Definition
Der QuickIndex bezeichnet eine zentrale Bearbeitungsoberfläche für Dokumente, in der Indexdaten, Anzeige- und Bearbeitungsfunktionen sowie Verknüpfungen zu anderen Dokumenten gebündelt sind. Anwender sehen das Dokument, pflegen die zugehörigen Indexdaten und nutzen Werkzeuge wie Stempel, Kommentare oder Markierungen, ohne die Ansicht wechseln zu müssen. Diese Oberfläche ist häufig Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), das Dokumente strukturiert erfasst, verwaltet und auffindbar macht. Wer die Einführung eines DMS plant, lässt sich in der Regel vorab beraten, welche Funktionen für die tägliche Arbeit sinnvoll sind. Auch die Prozessoptimierung wirkt sich auf das Dokumentenmanagement aus, weil eine zentrale Bearbeitungsoberfläche Abläufe sichtbar macht und vereinfacht.
Einordnung / Relevanz
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist eine effiziente Dokumentenbearbeitung ein wichtiger Faktor, weil Zeit und Personal oft knapp bemessen sind. Je mehr Dokumente täglich bearbeitet werden, desto stärker wirkt sich eine gebündelte Oberfläche auf die Produktivität aus. Wer den Workflow im Unternehmen digitalisieren will, sollte sich vorab beraten lassen, welche Bearbeitungsschritte sich sinnvoll zusammenführen lassen. Eine zentrale Arbeitsfläche wie der QuickIndex reduziert Umwege und macht die Bearbeitung großer Dokumentenmengen handhabbar.
Problem / Herausforderung
Ohne eine zentrale Bearbeitungsoberfläche entsteht bei der Dokumentenverarbeitung ein hoher Aufwand. Mitarbeitende müssen zwischen verschiedenen Ansichten wechseln, um ein Dokument anzuzeigen, Indexdaten zu pflegen oder Bearbeitungswerkzeuge zu nutzen. Dieser ständige Wechsel kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit, insbesondere wenn viele Dokumente in kurzer Zeit bearbeitet werden müssen. Fehlen gebündelte Funktionen, wird die Dokumentenverarbeitung insgesamt aufwendiger und unübersichtlicher.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Der QuickIndex führt Dokument, Indexdaten und Bearbeitungswerkzeuge in einer einzigen Oberfläche zusammen. Stempel, Kommentare, Zeichnungen und Markierungen lassen sich direkt am Dokument anbringen, ohne die Ansicht zu verlassen. Gleichzeitig stehen Navigationsfunktionen zur Verfügung, mit denen sich zwischen Dokumenten und verknüpften Inhalten bewegen lässt. Dadurch sind die wichtigsten Informationen und Werkzeuge an einem Ort gebündelt.
Anwendung im Alltag
Ein Beispiel aus einem mittelständischen Handwerksbetrieb verdeutlicht den Nutzen: Eingehende Lieferantenrechnungen werden gescannt und müssen mit Auftragsnummer, Kostenstelle und Lieferant versehen werden. Ohne zentrale Oberfläche wechselt die Buchhaltung zwischen Dokumentenansicht und separater Eingabemaske für die Indexdaten. Mit dem QuickIndex werden Rechnung und Indexfelder gleichzeitig angezeigt, sodass die Daten direkt am Dokument erfasst werden. Auffälligkeiten lassen sich zudem sofort mit einem Kommentar markieren. Das verkürzt die Bearbeitungszeit pro Beleg und reduziert Rückfragen.
Bezug zu topfact
Der QuickIndex ist eine Funktion von topfact und dort Bestandteil von topfact6 MyWork, wo Dokumentenbearbeitung und Indexierung direkt zusammengeführt werden. Mehr dazu unter Lösungen von topfact. Die Integration in die laufende Dokumentenverarbeitung ermöglicht es, Bearbeitungsschritte ohne Wechsel der Anwendung durchzuführen.
Relevante Themenbereiche
Das Thema "QuickIndex" ist für folgende Themenbereiche relevant: