Abholung der Rechnungen aus E-Mail-Postfach oder aus Lieferantenportalen
Warum E-Rechnungen jetzt dringlich sind
Ab dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen Pflicht.
Die E-Rechnungspflicht ist aber nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch eine Chance, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Durch die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Eingangsrechnungsabwicklung können Sie Zeit und Ressourcen sparen und Ihre Effizienz steigern. So nutzen Sie den digitalen Wandel als Sprungbrett für eine nachhaltige und wachstumsfördernde Arbeitsweise.
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Was bedeutet elektronisches Format?
Digitaler Eingang
Die Rechnungen im eRechnungsformat kommen digital bei Ihnen an, also beispielsweise per Mail und bestehen aus einem strukturierten Datenformat (z.B. ZUGFeRD oder xRechnung).
Automatische Verarbeitung
Die Rechnungen können automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Digitale und automatische Archivierung
Die Rechnungen werden automatisch, strukturiert digital und verfahrenssicher (unveränderbar nach GOBD) archiviert. Ablage in Verzeichnissen und Aktenordner gehören der Vergangenheit an.
Verfahrensbeschreibung
Der Weg der Rechnungen ist beschrieben und verbindlich. So passieren keine Fehler und Sie wissen immer, wo in Ihrem Ablauf sich welche Rechnung gerade befindet.
Was leistet topfact für Sie?
Handhabung der verschiedenen Formate und Bildung von lesbaren Dokumenten
Automatische Verschlagwortung
Durchführung des Prüfungs- und Freigabeprozesses
Sortierung nach Fälligkeitsdatum, Projekt oder Betrag
Archivierung in einem verfahrenssicheren, unveränderbaren, geordneten System
Anbindung an Buchungssysteme wie Datev, Agenda, Diamant, egeko oder andere
Wir machen mit Ihnen gemeinsam die Einführung der eRechnung (technische Einführung, Schulungen,...)
Wir erstellen für Sie, mit Ihnen gemeinsam, die Verfahrensbeschreibung
Ihre Chancen durch den Einsatz digitaler Abläufe
Ersparen Sie Ihren Mitarbeitern manuelle Tätigkeiten, wie das Versenden, in Ordnern ablegen, Daten eintippen,...
Durch den Wegfall des manuellen Versendens, Kopieren oder Verteilen von Informationen verschaffen Sie ihren Mitarbeitern mehr Zeit, um ihren eigentlichen Aufgaben nachzugehen.
Auf Fälligkeiten wird rechtzeitig hingewiesen und so werden keine Fristen verpasst. Sie arbeiten entspannter und haben den Kopf frei für andere wichtige Themen.
Es muss sich niemand damit auseinandersetzen, welche Schritte bei einer Rechnung als nächstes anstehen. Klare Abläufe ermöglichen selbständiges Handeln und stärken die Kompetenzen des Einzelnen.
Sie können Ihre Potentiale ausschöpfen.
Jetzt loslegen und eRechnungen entspannt verarbeiten
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FAQ zur E-Rechnungspflicht
Was genau ist eine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Pflicht?
Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen eine automatische Verarbeitung, was im Rahmen der seit Anfang 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben verpflichtend ist. Das Ziel ist eine effizientere, digitale und rechtssichere Abwicklung von Rechnungen.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht und für wen genau?
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten zu können. Diese Regelung markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung der Geschäftsprozesse und sorgt dafür, dass Unternehmen zukunftssicher, effizient und gesetzeskonform arbeiten. Der verpflichtende Versand von E‑Rechnungen wird gestaffelt bis 2027 eingeführt, abhängig von der Unternehmensgröße und individuellen Ausnahmen.
Was passiert, wenn ich bis 2025/26 noch nicht bereit bin?
Wenn Sie keine E‑Rechnungen empfangen oder verschicken können, verstoßen Sie gegen geltendes Steuerrecht. Das kann zu verzögerten Zahlungen, Rechnungsablehnungen oder steuerlichen Problemen führen. Es ist deshalb wichtig, rechtzeitig aktiv zu werden.
Wie erkenne ich, ob mein aktuelles System E-Rechnungen erstellen und empfangen kann?
Prüfen Sie, ob Ihr System strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und verarbeiten kann. Wenn nicht, benötigen Sie eine Erweiterung oder ein zusätzliches Tool. topfact ist Ihnen gerne dabei behilflich, Ihre bestehende IT‑Landschaft kompatibel und gesetzeskonform zu machen.
Wie kann ich bestehende Prozesse in meinem Unternehmen effizient auf E-Rechnungen umstellen?
topfact analysiert Ihre aktuellen Abläufe, automatisiert zentrale Schritte wie E-Mail-Abholung, Datenextraktion, Prüfung, Freigabe, Archivierung und bindet Ihre E‑Rechnungslösung nahtlos in bestehende Systeme wie DATEV oder SAP ein – ohne den ganzen Prozess neu aufzusetzen.
Welche Dateiformate muss ich unterstützen - und was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und xRechnung?
- XRechnung: Reines XML-Format, vorgeschrieben im öffentlichen Dienst
- ZUGFeRD: Kombiniert PDF und XML in einer Datei - lesbar und maschinenverarbeitbar. Beider Formate sind gesetzlich anerkannt. Welches besser zu Ihnen passt, hängt vom Einsatzbereich ab - wir beraten Sie gerne.
Kann topfact meine bestehenden Rechnungsprozesse automatisieren oder integrieren?
Ja! Unsere Lösung holt E‑Rechnungen z. B. automatisiert aus E‑Mail-Postfächern oder Lieferantenportalen ab, prüft und verschlagwortet sie, bereitet sie lesbar auf und archiviert sie GoBD-konform. Sie können problemlos in Ihre bestehende IT-Umgebung integriert werden.
Wie sicher ist die Archivierung der E-Rechnungen über topfact?
Unsere Archivierungslösung ist GoBD- und DSGVO-konform, revisionssicher und jederzeit abrufbar. Sie erfüllen damit alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.
Gibt es eine Testphase oder eine Demo der topfact Lösung zur E-Rechnung?
Ja, wir bieten Ihnen gerne eine individuelle Live-Demo, in der wir Ihnen zeigen, wie unsere Lösung funktioniert und welche konkreten Vorteile sie für Ihr Unternehmen bietet. So können Sie sich unverbindlich ein Bild machen, bevor Sie sich entscheiden.
Was kostet die Lösung von topfact zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht?
Die Kosten richten sich nach Unternehmensgröße, Funktionsumfang und gewünschter Integrationstiefe. Wir bieten flexible Lösungsmodelle – von der Einstiegslösung bis zur Komplettintegration. Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Was unterscheidet topfact von anderen Anbietern im Bereich E-Rechnungen?
topfact kombiniert praxisnahe Beratung, rechtssichere Technik und hohe Flexibilität. Wir denken nicht in Softwarepaketen, sondern in Lösungen, die zu Ihrem Unternehmen passen – inklusive Support, Schulung und Verfahrensdokumentation.