topfact 6 Jobserver

Technische Prozesse automatisch im Hintergrund erledigen.

Mit dem topfact 6 JobServer und seinen zahlreichen Modulen erledigen Sie mehrere Jobs gleichzeitig. Genauso individuell wie Ihre Geschäftsprozesse ablaufen, lässt sich auch der topfact 6 JobServer zusammenstellen. Einmal konfiguriert und zeitlich geplant, starten die kleinen Helferlein selbständig, parallel und zuverlässig Ihre Aufgaben. Überall dort, wo in einem Geschäftsprozess gleichförmige Aufgaben regelmäßig wiederkehren, werden die topfact JobServer-Dienste eingesetzt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Performance

Mit seinen leistungsstarken Automatismen und Diensten erledigt der topfact 6 JobServer im Hintergrund mehrere Aufgaben gleichzeitig.

Sicherheit

Mit dem tf6 Service haben Sie die Hintergrundprozesse im Griff und Fehler in den Abläufen werden sofort erkannt.

Transparenz

Mit dem topfact 6 JobServer und seinen zahlreichen Modulen erledigen Sie mehrere Jobs gleichzeitig.

Kernfunktionen & Module

FileReader

Anwendungsbereich Projektakte
Egal ob die Dateien von Ihrem ERP-System kommen oder
ob sie per Hand in einem Verzeichnis abgelegt wurden,
der tf6 FileReader durchsucht nach einem individuellen
Plan das angegebene Verzeichnis und verarbeitet die
darin enthaltenen Dateien weiter. Die Konfigurationsmöglichkeiten umfassen neben den grundlegenden Einstellungen wie den Quellordner, noch die Regeln zur Verschlagwortung und die Anbindung an ein Archiv.


Unterschiedliche Prozesse steuern
Jeder tf6 FileReader, der als JobServer-Dienst gestartet
wird, kann jeweils mit einem anderen Startverzeichnis und
einem anderen Archiv verknüpft werden.


Variable Feldinhalte
Die Archivfelder zur Übergabe der Verschlagwortung
können archivbezogen angegeben und mit einzelnen
Index-Werten für jeden Job
festgelegt werden (z. B. mit Dateinamen, Dateinamenfragmenten,
Ordnernamen oder mit deren Fragmenten). Präfixe im Dateinamen können
ausgeschlossen werden.


Alle Dateiformate
Grundsätzlich können alle Dateitypen verarbeitet werden.
Sie können aber auch einzelne Dateitypen ausschließen
oder sich auf bestimmte Dateitypen bei der Verarbeitung
beschränken.


Aufrufdatei erleichtert die Arbeit
Der tf6 FileReader entfernt nach der Ablage die Dateien
aus dem Quellverzeichnis. Trotzdem kann über das
Quellverzeichnis wieder auf die Datei zugegriffen werden,
denn das System erzeugt eine Dateikopie deren
Dateiname der Quelldatei entspricht, jedoch lediglich
eine Verlinkung auf das archivierte Dokument darstellt.

ERP-Reader - Parity

Der tf6 ERP-Reader ist ein JobServer-Modul zur
automatischen Archivierung von Belegen aus ERP-Systemen, die zusammen mit Index-Dateien, im XML-Dateiformat, in einem Ordner liegen. Die XML-Datei beinhaltet bei diesem Dateipärchen jeweils die vom ERPSystem übergebenen Werte zum Beleg und zur
Verschlagwortung im Archiv.


Umfassende und aufgabenbezogene Konfiguration
Das Konfigurationsmenü bietet zahlreiche
Einstellungsmöglichkeiten für den automatischen
Verarbeitungsprozess. Neben den Einstellungen zu den
Quellordnern, der Art der XML-Datei und ggf. der xPathOption (zur Mehrmandantenverarbeitung), können noch
weitere nützliche Einstellungen getroffen werden. So können Sie Regeln zur automatischen Ermittlung des
Dateinamens des Beleges festlegen, die Archiv- und eine
Mehrmandantenkonfiguration vornehmen und die
Verschlagwortungsregeln der Belege für die Archivierung
festlegen.


Automatische Verschmelzung mit Briefpapiervorlage
Überdies können Sie mit dem tf6 ERP-Reader die zu
archivierenden Belege automatisch mit Ihrer individuellen
Briefpapiervorlage verschmelzen lassen. 

VersionControl

Immer die aktuellen Belege im Archiv
tf6 VersionControl überwacht automatisiert die
vorhandenen Belegversionen im Archiv. Bei Erkennung einer
neuen Version eines bereits vorhandenen Beleges, wird die
neue Version nach vordefinierten Regeln versioniert und die
alten Versionen ggf. ausgeblendet.


tf6 VersionControl eignet sich ideal zur belegartabhängigen Steuerung der Versionierung. So kann bei Angeboten die Versionierung derart eingestellt werden, dass
alle Angebotsversionen sichtbar sind, aber nur der letzte
Druck gültig ist. Bei anderen Drucken, z. B. Rechnungen, soll
nur die letzte Version sichtbar sein.

UGL-Modul

Von UGL zum PDF-Proformat
Das tf6 UGL-Modul liest UGL-Dateien in einem
angegebenen Verzeichnis aus und wandelt diese in ein PDFFormat um. Danach werden die erzeugten PDF-Dateien in einem Verzeichnis abgelegt und stehen zur Archivierung
bereit. Anschließend kann der tf6 FileReader die Dateien
automatisch für Sie archivieren und verschlagworten.

ArchivExport

Vom Archiv in eine Datei
Dieses tf6 JobServer-Modul sucht anhand von festgelegten
Kriterien Dokumente im Archiv und schreibt das Ergebnis als
XML-Datei in ein angegebenes Verzeichnis. Optional wird
auch ein PDF-Dokument mitgeliefert. Anschließend können
die Daten zum Beispiel an ein ERP-System übergeben
werden.

GroupWare Connector (GWC)

Modernes E-Mail-Management
Der tf6 GWC wertet eingehende E-Mails automatisch aus.
Er ordnet sie einzelnen Geschäftsprozessen zu, verteilt
und archiviert die E-Mails transparent und sicher.

Automatische Auswertung und Ablage
Für die automatische Verarbeitung haben Sie umfangreiche
Einstellungsmöglichkeiten. Legen Sie die zu verarbeitenden
E-Mail-Konten fest, hinterlegen Sie sichere und blockierte
Absenderadressen, definieren Sie Filtereinstellungen, Ablageoptionen und Kategorisierungen. Der tf6 GWC unterscheidet automatisch und verteilt sicher, ganz nach Ihren Vorgaben, egal ob es sich um persönliche oder geschäftsprozessbezogene E-Mails handelt. Für das automatische Zusammenführen von Dokumenten in digitalen Akten, verwendet der
tf6 GWC die Daten aus Ihrem ERP-System. So bleiben
Geschäftsprozesse und automatische Datenströme in
Bewegung.

Aus Outlook mit einem Klick von der E-Mail ins Archiv
Durch den Einsatz eines individuell konfigurierbaren
E-Mail-Headers in Outlook, der eingehenden E-Mails
automatisch hinzugefügt wird, erhalten Sie alle relevanten
Archivlinks auf einen Blick. Mit einem Mausklick können Sie
in Outlook bequem zu allen vorgangsbezogenen E-Mails
und deren Anhängen im Archiv wechseln. Das optimiert Ihr
E-Mail-Management und entlastet Ihre Postfächer.

PreSelect

tf6 PreSelect untersucht bereits archivierte Belege,
welche noch keinem Projekt oder Geschäftspartner
zugeordnet wurden, weist sie automatisch anhand von
ERP-Daten dem richtigen Vorgang oder Geschäftspartner
zu und ergänzt die Verschlagwortung im Archiv.


Selbständiges lesen und organisieren
Das tf6 JobServer-Modul PreSelect vergleicht die Textinhalte aus den bereits archivierten Belegen oder E-Mails Wort für Wort, ob sie mit Schlüsselbegriffen aus den ERP-Daten oder mit vordefinierten Datentabellen übereinstimmen. Ergeben sich Treffer, entscheidet tf6 PreSelect automatisch auf Basis von Regeln, wie die Archivsuchbegriffe dieses Beleges ergänzt oder verändert werden
sollen und welchem Geschäftspartner oder Projekt das
Dokument zugeordnet werden soll.

Schnelleres Arbeiten durch automatische Zuordnung
So können bereits archivierte Belege automatisch
Kostenträgern und Projekten zugeordnet werden und
unstrukturiertes Beleggut, wie E-Mails, werden
automatisch klassifiziert. Der automatische Abgleich mit
den Daten des ERP-Systems und die automatische
Ergänzung der Belegdaten im Archiv ermöglichen eine
automatische Reaktion auf laufende Vorgänge und
verbessert die Datenqualität erheblich.

StampService

Digitaler automatischer Stempeldienst
Mit dem tf6 StampService-Modul können bereits
archivierte Belege automatisch um Zustands- oder
Klassifizierungsstempel ergänzt werden. Gleichzeitig,
neben den visuellen, digitalen Stempeln, werden
Verschlagwortung und Belegzustand im Archiv
aktualisiert.


Individuelles Aussehen, exakte Regeln
Die Stempelvorlagen und somit die möglichen
Belegzustände werden in der Archiv-Administration
angelegt und definiert. Position der Stempel und die
Regeln für die Verschlagwortung werden hingegen in der
tf6 Administration verwaltet. Für jeden Einsatz des tf6
StampService können diese Vorgaben angepasst werden.

SD-Sync

Das tf6 SD-Sync Modul holt Daten aus ERP-Systemen
und stellt diese für DMS-Prozesse bereit.

Abholung und Bereitstellung von Daten
Durch die Herstellung einer Datenbankverbindung
(ODBC) bietet dieses Modul eine Schnittstelle für die
Datenabholung an, weitgehend unabhängig von Ihrem
eingesetzten Datenbankmanagementsystem. Mit Hilfe
dieser Verbindung werden ausgewählte Tabellen und
Spalten von Ihrer ERP-Datenbank auf eine ZielDatenbank kopiert. Optional lassen sich auch Datentypen
ändern und zusätzliche Spalten anlegen. Die
Aktualisierung der Daten ist daher jederzeit möglich.

PhotoGallery

Bildersammlungen automatisch als PDF-Datei
Das Modul tf6 PhotoGallery erstellt aus Bilddateien in
einem Verzeichnis eine Fotogalerie als PDF-Datei und
speichert diese im festgelegten Verzeichnis ab. Das PDF
beinhaltet die Bilder im angegebenen Großformat. Optional
können ein Deckblatt mit Vortext und ein Inhaltsverzeichnis
mit Thumbnails, Dateinamen und Bildnummern hinzugefügt
werden.
Die Bildoriginale können ebenfalls an das Archiv übergeben
werden. Dazu werden die Fotos in ZIP-Dateien
zusammengefasst. Per Einstellung kann festgelegt werden,
wie groß eine ZIP-Datei maximal sein darf.
Beim Aufruf aus dem Archiv öffnet sich zunächst die PDFDatei, welche alle Bilder darstellt, aber nur ca. 1/20 der Datenmenge darstellt und erst beim Weiterblättern auf die
nächste Datei werden die Originale geladen. Das fördert den
Überblick und schont die Bandbreite.

Prevention Service

Der tf6 Prevention Service arbeitet im Sinne einer
Störungsprävention. Er überwacht die Arbeit Ihres tf6
JobServer-Systems kontinuierlich und erkennt Probleme
automatisch und frühzeitig.

Permanente Kontrolle
Durch die Überwachung und den Abgleich von Input und
Output aller Prozesse wird jederzeit ermittelt, wie viele
Belege in einem Job verarbeitet werden sollen, wie viele
tatsächlich verarbeitet wurden und wie viele nicht
verarbeitet werden konnten. Der tf6 Prevention Service
beobachtet zu jeder Zeit die Funktionalität aller JobServerProzesse und reagiert auf technische Systemmeldungen.
Weiterhin kontrolliert der tf6 Prevention Service die
Belege auch auf logische Zusammenhänge und kann
Beleglücken melden, z. B. wenn aus dem ERP-System
nicht alle Ausgangsrechnungen übergeben wurden.

Alle Infos auf einen Blick
Das Ergebnis der Überwachung bzw. der momentane
Störungszustand wird mit Hilfe von kundenindividuellen
Durchschnittswerten zu einem aussagekräftigen Störungsbild
zusammengesetzt und graphisch aufbereitet.
Durch ein einfaches Ampelsystem können Sie jederzeit und auf
einem Blick den Zustand Ihres Systems erkennen und auf
Probleme zielgerichtet und schnell reagieren.

Jederzeit aktuell und transparent
Den Zustand Ihres tf6 JobServers-Systems können Sie
rund um die Uhr über das TIC (topfact information
center) und über die tf6 Administration einsehen.
Überdies werden auch wir automatisch über Störungen
und kritische Zustände des JobServers informiert. So
werden Probleme schnell erkannt und können frühzeitig
behoben werden. Außerdem erhalten Sie hier Auskunft
über das gesamte geleistete Arbeitsvolumen.

Paperworks

Automatische Archivierung von Bildbelegen
Ihre digitalen Belege, egal ob selbst eingescannt oder bereits
digital erstellt, werden von tf6 Paperworks automatisch
abgeholt, ausgelesen, indexiert und archiviert. Hierzu werden
die Belege mittels Barcode- und OCR-Erkennung qualifiziert,
gegebenenfalls voneinander getrennt und anschließend
verschlagwortet an das Archivsystem übergeben.


tf6 Paperworks erkennt automatisch mehrseitige Belege
und deren Inhalte. Das Ergebnis sind geteilte Dateien im
PDF-Format die automatisch ans Archiv übergeben werden.
Ein Protokoll der Prozessergebnisse steht zur Überprüfung
automatisch zur Verfügung. So haben Sie jederzeit die volle
Kontrolle über alle Belege.

MailNotifier

Der tf6 MailNotifier führt eine Archivabfrage und
Gruppierung aufgrund eingestellter Kriterien durch. Er
bereitet die Abfrageergebnisse für den automatischen
E-Mail-Versand an die angegebenen Empfänger(-gruppen) vor.
Den E-Mail-Versand übernimmt anschließend die Funktion Mail Agent,
um einen blockweisen Versand zu festgelegten Zeiten zu ermöglichen.

Universell einsetzbar - variabel und automatisch
Der tf6 MailNotifier kann sowohl als automatisches
Benachrichtigungs- und Aufgabenverteilungssystem, als
auch für den Versand von Dokumenten aus dem Archiv
verwendet werden. Ausgangspunkt ist immer eine Archivabfrage die Belegbearbeitungszustände,
(über-)fällige Aufgaben und andere Status ermittelt. Das Ergebnis wird
anschließend für einen automatischen E-Mail-Versand
vorbereitet. Der E-Mail-Text, eine enthaltene Belegverlinkung zum Archiv
und automatische Anhänge können individuell eingestellt werden. Empfänger lassen sich aus den
Archiveinträgen oder per Konfiguration hinzufügen.

Automatischer und sicherer Versand
Ist die Abfrage durchgeführt und die E-Mails an die
Empfänger(-gruppen) vorbereitet, übernimmt die Funktion
Mail Agent den automatischen Versand der E-Mails. Im
Konfigurationsmenü wird zuvor die Verbindung zum
Postausgangsserver definiert.

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