Revolution des Büroalltags - mit effizientem Dokumentenmanagement
Rechtssichere Unterschriften -
in Ihren Abläufen digital verfügbar
Zustimmung besiegelt die Vereinbarung. Das kann auf vielfältige Art und Weise stattfinden: von E-Mails über mündliche Zustimmung, Unterschrift auf Papier bis hin zur digitalen Signatur.
Doch welche Vereinbarungen, Aufträge oder Verträge wurden wirklich unterzeichnet, wo steht die Unterschrift noch aus oder wurde das betreffende Dokument überhaupt zur Unterzeichnung versendet?
Den Fokus auf das Wesentliche
Rund um das Thema Signatur konzentriert sich die Wahrnehmung oft auf die Rechtssicherheit, selten auf die typischen Organisationshürden in den betrieblichen Abläufen:
Wer hat unterschrieben?
Im Nachhinein kann es anhand einer Unterschrift schwierig sein, den Unterzeichner auszumachen. Mit topfact können Sie diese Hürde umgehen. Name und Identifikation werden Ihnen immer in Klartext angezeigt.
Was genau wurde unterschrieben?
Im Laufe eines Vorgangs zu einer Unterschrift kann man leicht den Überblick verlieren, welche Version des Vertrages final unterschrieben wurde. Was wurde abschließend unterzeichnet und welche Anlagen gelten? Indem Sie stets die richtige Version mit sämtlichen benötigten Informationen aufrufen können, verhindern Sie Verwirrungen.
Wo ist das unterschriebene Dokument?
Statt in verschiedenen Verzeichnissen nach dem unterschriebenen Dokument zu suchen, finden Sie das signierte Dokument mit topfact ganz einfach. Auch alle anderen Dokumente des Vorgangs können Sie jederzeit aufrufen.
Souveräne Entscheidungen und effektive Abläufe
Mit topfact Signature verfügen Sie über effektive Abläufe zu den Stärkungen der internen Verfahrenssicherheit, durch Klarheit im Unterschriftsprozess und optimale Rechtssicherheit für Ihre Vereinbarungen, Aufträge und Verträge.
topfact Signature ergänzt sich optimal mit dem
topfact Vertragsmanagement zur Zuweisung von Fristen, Leistungen und verantwortlichen Personen.
Diese Spalte dient der Smartphone-Ansicht. Nicht löschen!
Zusammenarbeit von topfact und inSign
topfact arbeitet im Bereich der elektronischen Signatur mit dem Signatur-Experten inSign zusammen. Wird der Unterschriftenvorgang in MyWork ausgelöst, wird das Dokument automatisch an inSign übergeben. Nach erfolgter Unterschrift finden Sie es automatisch dort, wo es als nächstes gebraucht wird - nämlich im topfact-Vorgang. Dort können Sie mit dem signierten Dokument gleich weiter arbeiten.
Es ist möglich, mehrere Varianten der elektronischen Signatur in topfact-Workflows einzubauen. Welche der Möglichkeiten am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, finden wir vorzugsweise in einem persönlichen Gespräch heraus.
Organisieren Sie Ihre Freigabeprozesse ganz einfach und erhalten Sie mehr Sicherheit
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FAQ zur Digitalen Signatur
Warum sollte mein Unternehmen auf digitale Signaturen umsteigen?
Digitale Signaturen sparen nicht nur Zeit, sondern verbessern auch die Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit. Zeitersparnis entsteht vor allem dadurch, dass der Signaturprozess vollständig digital und automatisiert abläuft: Ein Dokument wird in topfact erstellt oder hochgeladen, dann direkt zur Unterschrift an die zuständigen Personen weitergeleitet – ganz ohne Ausdruck, Versand oder manuelle Nachverfolgung. Sobald das Dokument unterzeichnet ist, wird es automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet und die nächste Person im Prozess wird informiert, z. B. per E-Mail oder Aufgabenliste. So entfallen Rückfragen, Ablageprobleme und Medienbrüche – und Prozesse laufen reibungslos und nachvollziehbar durch.
Ist die digitale Signatur rechtlich anerkannt?
Ja. Die digitale Signatur in topfact wird über die etablierte Lösung inSign umgesetzt. Je nach Dokument und Anwendungsfall können einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen (QES) verwendet werden.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt zudem die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Der Signaturprozess in topfact ist so gestaltet, dass nur freigegebene Dokumente signiert werden können. Die Art der Signatur kann im Workflow passend zum Einsatzzweck festgelegt werden.
Woher weiß ich, wer ein Dokument unterschrieben hat?
Bei digitalen Signaturen mit topfact und inSign wird jeder Unterzeichner eindeutig identifiziert – der Name, die E-Mail-Adresse, das Signaturdatum und weitere Details wie IP-Adresse oder Geräteinformationen werden automatisch dokumentiert. Diese Informationen werden direkt mit dem unterschriebenen Dokument gespeichert. Die Zuordnung ist damit jederzeit eindeutig nachvollziehbar und transparent – im Gegensatz zur oft schwer lesbaren oder fehlinterpretierten handschriftlichen Unterschrift auf Papier.
Wie behalte ich den Überblick über den Status eines Dokuments?
topfact zeigt in Echtzeit an, ob ein Dokument noch offen, bereits versendet oder schon vollständig unterzeichnet ist. Sobald ein Unterschriftenprozess gestartet wurde, können Sie jederzeit nachvollziehen, bei wem das Dokument aktuell liegt, ob es bereits geöffnet oder unterschrieben wurde – und wer noch aussteht. Optional lassen sich automatische Erinnerungen aktivieren, wenn Unterschriften verzögert eingehen. Die Statusanzeige ist direkt im jeweiligen Vorgang sichtbar, sodass kein separater Abgleich oder manuelle Rückfragen nötig sind.
Wie kann ich sicherstellen, dass die richtige Version unterschrieben wurde?
Bevor ein Dokument zur Unterschrift freigegeben wird, muss es im topfact-Workflow explizit als final gekennzeichnet werden. Nur diese Version wird dann an inSign übergeben – alle vorherigen Entwürfe bleiben revisionssicher dokumentiert, aber unverändert. Nach der Unterschrift bleibt die exakte Version, inklusive aller gültigen Anlagen, im Vorgang erhalten. So ist sichergestellt, dass tatsächlich genau die abgestimmte Fassung unterschrieben wurde – ohne nachträgliche Verwechslungen oder Unsicherheiten.
Wo finde ich die unterschriebenen Dokumente später wieder?
Unterschriebene Dokumente werden automatisch im zugehörigen topfact-Vorgang abgelegt, ohne dass man sie manuell verschieben oder abspeichern muss. Sie erscheinen dort, wo sie im Anschluss weiterverwendet werden – z. B. für die weitere Bearbeitung, Archivierung oder Fristenkontrolle. Alle Dokumente sind zentral auffindbar, durchsuchbar und mit Metadaten wie Unterschriftsdatum oder Beteiligten versehen. So entfällt die zeitraubende Suche in E-Mails, Netzlaufwerken oder Papierablagen.
Wie lässt sich die digitale Signatur in unsere bestehenden Prozesse integrieren?
Die Signaturfunktion ist vollständig in die Workflows von topfact eingebettet. Das bedeutet: Sie können im grafischen Workflow-Editor selbst festlegen, an welcher Stelle ein Dokument zur Signatur übergeben wird, wer unterschreiben muss und wie es danach weitergeht. Der gesamte Ablauf – von der Dokumentenerstellung über die Unterschrift bis zur Weiterverarbeitung – läuft automatisiert im System ab. So bleibt die Kontrolle im Prozess, ohne dass separate Tools oder Umwege nötig sind.
Kann ich mehrere Signaturen einsetzen?
Ja, Sie können im Workflow festlegen, welche Signaturart pro Vorgang oder Dokument verwendet werden soll. inSign unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen – je nachdem, welche rechtlichen Anforderungen erfüllt werden müssen. Die Signaturart wird systemseitig vorgegeben, der Unterzeichner wird durch den entsprechenden Prozess geführt, z. B. mit zusätzlicher Verifikation bei qualifizierten Signaturen. So erhalten Sie maximale Flexibilität bei gleichzeitiger Sicherheit.
Wie verbessert topfact unsere interne Verfahrenssicherheit?
topfact sorgt für strukturierte und dokumentierte Abläufe: Jeder Schritt im Prozess ist nachvollziehbar – von der Erstellung über die Freigabe bis zur Signatur. Zuständigkeiten, Fristen und Aufgaben sind klar zugewiesen, Eskalationen bei Verzögerungen können automatisiert ausgelöst werden. Nach der Unterschrift bleibt das Dokument revisionssicher im System gespeichert – inklusive aller Metadaten und Protokolle. Dadurch entsteht eine belastbare, prüfbare Grundlage für interne Prozesse oder Audits.
Was bringt die Zusammenarbeit mit inSign konkret?
inSign ist ein etablierter Anbieter für elektronische Signaturen und übernimmt die rechtssichere Durchführung des Unterschriftsprozesses. topfact übergibt das zu signierende Dokument automatisch an inSign, wo es im Browser geöffnet und unterschrieben wird – unabhängig vom Endgerät. Sobald alle Unterschriften vorliegen, wird das fertige Dokument samt Protokoll automatisch an topfact zurückgegeben und im Vorgang abgelegt. Damit entsteht ein nahtloser, medienbruchfreier Prozess – ohne manuelle Zwischenschritte oder Dateiaustausch.