Definition
Eine Prozessanalyse ist die systematische Untersuchung bestehender Geschäftsprozesse. Dabei werden einzelne Abläufe betrachtet, um Schwachstellen, Fehlerquellen und unnötige Arbeitsschritte zu erkennen. Gleichzeitig lassen sich Optimierungspotenziale hinsichtlich Zeit, Kosten und eingesetzter Ressourcen identifizieren. Damit bildet die Prozessanalyse eine wichtige Grundlage für die Prozessoptimierung im Mittelstand und in Unternehmen jeder Größe.
Einordnung / Relevanz
Prozessanalysen helfen Unternehmen dabei, Abläufe effizienter zu gestalten und Ressourcen gezielter einzusetzen. Durch klar strukturierte und standardisierte Prozesse lassen sich Fehler vermeiden sowie Zeit- und Kostenaufwand reduzieren. Schnellere Abläufe und eine bessere Servicequalität stärken zudem die Wettbewerbsfähigkeit.
Auch bei der Digitalisierung spielen Prozessanalysen eine wichtige Rolle. Sie zeigen, an welchen Stellen Medienbrüche oder manuelle Tätigkeiten bestehen und wo sich Abläufe digitalisieren oder automatisieren lassen. In einer Beratung zur Digitalisierung von Unternehmen, etwa im Vorfeld einer geförderten Maßnahme, ist die Betrachtung bestehender Prozesse deshalb ein sinnvoller Ausgangspunkt.
Problem / Herausforderung
Ohne regelmäßige Prozessanalysen bleiben Fehler und Schwachstellen im Arbeitsalltag häufig unbemerkt. Unklare oder ineffiziente Abläufe verursachen zusätzlichen Zeit-, Kosten- und Ressourcenaufwand. Besonders problematisch sind Medienbrüche und doppelte Dateneingaben, bei denen Informationen mehrfach oder manuell übertragen werden müssen.
Eine Beratung zur Prozessanalyse im Unternehmen kann helfen, solche Schwachstellen sichtbar zu machen und Ansatzpunkte für Verbesserungen zu erkennen.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Bei einer Prozessanalyse wird zunächst ein konkreter Prozess ausgewählt. Anschließend wird jeder einzelne Arbeitsschritt daraufhin geprüft, ob er schneller, günstiger oder einfacher durchgeführt werden kann. Verbesserungswürdige Schritte und erkannte Schwachstellen werden dokumentiert und zur Optimierung an die zuständigen Personen übergeben.
Die Lösungsansätze reichen von der Vereinfachung und Standardisierung von Abläufen bis hin zur Digitalisierung und Automatisierung. Aus den Ergebnissen lässt sich eine Digitalisierungsroadmap für das Unternehmen ableiten, die festlegt, welche Prozesse in welcher Reihenfolge umgestellt werden.
Anwendung im Alltag
Ein typisches Beispiel ist die Bearbeitung einer Eingangsrechnung. Die Rechnung kommt per Post oder E-Mail, anschließend erfasst eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Daten manuell im System, druckt die Rechnung aus und leitet sie weiter. Dadurch entstehen Zeitaufwand, ein Medienbruch und zusätzliches Fehlerpotenzial.
Eine Prozessanalyse macht solche unnötigen Schritte sichtbar. Im optimierten Ablauf wird die Rechnung digital erfasst und weitergeleitet. Daten müssen nur einmal eingegeben werden, Prüfung und Freigabe erfolgen automatisiert. So lassen sich Zeitaufwand, Kosten und Fehler reduzieren.
Bezug zu topfact
Für die Umsetzung optimierter Prozesse ist das Dokumentenmanagement mit topfact6 MyWork sowie Workflow- und Aufgabenmanagement relevant. Die Lösung unterstützt bei der Einführung eines DMS, bei der Digitalisierung von Workflows und bei der Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement.
Relevante Themenbereiche
Das Thema "Prozessanalyse" ist für folgende Themenbereiche relevant: