Definition
Prozessautomatisierung bezeichnet das automatische Ausführen von Arbeitsabläufen mithilfe von Software oder anderen Technologien. Wiederkehrende Aufgaben werden dabei ohne oder mit nur geringem manuellen Aufwand erledigt. Ziel ist es, Zeit und Kosten zu sparen, Fehler zu reduzieren und Prozesse zu beschleunigen. Damit ist sie ein wichtiger Bestandteil der Prozessoptimierung für den Mittelstand.
Einordnung / Relevanz
Für kleine und mittlere Unternehmen kann Prozessautomatisierung Zeit, Kosten und Ressourcen sparen. Werden manuelle Tätigkeiten reduziert, können sich Mitarbeiter stärker auf andere Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig tragen automatisierte Abläufe dazu bei, Fehler bei Eingaben oder Übertragungen zu vermeiden und eine gleichbleibende Qualität zu sichern.
Effizientere Abläufe stärken zudem die Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen reagieren schneller auf Veränderungen und bearbeiten wiederkehrende Aufgaben strukturierter.
Problem / Herausforderung
Ohne Prozessautomatisierung entstehen häufig unnötige manuelle Arbeitsschritte. Wiederkehrende und repetitive Aufgaben binden Zeit und können zu hohen Prozesskosten führen. Menschliche Eingabe- und Übertragungsfehler erhöhen zusätzlich die Fehleranfälligkeit.
Sind Abläufe nicht effizient gestaltet, kann dies die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen. Gerade bei vielen wiederkehrenden Vorgängen lohnt sich eine Beratung zur Digitalisierung von Workflows.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Eine Prozessautomatisierung beginnt mit der Analyse des bestehenden Ablaufs. Anschließend wird festgelegt, welche Schritte automatisiert werden können. Digitale Workflows leiten Aufgaben automatisch weiter, während die Software wiederkehrende Tätigkeiten übernimmt.
Eine zentrale Datenverwaltung sorgt dafür, dass relevante Informationen an einem Ort verfügbar sind. Nach der Umsetzung wird die Automatisierung getestet und bei Bedarf nachgebessert. Eine Beratung zur Prozessanalyse in Unternehmen hilft dabei, bestehende Abläufe systematisch zu betrachten.
Anwendung im Alltag
Ein mittelständischer Handwerksbetrieb erhält täglich viele Kundenanfragen über die Website. Die Anfragen werden automatisch in das System übernommen. Anschließend schlägt das System freie Termine vor und versendet eine Terminbestätigung an den Kunden. Die zugehörigen Informationen werden digital gespeichert.
So lassen sich mehrere manuelle Arbeitsschritte einsparen und Vorgänge nachvollziehbar dokumentieren — ein typisches Beispiel dafür, wie digitale Prozesse im Handwerk konkret aussehen.
Bezug zu topfact
Um solche digitalen Abläufe zentral zu bearbeiten und nachzuverfolgen, kann MyWork von topfact eingesetzt werden. Die Arbeitsoberfläche innerhalb von topfact6 bündelt Dokumente, Vorgänge, Aufgaben und digitale Prozesse an einem zentralen Ort.
Ein weiterer Anwendungsbereich ist die automatische E-Mail-Archivierung. Eine geordnete, nachvollziehbare und dauerhaft lesbare Archivierung geschäfts- und steuerrechtlich relevanter E-Mails und Dokumente ist für Unternehmen besonders wichtig, da entsprechende Aufbewahrungspflichten unter anderem in § 147 AO und § 257 HGB gesetzlich vorgeschrieben sind.
Mehr zur automatischen E-Mail-Archivierung erfahren Sie auf unserer Lösungsseite Automatische E-Mail-Archivierung
Relevante Themenbereiche
Der Begriff "Prozessautomatisierung" ist für folgende Themenbereiche relevant: