Schlankere Prozesse für Ihr Unternehmen
mit der neuen Version 2022.10
Für Cloud-Kunden automatisch verfügbar ab: 28.10.2022
Jedes Quartal veröffentlicht die topfact AG ein neues Release-Paket für topfact6. In allen Lösungsbereichen wurden wichtige neue Funktionen implementiert oder bestehende sinnvoll erweitert. Einige davon stellen wir im Folgenden vor. Für weitere Informationen stehen Ihnen die Kundenbetreuer der topfact AG gerne zur Verfügung.
Dynamische Barcodes und Datenkreisläufe beim Scannen nutzen
Ein wesentlicher Baustein für effiziente Prozesse ist die automatische Zuordnung von Dokumenten in digitale Akten. Die Scannung von Papier ist immer aufwendig, hinzu kommt die Ablage, weil eine Zuordnung zum Vorgang geschehen muss.
Mit der neuen MyWork Funktion, zum Drucken von dynamischen Barcodes, reduzieren Sie den Aufwand zur manuellen Verschlagwortung auf das Notwendigste.
Dynamische Barcodes enthalten bereits relevante Indexdaten aus Ihrem ERP-System, z.B. die Bestellnummer oder Kostenträgernummer und bieten mit weniger Aufwand mehr Information.
Beim Scan des Papierdokuments wird der dynamische Barcode automatisch zum Informationsverteiler für die Angaben aus Ihrem ERP-System. Er sorgt dafür, dass z.B. der richtige Bearbeiter, der passende Vorgang oder der dazugehörige Geschäftspartner dem Dokument hinzugefügt wird.
Das macht den Scanprozess sicher und einfach, weil es die Notwendigkeit von manuellen Eingriffen deutlich reduziert. Wenn bei Ihnen auch gescannt wird, dann sprechen Sie uns an. Denn Ihre Zeit ist für Dateneingaben viel zu kostbar.
Mehr Sicherheit für Ihr M365 E-Mail-Postfach
Sie verwenden ein Microsoft 365 E-Mail-Postfach für Ihre elektronische Kommunikation mit Kunden und Lieferanten? Dann wissen Sie sicherlich, dass E-Mail einer der am häufigsten gehackten Dienste ist. Ein Risiko, dem Sie organisatorisch mit komplexen Passwörtern und der Einschränkung von Zugriffsrechten begegnen können. Auf der technischen Seite bietet Microsoft eine modernere Authentifizierungsmethode für M365 Postfächern an, die unter anderem 2-Faktor-Authentifizierung ermöglich. Für die automatische Archivierung solcher Postfächer hat die topfact AG ein neues Modul entwickelt, damit die Archivschnittstelle genauso sicher wie das Postfach ist.
Wichtig: Microsoft stellt ab dem 01.10.2022 automatisch alle 365 Postfächer um. Sind Sie schon vorbereitet? Mehr lesen.
Dokumente verschmelzen - ganz einfach
Thematisch zusammengehörende Dokumente können in topfact6 MyWork mit wenigen Klicks verschmolzen werden. So ergänzt beispielsweise ein Lieferschein wertvolle Informationen zur dazugehörigen Rechnung. Die Sachbearbeiter müssen nur noch die Rechnung öffnen und haben den Lieferschein gleichzeitig vorliegen - so geht Rechnungsprüfung heute.
Aber Achtung:
Die Suchdaten der verschmolzenen Belege werden automatisch gelöscht.
In unserem Beispiel:
Es werden die Suchbegriffe der Rechnung weitergeführt, die Suchbegriffe des Lieferscheins bleiben nicht erhalten, weil die Lieferscheindatenzeile mit der Rechnung verschmolzen wird.
Schneller finden, was Sie suchen
In längeren Dokumenten stehen die gesuchten Informationen schon mal auf den hinteren Seiten. Im QuickIndex kann nun mühelos auf die gesuchte Seite gesprungen werden. Sie wissen nicht, auf welche genau? Mithilfe des Volltextreiters kann die benötigte Seite schnell und einfach gefunden werden. Das lange Suchen in ausufernden Dokumenten hat damit ein Ende.