Von der Bauakte bis zur Rechnung:
Gelungene Digitalisierung im Bauunternehmen
Unternehmen, die als Spezialisten ihrer Branche gelten, stehen vor der Herausforderung, dass sie in einem großen Einsatzgebiet agieren müssen. Das wiederum bringt gewisse Schwierigkeiten mit sich, weil eine transparente und reibungslose Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen auch über große Distanzen hinweg und ohne Zeitverlust gewährleistet werden muss. Die Feickert Unternehmensgruppe steht als Spezialist im Tiefbau vor diesen besonderen Anforderungen – und bewältigt sie mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagements.
Kurz nach Ende des Zweiten Weltkriegs gründet der Ingenieur Walter Feickert das Bauunternehmen Feickert GmbH, das seither in Familienhand geblieben ist. Der Schwerpunkt der Firma, die ihren Sitz bei Gründung im hessischen Weilburg hatte, lag damals noch im Hoch- und Gleisbau, heute hat die Feickertgruppe fünf Bauunternehmen – zweimal im hessischen Weilburg, im anhaltinischen Falkenstein, im thüringischen Arnstadt und in Luxemburg – und ist auf den Tief- und Spezialtiefbau ausgerichtet. Die 420 Mitarbeitenden sind deutschlandweit im Einsatz. „Im Moment sind wir von Hamburg, über das Rheinland, den Taunus und die Wetterau bis hin nach Ingolstadt auf Baustellen tätig“, erzählt Dr. Hauke Feickert, Gesellschafter und Mit-Geschäftsführer der Unternehmensgruppe. Eine gute Logistik und Disposition sind notwendig, um die Baustellen zu versorgen, sowie mobile Mitarbeitende und eine gute Kommunikation. Bereits vor über zwölf Jahren verschrieb sich die Gruppe daher der Digitalisierung bestimmter Prozesse, um die Kommunikation und insbesondere auch die Belegbearbeitung transparent zu gestalten und zu beschleunigen.
Mehr Ordnung und Nachvollziehbarkeit
„Wir wollten mehr Ordnung und Nachvollziehbarkeit in unser Rechnungswesen bringen“, erinnert sich Feickert. Der gesamte Prozess für die Eingangsrechnungen wurde seinerzeit digitalisiert, inzwischen ist auch der Prozess der Ausgangsrechnungen papierlos. Die Unternehmensgruppe arbeitet hier mit topfact zusammen und nutzte viele Jahre lang das System DocuWare. „Vor zwei Jahren sind wir dann aber zum hauseigenen System topfact6 gewechselt“, so der Mit-Geschäftsführer. Ein Vertrauensbeweis in die gute Arbeit, den Feickert zu keinem Zeitpunkt bereut hat.
Zentrale Buchhaltung für alle fünf Standorte
Derzeit in Arbeit ist die Ausweitung des digitalen Archivs für das Vertragsmanagement, das künftig insbesondere für Service- und Beraterverträge genutzt werden soll. „Wir wollen auch hier weg von der Papierakte und von Erinnerungsnotizen und unsere Verwaltung professionalisieren“, begründet Feickert. Auch die Möglichkeiten zur elektronischen Signatur, die topfact6 bietet, möchte die Unternehmensgruppe nutzen, um den Prozess für bestimmte Verträge vollständig digital abzubilden.