Definition
Digitale Transformation bezeichnet die ganzheitliche Veränderung eines Unternehmens durch den Einsatz digitaler Technologien. Dabei werden nicht nur bestehende Prozesse digitalisiert, sondern auch Arbeitsweisen, Strukturen und Geschäftsmodelle hinterfragt und weiterentwickelt. Technologie, Organisation und Mitarbeiter werden dabei gemeinsam betrachtet, da digitale Veränderungen sowohl technische als auch organisatorische Anpassungen erfordern. Im Gegensatz zur reinen Digitalisierung einzelner Abläufe ist die digitale Transformation kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Veränderungsprozess, bei dem Unternehmen ihre Arbeitsweise an neue technische Möglichkeiten und Anforderungen anpassen.
Einordnung / Relevanz
Digitale Transformation ist relevant, weil sich technische Möglichkeiten, Märkte und Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern laufend verändern. Unternehmen müssen daher ihre bestehenden Strukturen regelmäßig überprüfen und an neue Bedingungen anpassen, um langfristig wettbewerbsfähig und handlungsfähig zu bleiben.
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet die digitale Transformation dabei besondere Chancen. Ihre Geschäftsprozesse sind häufig über Jahre hinweg gewachsen und wurden an die jeweilige Unternehmensgröße und Arbeitsweise angepasst. Was in einem kleinen Betrieb gut funktioniert, kann mit zunehmender Mitarbeiterzahl, steigenden Auftragsvolumen und komplexeren Abläufen jedoch zu einem hohen organisatorischen Aufwand führen. Digitale Technologien können dabei helfen, gewachsene Prozesse weiterzuentwickeln, Informationen besser verfügbar zu machen und Abläufe an das Wachstum des Unternehmens anzupassen. Gerade für KMU kann die digitale Transformation deshalb ein wichtiger Schritt sein, um bestehende Strukturen zukunftsfähig weiterzuentwickeln.
Problem / Herausforderung
Ohne digitale Transformation bleiben Geschäftsprozesse häufig veraltet und manuell geprägt. Informationen werden möglicherweise mehrfach erfasst, Dokumente zwischen verschiedenen Personen weitergegeben und Arbeitsschritte aufeinander abgestimmt, die sich digital einfacher strukturieren ließen. Dadurch können Zeit- und Verwaltungsaufwand steigen.
Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Systemen erschweren zusätzlich die Zusammenarbeit und können dazu führen, dass Informationen nicht zentral verfügbar oder aktuelle Dokumentenversionen schwer auffindbar sind. Mit zunehmender Unternehmensgröße verstärken sich diese Herausforderungen, da mehr Personen, Aufgaben und Informationen koordiniert werden müssen. Fehlen geeignete digitale Strukturen, kann die Anpassungsfähigkeit an Veränderungen sinken und der Betrieb gegenüber digital besser aufgestellten Wettbewerbern ins Hintertreffen geraten. Besonders deutlich zeigt sich dies beispielsweise im Handwerk, wenn Aufträge, Dokumente und Informationen weiterhin überwiegend auf Papier oder über voneinander getrennte Systeme abgewickelt werden.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Die Umsetzung beginnt meist mit einer Analyse des aktuellen digitalen Reifegrads sowie bestehender Prozesse und Schwachstellen. Darauf aufbauend werden Ziele und Anforderungen festgelegt. Eine strukturierte Prozessanalyse hilft dem Unternehmen dabei, gemeinsam mit einer Beratung die richtigen Prioritäten zu setzen. Aus diesen Erkenntnissen entsteht häufig eine Digitalisierungsroadmap, die dem Unternehmen zeigt, welche Schritte sich am meisten lohnen. Passende Technologien und Anwendungen werden ausgewählt, Prozesse schrittweise digitalisiert und automatisiert. Wer im Betrieb den Workflow digitalisieren möchte, spricht das in der Beratung frühzeitig an, um passende Automatisierungsschritte festzulegen. Mitarbeiter werden in die Veränderungen einbezogen, und Ergebnisse werden regelmäßig geprüft und weiterentwickelt.
Anwendung im Alltag
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb bearbeitete Aufträge bisher papierbasiert. Künftig wurden Aufträge digital erfasst und Dokumente zentral gespeichert, sodass alle Mitarbeiter jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen konnten. Aufgaben wurden über digitale Workflows weitergegeben, Dokumente digital geprüft und unterschrieben. Der Bearbeitungsstatus war für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar. Für diesen Handwerksbetrieb bedeutete die digitale Transformation weniger Papier, kürzere Bearbeitungszeiten und deutlich mehr Transparenz im gesamten Ablauf.
Bezug zu topfact
topfact unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Prozesse und begleitet sie von der ersten Analyse bis zur praktischen Umsetzung. Wer sich zu den Möglichkeiten beraten lassen möchte, findet weiterführende Informationen und Kontaktmöglichkeiten unter: Kontakt
Relevante Themenbereiche
Der Begriff "Digitale Transformation" ist für folgende Themenbereiche relevant: