Zentrale Projektakte für mehr produktive Arbeitszeit
"Durch die einfache Zusammenfassung aller Dateien in die zentrale Projektakte haben wir deutlich mehr Zeit für produktive Ergebnisse."
Dokumentenstrategie
unterstützt Unternehmensziele
Rechnungs-management:
Belegerkennung, Positionserkennung, Preisprüfung
Digitale Rechnungsprozesse leicht gemacht
Automatische Erfassung, Vorkontierung und Weitergabe von Rechnungen an Ihr Buchhaltungssystem - mit rechtssicherer Archivierung
MEHR ERFAHRENEffektive Teamarbeit: Wissensbasis mit Ihren E-Mails
E-Mails automatisch archiviert – Zugriff garantiert
Automatische Abholung, Archivierung und strukturierte Bereitstellung auf Abruf von E-Mails inkl. Anhänge
MEHR ERFAHRENDigitale Signatur: Formulare und Verträge
Prozessfluss - dank digitaler Unterschrift
Digital und rechtssicher signieren, Dokumente automatisch an den nächsten Arbeitsschritt übergeben und die Dokumentenhistorie jederzeit abrufen – topfact Signature macht’s möglich.
MEHR ERFAHRENMobile Dokumente: Unterwegs
und
im Homeoffice
Ihre Dokumente - überall und jederzeit bereit
Greifen Sie mobil auf Ihre Dokumente zu, bearbeiten und synchronisieren Sie sie einfach von unterwegs – für effizientes Arbeiten, unabhängig von Zeit und Ort.
MEHR ERFAHRENDokumenten Management: Rechtssicher, transparent, zeitsparend
Sie schaffen Informationen, wir die Struktur
Ob Lieferscheine, E-Mails oder Verträge – mit topfact MyWork erfassen Sie Informationen zentral und bringen sie in eine klare, durchsuchbare Struktur. So finden Sie schneller, reduzieren Rückfragen und sorgen für reibungslose Abläufe.
MEHR ERFAHRENMitarbeiter-management: Mitarbeiterakten
und Arbeits-mittelübergaben
Personalakten smart im Griff
Mit einer zentralen Verwaltung Ihrer Mitarbeiterunterlagen haben Sie jederzeit strukturierten und sicheren Zugriff auf alle wichtigen Informationen – von Arbeitsverträgen bis zu Schulungsnachweisen.
MEHR ERFAHRENAb 2025:
ZUGFeRD
E-Rechnungspflicht
E-Rechnung: sicher & gesetzteskonform
Automatisierte, rechts- und GoBD-konforme Archivierung elektronischer Rechnungen
MEHR ERFAHRENKI DSGVO-konform: Wissensmanagement mit Chatbot
Datenbasis strategisch einsetzen
Ein KI-gestützter, individuell angepasster Chatbot ermöglicht Ihnen den unmittelbaren Zugriff auf in Ihrem Unternehmen archiviertes, digitales Wissen.
MEHR ERFAHRENBescheinigungs-
management:
In Bau und Handwerk
Alle Baustellen im Griff - auch Nachunternehmer
Mit unserer Lösung überwachen Sie Fristen automatisch, werden rechtzeitig informiert und dokumentieren Nachunternehmerbescheinigungen lückenlos und rechtssicher.
MEHR ERFAHREN
Unsere Expertise,
lassen Sie sich begeistern
topfact ist Ihr Partner für digitale Dokumentenprozesse –
effizient, rechtssicher und zukunftsorientiert.
Seit über 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre
Informationsflüsse zu optimieren und Arbeitsabläufe spürbar zu erleichtern.
Ob E-Rechnung, digitale Signatur oder ein smartes Personal-management:
Unsere Lösungen passen sich Ihrem Unternehmen an – flexibel,
individuell und nahtlos integrierbar in Ihre bestehende IT- und ERP-Landschaft.
Was uns besonders macht:
Wir hören zu, bevor wir handeln.
So entsteht auf Basis Ihrer Ziele, Strukturen und Anforderungen echte Prozessoptimierung.
Wenn Sie beim Dokumentenmanagement keine Kompromisse wollen, ist topfact Ihr erster Ansprechpartner.
Dokumenten Management:
Grundlage moderner Arbeitsprozesse
Es sorgt dafür, dass Informationen im Unternehmen fließen, statt verloren zu gehen – strukturiert, revisionssicher und jederzeit zugänglich.
Mit einer intelligenten Dokumenten Management-Lösung schaffen Sie Ordnung in der Informationsflut, verkürzen Bearbeitungszeiten und steigern die Transparenz in allen Abteilungen.
Von der Eingangsrechnung bis zum Projektplan – jedes Dokument hat seinen Platz und ist in Sekunden gefunden.
Automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben, reduzieren Fehler und geben Ihrem Team Freiraum für das Wesentliche.
Ob im Büro, im Homeoffice oder mobil: Dokumenten Management verbindet Menschen und Informationen über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.
Richtig eingesetzt, wird es zum Motor für Produktivität und Qualität in Ihrem Unternehmen – heute und in Zukunft.
Prozessautomatisierung mit KI
Ihr Wissen ist da – wir machen es für Sie nutzbar.
Mit unserer Lösung zur KI-gestützten Prozessautomatisierung im Wissensmanagement erschließen Sie das volle Potenzial Ihrer Unternehmensdaten. Was früher in Ordnern, Archiven oder Datenbanken „verstaubte“, wird jetzt zum aktiven Teil Ihrer Wertschöpfung.
Die Grundlage: Ihre bestehenden Daten.
Dank unserer bewährten Lösungen zur rechtskonformen, zugriffssicheren und transparenten Archivierung steht bereits eine strukturierte Wissensbasis bereit – bestehend aus sämtlichen digital empfangenen oder erstellten Dokumenten Ihres Unternehmens. Automatisierte Verschlagwortung macht diese Inhalte gezielt durchsuchbar und damit sofort nutzbar.
Der Unterschied: Intelligente Nutzung.
Unser KI-gestützter Chatbot greift auf diese Wissensbasis zu und liefert sofort verwertbare Antworten in Alltagssprache – exakt dann, wenn sie gebraucht werden: beim Kundengespräch, beim Onboarding, in Support-Situationen oder beim schnellen Wissensabgleich im Team.
Und keine Sorge: Die KI ersetzt keine Mitarbeitenden, sondern unterstützt diese als produktiver Assistent – effizient, verlässlich und rund um die Uhr verfügbar.
Datensicherheit? Selbstverständlich.
Die KI greift ausschließlich rollenbasiert auf interne Datenquellen zu, ohne Cloud-Nutzung und stets DSGVO-konform – Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Welche Chancen bietet Ihnen die Digitalisierung?
Wie können digitalisierte Abläufe meine Unternehmenssituation verbessern? Gefühlt ist doch schon alles digital, was ist da noch zu tun? Welche konkreten Vorteilen ergeben sich daraus?
Typische Fragen rund um die Digitalisierung. Und jede Frage ist berechtigt. Dazu kommen neue Themen, wie die Nutzung von KI oder die Abwägungen der Datenschutz Belange.
Die topfact AG bietet seit 20 Jahren mittelständischen Unternehmen und Organisation Hilfestellungen und praktische, bewährte Arbeitsmethoden, die einfach einzusetzen sind und ein großer Effizienzhebel für alle Abläufe bietet.
— Jürgen Burbach
Projektleiter
W.H. Müller GmbH & Co. KG
Projekt Umstellung von DocuWare auf topfact Archiv
"Für uns hat sich die Umstellung vom Vorsystem auf topfact Archiv gelohnt. Die Arbeitsweise ist viel moderner und bietet mehr Features. Das Projekt war gut organisiert, lief pünktlich und war prima betreut. Der Systemumzug lief letztlich nebenbei."
— Angelika Hauptmann
Prokuristin
IK ELEKTROANLAGEN GMBH
Projekt Einführung Eingangsrechnungsmanagement
„Wir sind in den letzten Jahren um das 3-fache gewachsen und konnten personell auf dem gleichen Stand bleiben. Allerdings wären die Ablage und Nachverfolgung von Eingangsrechnungsvorgängen ohne die topfact Digitalisierung heute nicht mehr machbar.
Mit topfact haben wir das aber locker geschafft und haben darüber hinaus wieder genügend Kapazität für weiteres Wachstum.“
— Doris Schleiß
Mitglied der Geschäftsführung
Reiter Gebäudetechnik GmbH
Bessere Ergebnisse durch Vernetzung
"Durch die enge Zusammenarbeit der Fachabteilungen erarbeiten wir in kürzester Zeit hochperformante Lösungen für unsere Kunden."
— Emanuel Anger
System Professional Manager
topfact AG
Auszug angebundener Systeme
Auszug angebundener Systeme
Auszug angebundener Systeme
