Ohne Archivierung kein Erfolg
E-Mails sind in Unternehmen zentrale Kommunikationsmittel. Sie begleiten fast jeden geschäftlichen Prozess – von der Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung – und enthalten oft wichtige rechtliche sowie steuerliche Informationen. Deshalb müssen Unternehmen diese Nachrichten systematisch und sicher archivieren.
Die rechtlichen Vorgaben in Deutschland, vor allem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), schreiben vor, dass E-Mails nachvollziehbar, unveränderbar und zugriffsicher gespeichert werden. So wird sichergestellt, dass geschäftliche Abläufe transparent bleiben und Prüfungen problemlos möglich sind.
Mit einer intelligenten Archivierungslösung können Unternehmen ihre Compliance-Anforderungen erfüllen und gleichzeitig den administrativen Aufwand reduzieren – so bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft.
Auch Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen sind von der Archivierungspflicht betroffen – eine Ausnahme besteht nur für Freiberufler und Kleingewerbetreibende.
Die Archivierung geschäftlicher E-Mails in Deutschland ist gesetzlich vorgeschrieben. Wesentliche Vorschriften ergeben sich aus:
- den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern etc.),
- der Abgabenordnung (AO),
- dem Handelsgesetzbuch (HGB),
- dem Umsatzsteuergesetz (UStG)
- sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Diese Regelungen verlangen unter anderem:
- die Archivierung aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails,
- die Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten,
- Vollständigkeit inklusive aller Anhänge und Metadaten,
- maschinelle Auswertbarkeit im Prüfungsfall,
- Zugriffsregelungen sowie eine nachvollziehbare Protokollierung und Verfahrensdokumentation.
Rechtliche Vorschriften
Was muss archiviert werden - und wie lange?
Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig. Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Format
| Aufbewahrungsfrist | Archivierungspflichtig |
|---|---|
| 6 Jahre | Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Widerrufsschreiben) |
| 8 Jahre | Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) |
| 10 Jahre | Steuerlich relevante E-Mails (z. B. Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare) |
Die Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mails empfangen oder versendet wurden.
Nicht archivierungspflichtig sind beispielsweise:
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Hinweis:
E-Mails, die nur als Transportmittel für steuerrelevante Anhänge (z. B. Rechnung) dienen und keine weiteren Inhalte enthalten, müssen nicht zwingend archiviert werden – es reicht dann, wenn die Anhänge archiviert werden. Enthält die E-Mail ergänzende Informationen zum Anhang, ist auch sie zu archivieren.
Risiken und Folgen
Die Archivierung geschäftlicher E-Mails in Deutschland ist gesetzlich vorgeschrieben. Wesentliche Vorschriften ergeben sich aus:
- Im Archivierungsprozess:
|
Verstoß / Problem |
Risiko |
Konsequenzen |
| Keine Archivierung steuerrelevanter E-Mails | Fehlende Nachweise bei Prüfung |
|
| Veränderbare E-Mails (keine Revisionssicherheit) | Manipulationsverdacht |
|
| Fehlende Anhänge oder Metadaten | Unvollständige Datenlage |
|
| Archivierung im Outlook-Postfach oder lokal | Kein Zugriffsschutz, fehlende Nachvollziehbarkeit |
|
| Keine Suchfunktion / Verschlagwortung im Archivsystem | Schlechte Auffindbarkeit |
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- Technische Sicherheit:
| Verstoß / Problem | Risiko | Konsequenzen |
| DSGVO-Verstöße (z.B. keine Löschung) | Datenschutzverletzung |
|
| Nutzung unsicherer Cloud-Dienste | Datenverlust, Kontrollverlust |
|
| Manuelle Archivierung durch Mitarbeitende | Fehleranfälligkeit |
|
- Organisation & Mitarbeitende:
| Verstoß / Problem | Risiko | Konsequenzen |
| Fehlende Schulung / Sensibilisierung | Fehlverhalten |
|
| Keine Verfahrensdokumentation | Unklare Abläufe |
|
| Keine Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Mails | Datenschutzproblem |
|
Technische Umsetzung
Outlook-Ordner oder lokale Backups sind für eine revisionssichere Archivierung nicht ausreichend. Für eine rechtskonforme Ablage sind zertifizierte Archivierungssysteme erforderlich, die:
- E-Mails automatisch und unveränderbar speichern,
→ Veränderung oder Löschung durch den Benutzer ausgeschlossen - Zugriffsrechte sicher steuern,
→ Zugriff nur berechtigten Personen gewähren - Leistungsfähige Such- und Filterfunktionen
→ Einzelne Wörter bis hin zur Volltextsuche - Die Anforderungen der DSGVO erfüllen
→ Schutz personenbezogener Daten durch rechtssichere Archivierung und transparente Datenverarbeitung
Ein Backup unterscheidet sich von der Archivierung grundlegend: Backup dient kurzfristig der Wiederherstellung verlorener Daten, Archivierung der langfristigen Dokumentation und Nachweisführung. Archivierungssysteme müssen Manipulationsschutz bieten, Volltextsuche ermöglichen und die E-Mails einem Geschäftsvorfall eindeutig zuordnen können.
topfact Archiv für rechtskonforme E-Mail-Archivierung
Mit topfact archivieren Unternehmen ihre E-Mails nicht nur gesetzeskonform – sie schaffen gleichzeitig mehr Effizienz und Transparenz im Projektalltag
Ihre Vorteile mit topfact:
Unser topfact Archiv wird regelmäßig nach IDW PS 880 zertifiziert, zuletzt im Juni 2025. Das ist gleichzeitig der Standard für Ordnungsmäßigkeit in IT-gestützten Buchführungssystemen.
E-Mails werden ohne manuellen Aufwand anhand von Projekt- oder Kundennummern, Absenderadresse und weiteren Kopfdaten automatisch zugeordnet und sicher abgelegt.
Jeder Mitarbeitende sieht sofort: Wer hat was wann mitgeteilt?
Private E-Mails können durch Regeln oder Mitarbeitereinstellungen vom Zugriff ausgeschlossen werden.
Auch Jahre später sind E-Mails über Suchbegriffe, Projekte oder Schlagworte sekundenschnell auffindbar.
E-Mails lassen sich direkt in Workflows oder Aufgaben überführen – kein mühsames Kopieren und Einfügen mehr.
topfact integriert sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft und sorgt so für eine effiziente, sichere und rechtskonforme Archivierung.
Best Practices & Durchführungsempfehlungen für Unternehmen
- Archivierung Automatisieren
Manuelle Ablage ist fehleranfällig und uneinheitlich - topfact übernimmt die Archivierung vollständig automatisiert und reduziert so Risiken. - Geschäftskontext automatisch erkennen
Kunde, Projekt und Zugriffsgruppe werden automatisch erkannt und zugeordnet – bei Bedarf ist eine manuelle Anpassung jederzeit möglich. Das schafft Ordnung und Nachvollziehbarkeit. - Aufgabenzuweisung direkt aus E-Mails heraus
Die Archivierung kann nahtlos mit Aufgabenmanagement verknüpft werden: E-Mails lassen sich direkt in Workflows überführen – ohne doppelten Aufwand. - Sichtungsabläufe integrieren
Optional lassen sich E-Mails vor der Archivierung einer Sichtung unterziehen, z. B. durch die Teamassistenz – für mehr Qualität und Kontrolle im Prozess. - Private Nutzung untersagen
Das Unternehmen sollte die private Nutzung der Geschäftsemail-Adressen untersagen. Eine schriftliche Gegenzeichnung durch die Mitarbeitenden ist hierbei zwingend zu empfehlen. - Technische Abläufe dokumentieren
Der Archivierungsprozess sowie sein organisatorischer und technischer Wirkungsbereich sollten in die Verfahrensbeschreibung aufgenommen und regelmäßig aktualisiert werden. - Regelmäßige Wirksamkeitskontrolle durchführen
Die eingesetzte Lösung und deren Effektivität sollten in festgelegten Intervallen geprüft und dokumentiert werden – zur Sicherstellung der Compliance und Funktionsfähigkeit.
- Archivierung Automatisieren
Manuelle Ablage ist fehleranfällig und uneinheitlich - topfact übernimmt die Archivierung vollständig automatisiert und reduziert so Risiken. - Geschäftskontext automatisch erkennen
Kunde, Projekt und Zugriffsgruppe werden automatisch erkannt und zugeordnet – bei Bedarf ist eine manuelle Anpassung jederzeit möglich. Das schafft Ordnung und Nachvollziehbarkeit. - Aufgabenzuweisung direkt aus E-Mails heraus
Die Archivierung kann nahtlos mit Aufgabenmanagement verknüpft werden: E-Mails lassen sich direkt in Workflows überführen – ohne doppelten Aufwand. - Sichtungsabläufe integrieren
Optional lassen sich E-Mails vor der Archivierung einer Sichtung unterziehen, z. B. durch die Teamassistenz – für mehr Qualität und Kontrolle im Prozess. - Private Nutzung untersagen
Das Unternehmen sollte die private Nutzung der Geschäftsemail-Adressen untersagen. Eine schriftliche Gegenzeichnung durch die Mitarbeitenden ist hierbei zwingend zu empfehlen. - Technische Abläufe dokumentieren
Der Archivierungsprozess sowie sein organisatorischer und technischer Wirkungsbereich sollten in die Verfahrensbeschreibung aufgenommen und regelmäßig aktualisiert werden. - Regelmäßige Wirksamkeitskontrolle durchführen
Die eingesetzte Lösung und deren Effektivität sollten in festgelegten Intervallen geprüft und dokumentiert werden – zur Sicherstellung der Compliance und Funktionsfähigkeit.
Fazit: Rechtssicher, automatisiert und praxisorientiert
Digitale Archivierung von Geschäftsmails ist keine freiwillige Kür, sondern eine gesetzliche Pflicht. Wer die Vorgaben nicht erfüllt, riskiert rechtliche und finanzielle Konsequenzen. Doch die Archivierung bietet mehr als Compliance: Sie schafft einen gemeinsamen Datenpool mit Transparenz, sichert Nachvollziehbarkeit und erleichtert Prüfungen sowie interne Abläufe erheblich.
Mit den topfact Schnittstellen zu Exchange, M365 und weiteren Systemen archivieren Sie automatisiert und revisionssicher – ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team. So haben Sie jederzeit schnellen Zugriff auf wichtige Korrespondenz, verbessern die Zusammenarbeit und legen die Grundlage für eine effiziente, sichere und rechtskonforme digitale Kommunikation.