Revolution des Büroalltags - mit effizientem Dokumentenmanagement
Mehr Digitalisierung =
mehr Klarheit?
Wie kann die digitale Signatur die Personalprozesse unterstützen? Was ist eigentlich zulässig? Was sieht der Administrator?
Typische Fragen rund um die Digitalisierung. Und jede Frage ist berechtigt. Dazu kommen neue Themen, wie die Nutzung von KI oder die Abwägungen der Datenschutzbelange.
Die topfact AG bietet seit 20 Jahren mittelständischen Unternehmen und Organisationen Hilfestellungen und praktische, bewährte Arbeitsmethoden, die einfach einzusetzen sind und einen großen Effizienzhebel für alle Abläufe bieten.
Termine und befristete Qualifikationen immer im Blick
Datenschutzunterweisung, Führerschein erneuern, Betriebsärztliche Untersuchung... Für viele Informationen müssen Sie Ihre Akten durchsuchen oder in anderen Abteilungen nachfragen, um herauszufinden, wie der Stand bei einzelnen Mitarbeitern ist.
Mit topfact behalten Sie jederzeit den Überblick über regelmäßig wiederkehrende Termine für Pflichtunterweisungen und Re-Zertifizierung Ihrer Mitarbeiter. Legen Sie ganz einfach selbstständig neue Qualifikationen an und weisen diese Ihren Mitarbeitern zu. topfact weist Sie dann übersichtlich auf anstehende Termine hin. Mit automatisch erstellten Berichten erhalten Sie auf Knopfdruck eine transparente Übersicht über den aktuellen Status Ihrer Mitarbeiter.
Dokumente und Nachweise
sicher managen
Es ist eine Herausforderung, den Überblick darüber zu behalten, dass alle Nachunternehmernachweise, AV-Verträge oder Krankenversicherungsbescheinigungen vorhanden und gültig sind.
topfact ist nicht nur Ihr Zugang zu Ihren digital abgelegten Nachweisen, sondern weist Sie auch auf nicht mehr gültige oder fehlende Dokumente hin.
Mit zentral gesteuerten Vorlagen und Berichten ist auch die Erstellung von Nachfolgedokumenten ganz einfach.
Digitale Personalakten - übersichtlich, vollständig, flexibel
Verfügen alle Mitarbeiter über die richtigen Qualifikationen? Welcher Ihrer Mitarbeiter ist für eine Projektaufgabe am besten geeignet?
Sie können Ihre elektronischen Personalakten ganz einfach managen. topfact verknüpft vorhandene Personaldokumente mit einem spezifischen Mitarbeiterdatensatz und den dazugehörigen Qualifikationen und Terminen. So finden Sie alle relevanten Dokumente und Informationen an einem zentralen Ort. Per Volltextsuche können Qualifikationen und weitere Informationen abgefragt werden. Ihre Unterlagen sind also im Selfservice für Sie erreichbar.
Weitere spannende Beiträge:
FAQ zum Mitarbeitermanagement
Das Modul ermöglicht die digitale, DSGVO-konforme Verwaltung von Personalunterlagen wie Arbeitsverträgen, Qualifikationen, Schulungsnachweisen oder Bescheinigungen – alles zentral und sicher.
Personalverantwortliche können Termine wie Datenschutzschulungen, betriebsärztliche Untersuchungen oder Führerscheinverlängerungen einfach erstellen, Mitarbeitern zuweisen und werden rechtzeitig auf anstehende Termine aufmerksam gemacht.
Das System erkennt automatisch, wenn erforderliche Unterlagen fehlen oder ablaufen – etwa Schulungen, Führerscheine oder medizinische Nachweise. Personalverantwortliche werden rechtzeitig per Reminder informiert und können gezielt reagieren.
Alle relevanten Informationen und Dokumente zu Mitarbeitenden sind an einem Ort digital verfügbar. Mit der Volltextsuche finden Personaler schnell, was sie brauchen – unabhängig der Betriebsgröße.
Die Speicherung und Verwaltung personenbezogener Daten erfolgt strukturiert, verschlüsselt und nachvollziehbar. Zugriffsbefugnisse werden durch rollenbasierte Rechtevergabe geregelt – jede Person erhält eine Rolle, die den Zugang zu bestimmten Datenbereichen bestimmt.
Digitale Akten sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen, vermeiden redundante Ablagen und ermöglichen jederzeit Zugriff – auch mobil oder für berechtigte Führungskräfte im Self-Service.
Ihre HR-Abteilung kann Dokumente, To-Dos oder Schulungsaufforderungen gezielt einzelnen Personen oder Gruppen zuweisen. Mitarbeitende erhalten Benachrichtigungen und können im System nachweisen, wenn Aufgaben erledigt wurden.
Erforderliche Unterlagen und Schulungen lassen sich vorab zuweisen, Fristen setzen und automatisch überwachen, sodass ein beschleunigter Start neuer Teammitglieder gewährleistet ist.