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Kontierung und Buchung

Der Hauptaufwand mit gedruckten Eingangsrechnungen entsteht durch deren Körperlichkeit. Denn der Informationsträger Papier muss manuell bewegt werden, damit die Information „fließt“. Weiterhin wird durch manuelles Kopieren die Information „verteilt“. Beides sind Tätigkeiten und Aufwände die in topfact komplett entfallen und für Sie eine direkte Zeitersparnis erzeugen.

Einfacher digital Arbeiten

Mit topfact organisieren Sie Ihre Rechnungsabläufe auf digitalen Wegen. Keine Kopien, keine Ordnerverwaltung, keine Lauferei. Stattdessen die Nutzung von E-Rechnungen und Papierrechnugnen zur gleichen Zeit, ohne E-Rechnungen nochmal ausdrucken zu müssen.

Automatische Erkennung

Bei größeren Belegmengen empfiehlt sich also eine qualitativ hochwertige und automatische Erkennung der Suchdaten (Metadaten Extraktion).

Automatische Kontierung

Die einmal erkannten Daten, werden automatisch als Suchbegriffe hinterlegt und können für die weiteren Schritte, wie Bildung der Kontierung, die Grundlage darstellen. Damit werden aus automatisch gewonnen Informationen die Basisdaten für die Folgeschritte generiert.

Absichern der Skontonutzung

Die Buchungs- und Zahlungsinformationen aus der Finanzbuchhaltung werden an die Archivdaten zurückgeliefert. Damit erhöht sich die Transparenz, denn ablaufende Fristen werden erkannt.

Keine Belegverluste

In topfact sind die Belege zentral organisiert. Der Zugriff ist so gesteuert, dass das Löschen nicht geht und falsches Einsortieren sofort auffällt. Rechnungen in topfact können nicht mehr verloren gehen.

Weniger Arbeitsschritte

Posteingangsstempel, Beleg kopieren, verteilen, prüfen und so weiter bis hin zur Ablage. Die manuelle Abwicklung von Rechnungen ist bei genauer Betrachtung ein Verfahren mit 15 bis 20 Arbeitsschritten, manchmal sogar mehr!

 

Keine Risiken und Mehrarbeit

Risiken und Mehrarbeit entstehen durch Belegverlust und verstrichene Fristen, es fallen Mahngebühren fallen an und das Image, oder auch das Rating der Firma verliert an Ansehen.  Mit topfact können Sie das vermeiden.

Wollen Sie mehr wissen?

Wir von der topfact AG stehen Ihnen jederzeit für Ihre Rückfragen, Anregungen und Wünsche zur Verfügung. 

 

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