Rechtssichere Unterschriften -
in Ihren Abläufen digital verfügbar
Zustimmung besiegelt die Vereinbarung. Das kann auf vielfältige Art und Weise stattfinden: von E-Mails über mündliche Zustimmung, Unterschrift auf Papier bis hin zur digitalen Signatur.
Doch welche Vereinbarungen, Aufträge oder Verträge wurden wirklich unterzeichnet, wo steht die Unterschrift noch aus oder wurde das betreffende Dokument überhaupt zur Unterzeichnung versendet?
Den Fokus auf das Wesentliche
Rund um das Thema Signatur konzentriert sich die Wahrnehmung oft auf die Rechtssicherheit, selten auf die typischen Organisationshürden in den betrieblichen Abläufen:
Im Nachhinein kann es anhand einer Unterschrift schwierig sein, den Unterzeichner auszumachen. Mit topfact können Sie diese Hürde umgehen. Name und Identifikation werden Ihnen immer in Klartext angezeigt.
Im Laufe eines Vorgangs zu einer Unterschrift kann man leicht den Überblick verlieren, welche Version des Vertrages final unterschrieben wurde. Was wurde abschließend unterzeichnet und welche Anlagen gelten? Indem Sie stets die richtige Version mit sämtlichen benötigten Informationen aufrufen können, verhindern Sie Verwirrungen.
Statt in verschiedenen Verzeichnissen nach dem unterschriebenen Dokument zu suchen, finden Sie das signierte Dokument mit topfact ganz einfach. Auch alle anderen Dokumente des Vorgangs können Sie jederzeit aufrufen.
Souveräne Entscheidungen und effektive Abläufe
Mit topfact Signature verfügen Sie über effektive Abläufe zu den Stärkungen der internen Verfahrenssicherheit, durch Klarheit im Unterschriftsprozess und optimale Rechtssicherheit für Ihre Vereinbarungen, Aufträge und Verträge.
topfact Signature ergänzt sich optimal mit dem topfact Vertragsmanagement zur Zuweisung von Fristen, Leistungen und verantwortlichen Personen. Sprechen Sie uns an, wir informieren Sie gerne zu unseren Lösungsbausteinen, denn die Verträge Ihres Unternehmens sind das Fundament Ihres Erfolges.
Zusammenarbeit von topfact und inSign
topfact arbeitet im Bereich der elektronischen Signatur mit dem Signatur-Experten inSign zusammen. Wird der Unterschriftenvorgang in MyWork ausgelöst, wird das Dokument automatisch an inSign übergeben. Nach erfolgter Unterschrift finden Sie es automatisch dort, wo es als nächstes gebraucht wird - nämlich im topfact-Vorgang. Dort können Sie mit dem signierten Dokument gleich weiter arbeiten.
Es ist möglich, mehrere Varianten der elektronischen Signatur in topfact-Workflows einzubauen. Welche der Möglichkeiten am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, finden wir vorzugsweise in einem persönlichen Gespräch heraus.
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