Definition
Indexdaten sind die strukturierten Angaben, mit denen ein Dokument in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) eindeutig beschrieben und wiedergefunden wird. Dazu zählen Attribute wie Belegnummer, Datum oder Kundenname. Diese Angaben fassen die wichtigsten Eigenschaften eines Dokuments zusammen und gelten als eine Art von Metadaten, also als Sammlung von Eigenschaften einer Datei. Auf dieser Grundlage kann ein System Dokumente sicher zuordnen sowie beim Suchen und Filtern unterstützen.
Einordnung / Relevanz
Für Unternehmen sind Indexdaten relevant, weil sie die Suche nach Dokumenten spürbar beschleunigen und Zeit sparen. Gleichzeitig helfen sie, rechtliche Vorgaben einzuhalten, und bilden die Grundlage für automatisierte Abläufe sowie eine höhere Datensicherheit. Fehler in Geschäftsprozessen lassen sich dadurch deutlich reduzieren. Die Prozessoptimierung setzt dabei häufig bereits im Dokumentenmanagement an, weil dort die spätere Struktur entsteht. Wer seinen Workflow digitalisieren möchte, klärt in der Beratung meist zuerst, welche Indexfelder ein Dokument mitbringen muss.
Problem / Herausforderung
Ohne gepflegte Indexdaten wird die Ablage schnell unübersichtlich, und wichtige Dokumente sind kaum wiederzufinden. Das kostet Zeit und senkt die Produktivität im gesamten Betrieb. Zugleich steigt das Risiko für Fehler in Geschäftsprozessen, etwa wenn Belege falsch zugeordnet werden. Häufig fehlt zudem eine einheitliche Struktur, nach der Dokumente abgelegt werden. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) lassen sich deshalb früh beraten, bevor sie ihre digitalen Prozesse neu ordnen.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Technisch beruhen Indexdaten auf festgelegten Feldern, die bei der Ablage eines Dokuments ausgefüllt werden, etwa als Pflichtfelder für Belegnummer oder Datum. Auf dieser Basis lässt sich eine Suche mit gezielten Filterfunktionen aufbauen, die Dokumente deutlich schneller findet als eine reine Volltextsuche. Ist die Struktur einmal festgelegt, wendet das System sie automatisch auf neue Dokumente an. Bevor ein DMS im Betrieb eingeführt wird, lohnt sich deshalb eine Beratung zu den benötigten Indexfeldern und deren Struktur. Gerade für den Mittelstand zahlt sich eine solche Prozessoptimierung aus, weil sie Fehlerquellen in der Ablage von Anfang an reduziert.
Anwendung im Alltag
Ein Handwerksbetrieb erhält täglich zahlreiche Rechnungen und Lieferscheine von unterschiedlichen Lieferanten. Ohne einheitliche Indexdaten landen diese Dokumente unsortiert in einem Ordner, und die Buchhaltung sucht bei jeder Rechnungsprüfung erneut nach dem passenden Beleg. Werden beim Einscannen Indexdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer und Datum erfasst, lässt sich jedes Dokument über die Suche in Sekunden wiederfinden. Der Betrieb spart dadurch Zeit in der Buchhaltung und reduziert Fehler bei der Rechnungsfreigabe.
Bezug zu topfact
topfact bietet mit topfact6 MyWork eine Umsetzung, bei der Indexdaten direkt bei Dokumenten hinterlegt werden können. Mehr dazu unter Mobile Dokumente. So lassen sich Belege auch unterwegs strukturiert erfassen und später wiederfinden.
Relevante Themenbereiche
Das Thema "Indexdaten" ist für folgende Themenbereiche relevant: