Traditionelles Sortiment und
smarte Lösungen
165 Jahre Unternehmensgeschichte, ein Sortiment rund um Papier, Bürotechnik und Büroeinrichtung – und trotzdem ein digitaler Vorreiter im Mittelstand: Die Bensegger GmbH zeigt eindrucksvoll, wie sich ein traditionell geprägtes Geschäftsmodell mit modernen Prozessen weiterentwickeln lässt. Das oberbayerische Familienunternehmen, mittlerweile in fünfter Generation geführt, begegnet den Herausforderungen eines wettbewerbsintensiven Markts mit klarer Haltung: Digitalisierung ist hier kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um effizienter zu arbeiten, schneller zu reagieren und dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Für die Umsetzung dieser Strategie hat sich Bensegger einen Partner gesucht, der nicht nur technisch liefert, sondern den Mittelstand versteht – und in direkter Nachbarschaft mitdenkt. Die Zusammenarbeit mit topfact begann deshalb bewusst regional und auf Augenhöhe – und wuchs mit jeder gemeinsamen Entscheidung.
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Schnellere Reaktion dank DMS
Der Ausgangspunkt war ein vertrautes Bild: hunderte Belege täglich, manuelle Ablagen, Rückfragen von Kunden, die nur mit Zeitverzögerung beantwortet werden konnten. Besonders bei Lieferscheinen und Rechnungen war der Aufwand hoch – und die Auskunftsfähigkeit begrenzt.
Mit der Einführung eines digitalen Archivs begann ein grundlegender Wandel. Belege, E-Mails und Dokumente sind heute systematisch strukturiert, auffindbar und rechtskonform abgelegt – ganz ohne Medienbrüche. Was früher Minuten dauerte, geschieht heute in Sekunden: gezielt filtern, fundiert antworten, direkt aus dem System.
„Wir wollen als Unternehmen nicht hinterherlaufen, sondern vorneweg gehen“, sagt Andreas Bensegger. Dieses Motto hat die Digitalisierung bei Bensegger geprägt.
Digitale E-Rechnung: Mehrwert und Transparenz
Ein weiterer großer Schritt war die Digitalisierung des Rechnungsworkflows – nicht nur im Vorgriff auf die gesetzliche E-Rechnungspflicht, die ab 2025 für den Mittelstand gilt, sondern aus Überzeugung. Bei zehntausenden Rechnungen jährlich bietet die automatisierte Verarbeitung heute eine zuverlässige Grundlage für Kontrolle, Übersicht und Analysen.
topfact verarbeitet und erkennt automatisiert Rechnungen und ermöglicht eine tagesaktuelle Freigabe. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.
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Verträge und Prozesse: Mehr Sicherheit, mehr Kapazitäten
Verträge werden bei Bensegger längst nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und zurückgeschickt. Der gesamte Prozess läuft digital – vom Versand über die Signatur bis zur Archivierung. Das spart Zeit, schafft Übersicht und verhindert Medienbrüche. Dank automatischer Überwachung wissen alle Beteiligten jederzeit, wo ein Dokument steht – ohne Papierchaos und händische Nachverfolgung. Zugleich sind alle Verträge zentral verfügbar und revisionssicher gespeichert. So bleibt mehr Raum für das Wesentliche: effizientes Arbeiten.
Wachstum durch digitale Partnerschaft
Digitalisierung ist kein Einmalprojekt, sondern ein kontinuierlicher Weg. topfact begleitet diesen Weg von Beginn an als Sparringspartner, Lösungsfinder und technischer Möglichmacher. Ob Systemintegration, Datenübernahme oder Mitarbeitereinbindung – die Projekte wurden stets pragmatisch und nutzerorientiert umgesetzt. Dass topfact nicht nur regional verankert ist, sondern auch Prozesse im Mittelstand wirklich versteht, war und ist ein zentraler Erfolgsfaktor.
Die nächsten Schritte sind bereits in Vorbereitung: digitale Personalakten, automatisierte Formulare, strukturierte Kundenakten. Die Richtung ist klar – Prozesse sollen einfacher, transparenter und flexibler werden, ohne den Alltag zu überfrachten.
Begleitung, die bleibt – nicht nur bis zum Projektabschluss:
Fazit: Digitalisierung als Erfolgsfaktor
Die Bensegger GmbH zeigt eindrucksvoll, dass sich ein traditionelles Geschäftsmodell rund um Papier nicht im Widerspruch zur Digitalisierung befinden muss – im Gegenteil: Gerade wer sich im analogen Markt behauptet, profitiert umso mehr von digitalen Prozessen im Hintergrund.
Dokumentenmanagement, E-Rechnungen, Vertragsverwaltung – was früher Zeit und Ressourcen band, läuft heute schnell, sicher und nachvollziehbar. Das schafft Freiräume, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den Kunden und das Geschäft.
Unternehmer wie Andreas Bensegger beweisen, wie man mit klarem Kurs und dem richtigen Digitalisierungspartner Schritt für Schritt Prozesse modernisiert – ohne die Identität des Unternehmens zu verlieren. Ein Ansatz, der mehr Nachahmer verdient.