Mit einem DMS gelingt die digitale Transformation im Mittelstand
Um im Wettbewerb nicht nur mitzuhalten, sondern voranzugehen, ist die digitale Transformation der entscheidende Faktor – in Unternehmen jeglicher Größe und Branche. Das beweist der Heizungs- und Sanitärgroßhandel RHS, der schon früh ein modernes Dokumentenmanagementsystem sowie ein digitales Rechnungsmanagement einführte. Damit ist das Unternehmen Vorreiter – nicht nur in der eigenen Branche.
Dokumentenmanagement: schnelle Verarbeitung, sofortige Auskunft
2002 begann Huber mit der Digitalisierung, trotz gewisser Widerstände in seiner Belegschaft: „Die Mitarbeitenden der Generation 40+ vertraten damals noch den Standpunkt, dass EDV nichts für sie ist“, erinnert er sich. Doch der Geschäftsführer leistete Überzeugungsarbeit, schnell erkannten auch die skeptischen Mitarbeitenden die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystem (DMS). Denn in dem Fachgroßhandel fallen jeden Tag überproportional viele Belege an – Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen –, die die im Vergleich zu dieser Anzahl wenigen Mitarbeitenden (40) in kurzer Zeit manuell nicht verarbeiten können. Die Verarbeitung der Belege soll nach interner Maßgabe maximal einen Tag dauern, Kundinnen und Kunden sollen möglichst schnell eine verlässliche Auskunft erhalten. Dank der digitalen Prozesse ist dies bei RHS möglich. Kurz nach der Implementierung des DMS digitalisierte Huber in Zusammenarbeit mit topfact sukzessive sämtliche Arbeitsprozesse.
Mit digitalem Rechnungsmanagement der Zeit voraus
Vor fünf Jahren führte RHS auch das Rechnungsmanagement von topfact ein. Lieferanten sollen Rechnungen seitdem per E-Mail an eine zentrale Adresse senden, Ausgangsrechnungen verschickt RHS selbst bereits überwiegend im digitalen Format (ZUGFeRD). Damit war der Fachgroßhandel der Zeit damit erneut einen großen Sprung voraus – ab 2025 wird die E-Rechnung im Zuge des Wachstumschancengesetzes ohnehin verpflichtend.
Vorteile von RHS mit topfact6:
- Eingangsrechnungen werden per OCR-Kennung (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) automatisch ausgelesen
- Eingangsrechnungen werden formatunabhängig in die Prüfungs- und Freigabeprozesse gebracht
- Das Rechnungmanagement führt eine synchronisierte Prüfung mit dem Warenwirtschaftssystem Mesonic durch; Rechnungen werden mit den Bestellbelegen aus dem ERP abgeglichen
- Manuelle Aufwände werden deutlich reduziert
Individuelle Anforderungen an das DMS
Im vergangenen Jahr wechselte RHS auch mit dem DMS zu topfact. Dafür wurden die spezifischen Anforderungen des Fachgroßhändlers umgesetzt. So war es beispielsweise wichtig, dass sich im Dokumentenmanagementsystem mehrere Suchdialoge nacheinander ausführen lassen, bei denen die Ergebnisse jeweils stehen bleiben.
Zudem sollen sich im System mehrere Belege gleichzeitig öffnen lassen. So ist es den Mitarbeitenden möglich, angefangene Aufgaben geöffnet zu lassen, wenn Kundschaft anruft und andere Belege gesucht werden müssen.
Auch das ERP-System ist optimal in die Dokumentenmanagement-Prozesse eingebunden, die Ausgangsdokumente werden ebenfalls im DMS archiviert und stehen allen Mitarbeitenden unabhängig vom Zugriff auf das ERP-System zur Verfügung. Die Dokumente sind somit schnell und transparent abrufbar.
„Mit dem neuen DMS kann ich entspannt in die Zukunft schauen.“ so Stephan Huber, Geschäftsführer der RHS Heizungs‐ und Sanitärgroßhandel GmbH.