstützt Sie dabei, finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.
Mehr Automatismen, mehr Sicherheit, aber weniger Arbeit und besseres Betriebsergebnis.
Durch den Wegfall des manuellen Transports der Belege und der üblichen Nachbearbeitung durch die Buchhaltungsmitarbeiter können Sie hier enorm Zeit sparen.
Zum Vergleich: Im Schnitt liegt die Bearbeitungszeit einer Rechnung in einem Unternehmen ohne topfact6 bei mehreren Tagen, manchmal sogar Wochen. Wie ist es bei Ihnen?
Wie erfülle ich die Vorgaben der E-Rechnungspflicht? Welche Rechnungs-Formate muss ich beachten? Wie kann ich automatische Abläufe organisieren?
Typische Fragen rund um die Digitalisierung. Und jede Frage ist berechtigt. Dazu kommen neue Themen, wie die Nutzung von KI oder die Abwägungen der Datenschutzbelange.
Die topfact AG bietet seit 20 Jahren mittelständischen Unternehmen und Organisation Hilfestellungen und praktische, bewährte Arbeitsmethoden, die einfach einzusetzen sind und einen großen Effizienzhebel für alle Abläufe bieten.
Die effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen zählt zu den zentralen Hebeln moderner Unternehmenssteuerung. Mit einem digitalen Eingangsrechnungsmanagement schaffen Unternehmen nicht nur Transparenz über Verbindlichkeiten, Fristen und Freigaben, sondern legen auch die Grundlage für automatisierte, kosteneffiziente Prozesse.
Ein zentrales Element ist der Unternehmensmonitor, der einen strukturierten, aktuellen Überblick über alle eingehenden Rechnungen, deren Status und notwendige Freigaben ermöglicht. So lassen sich finanzielle Verpflichtungen frühzeitig erkennen und zuverlässig steuern.
Digitales Arbeiten reduziert dabei nicht nur manuelle Aufwände und Medienbrüche, sondern sorgt für mehr Flexibilität, kürzere Durchlaufzeiten und eine durchgehend strukturierte Bearbeitung – vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung.
Alle Beteiligten greifen über ein zentrales, sicheres Medium auf dieselben Informationen zu. Das garantiert Transparenz, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt interne Abstimmungsprozesse. Gleichzeitig wird durch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – etwa GoBD, HGB oder DSGVO – ein hohes Maß an Compliance und Rechtssicherheit sichergestellt. So lassen sich Haftungsrisiken reduzieren und Prozesse lückenlos dokumentieren.
Die positiven Effekte wirken über den Rechnungsprozess hinaus: Automatisierte Abläufe sorgen für schnellere Zahlungen, bessere Nutzung von Skonti, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und entlasten die Buchhaltung. Dies wiederum verbessert Bonitätsratings, Betriebsklima und Ergebnisqualität – und setzt einen selbstverstärkenden Optimierungsprozess in Gang.
topfact6 kann Dateien aus verschiedenen Datenquellen abholen und für die weitere Bearbeitung nutzen. Wie beispielsweise:
Um die Erfassung von Belegen und Rechnungen so einfach wie möglich zu gestalten, kann topfact6 – dank eingebauter KI – Dateien, Texte und Scans erkennen und automatisch die verschiedenen Informationen zuweisen.
Die automatische Rechnungprüfung sorgt dafür, dass Wiederholungsfakturen wie beispielsweise Miete oder Verbrauchsbelege erkannt und mit bereits gebuchten Belegen verglichen werden.
topfact führt Erkennungen auf alle relevanten Belegwerte durch und bereitet diese als Vorkontierung auf
Die Buchhaltung kann die Vorkontierung übernehmen und an das Buchhaltungssystem als Stapel übergeben oder
Die Übergabe an die Buchungssysteme beinhaltet
Gebuchte Belege
Mit topfact automatisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess: Von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.
Nein. Rechnungen können automatisiert z. B. über E‑Mail, Scan oder Lieferantenportale ins System gelangen. topfact übernimmt die Erkennung, Extraktion und Weiterverarbeitung – ganz ohne manuelle Erfassung.
Ja. Der Freigabeprozess ist flexibel und wird an Ihre internen Workflows angepasst – ob zweistufige Prüfung, Projektzuordnung oder Sonderfreigaben. Alles ist digital, nachvollziehbar und auf Wunsch auch mobil möglich.
Nicht Sie passen sich an unsere Software, sondern wir passen topfact6 an Ihre Bedürfnisse an. Dafür prüfen wir in einleitenden Workshops Ihre aktuellen Prozesse und suchen nach dem größten Potential für Erleichterungen und Verbesserungen durch unsere Software. Erst wenn Sie mit unseren Vorschlägen einverstanden sind, machen wir uns an die technische Umsetzung.
Zum Thema Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen finden Sie hier eine sehr umfassende aber gut aufbereitete Stellungnahme der IHK Hamburg.
Link zur IHK Hamburg zum Thema Aufbewahrung Geschäftsunterlagen und Fristen
Dank der digitalen, revisionssicheren Archivierung mit Volltextsuche finden Sie jede Rechnung in wenigen Sekunden – inklusive Freigabehistorie und aller zugehörigen Dokumente.
Durch automatisierte Prozesse und intelligente Erinnerungen reduziert sich die Bearbeitungszeit deutlich. Das ermöglicht die Einhaltung von Skontofristen und die Nutzung von Liquiditätsvorteilen.
Ihre Daten und Dateien sind im topfact Archiv sicher aufgehoben. Sie bestimmen, wer was im Archiv sehen und bearbeiten darf. Ein Zugriff auf Daten und Dateien ist nur nach vorheriger Authentifizierung möglich. Die Dateien selber werden verschlüsselt abgelegt.
Ja, topfact6 und topfact Archiv wurden nach dem gängigen Prüfungsstands IDW PS880 der Vereinigung der Wirtschaftsprüfer untersucht. Die Rechtskoformität mit Blick auf den Datenschutz sowie die Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz wurden dabei vollumfänglich bestätigt. Weitere Informationen erhalten Sie hier.
topfact Archiv und topfact6 wurden für die Ablage, Bearbeitung und Anzeige von Bild- und Dokumentendateien optimiert. Aber technisch gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der möglichen Dateitypen zur Archivierung.
Ja. topfact lässt sich nahtlos an viele gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme anbinden. Die Übergabe der Rechnungsdaten erfolgt automatisch und spart zusätzliche Arbeitsschritte.
Gerne präsentieren wir Ihnen die Vorteile von topfact6 in einer persönlichen Demonstration. Buchen Sie über diesen Link einfach einen Termin. Kleiner Tipp: je detaillierter Sie uns mitteilen, wonach Sie suchen, desto besser können die Produktpräsentation an Ihren Anforderungen ausrichten.
Es kommt drauf an:
Für die topfact Cloud benötigen Sie im wesentlichen lediglich eine stabile Internetverbindung sowie Ihre Arbeitsplatzrechner.
Für eine lokale Installation benötigen Sie zusätzlich einen MSSQL-Server sowie einen weiteren Server, auf dem die topfact6 Dienste sowie das topfact Archiv installiert und betrieben werden. Die genaue Server-Architektur ist dabei abhängig von Ihrer geplanten Nutzung. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.
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