Dokumentenmanagement und elektronische Signatur
Damit Unternehmen nicht nur zeitgemäß, sondern auch zukunftsträchtig arbeiten, ist eine Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse unumgänglich. Viele manuelle und behäbige Abläufe lassen sich mit einem digitalen Dokumentenmanagement optimieren. Es gilt, Aufgaben und Dokumente digital zu organisieren und Abläufe so weit wie möglich zu automatisieren. Eine integrierte Signatursoftware unterstützt dies und ermöglicht es, Dokumente rechtskräftig digital zu unterschrieben und Medienbrüche in den angeschlossenen Arbeitsschritten zu vermeiden. Dadurch werden manuelle Eingriffe weiter reduziert und die Arbeitsabläufe noch schlanker und effektiver.
Digitale Signaturen in Kunden- und Personalprozessen
Elektronische Signaturlösungen lassen sich in unterschiedlichen Kundenprozessen sinnvoll einsetzen, zum Beispiel bei Abnahmen, Freigaben und Auftragserteilungen. Auch bei Personalprozessen ist die Verwendung digitaler Signaturen sinnvoll, nämlich überall dort, wo schriftliche Zustimmungen erforderlich sind – zum Beispiel bei Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Der Vorteil der Integration in ein DMS ist, dass sich aus den elektronisch und verbindlich signierten Dokumenten gewisse Workflows direkt automatisiert ableiten lassen. Dokumente lassen sich beispielsweise interaktiv zur Signatur an Dritte weitergeben, der Versand an den Unterzeichnenden kann auch automatisiert durch das System erfolgen. Ebenso kann eine von einem Kunden oder einer Kundin unterschriebene Auftragserteilung vom System automatisch an die entsprechende Fachabteilung weitergeleitet werden, die angeschlossenen Prozesse werden unmittelbar angestoßen. Das DMS reagiert dabei selbstständig und setzt Workflows nach definierten Standards in Gang, wenn eine Signatur eingegangen ist.
Neues Level an Automatisierung, Transparenz und Geschwindigkeit
Elektronische Signaturlösungen, integriert in ein DMS, bieten zusätzliche Vorteile wie Automatisierung, Transparenz und Geschwindigkeit. Denn viele manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche fallen weg, sämtliche Prozesse, die von Unterschriften abhängen, lassen sich automatisieren und somit beschleunigen und nachhalten. Nur durch die Integration digitaler Lösungen in optimierte Abläufe können Unternehmen wertvolle Ressourcen einsparen und sich zukunftsfähig aufstellen.