Dokumenten­management

übersichtlich und automatisiert

Zusammenführen, was schon da ist. 

Souveränität durch neue Ordnung – Daten und Dokumente aus ERP, E-Mail und Papier in einen Fluss

Ein ERP-System ist das maßgebliche Instrument zur Unternehmenssteuerung. Neben vielen Vorgängen produziert es eine Vielzahl an Dokumenten und Belegen. Häufig bieten ERP-Systeme eine Funktion zur Verwaltung und Speicherung dieser Dokumente. Da andere Dokumente wie E-Mails oder Posteingänge nicht berücksichtigt werden, entsteht eine zusätzliche Informationsplattform. Zusammen mit bereits bestehenden Insellösungen wie dem E-Mail-Postfach wird dadurch die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen erschwert.

topfact6 MyWork speichert automatisch, rechtssicher und langfristig Dokumente aus allen Systemen und stellt damit einen organisierten Zugriff nach Geschäftsvorfällen sicher. Zudem bleiben im Falle eines Anbieter- oder Releasewechsel des ERP-Systems alle Dokumente und Daten auf einer unabhängigen Plattform erhalten.

Sichere Archivierung Ihrer Dokumente

Mit der Archivierung Ihrer Dokumente in topfact6 behalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Belege und Daten. Durch obligatorische Protokollierung von Änderungen, restriktive Begrenzung von Zugriffs- und Funktionsrechten und der verschlüsselten Speicherung sind Ihre Dokumente vor unbefugten Zugriffen und Änderungen geschützt.

Beim Einsatz von topfact6 in Verbindung mit einer Verfahrensbeschreibung können Sie zudem alle elektronischen sowie analogen Dokumente im topfact6 digital und rechtskonform vorhalten. Eine weitere physische Ablage ist nicht mehr erforderlich.

topfact6 erfüllt die besonderen rechtlichen Anforderungen gemäß den GOBD zur revisionssicheren elektronischen Archivierung von Dokumenten. Das wurde uns von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle nach dem verbreiteten Prüfungsstandard IDW PS 880 bescheinigt.

Automatischer Import von E-Mails

Mit topfact6 können Sie eingehende und ausgehende E-Mails regelbasiert und automatisch archivieren. Dabei werden sowohl Exchange-Server als auch IMAP oder POP3-Postfächer angebunden. Auch eingehende E-Mails auf Cloud-Lösungen wie Office365 können mit topfact6 archiviert werden. Dabei können E-Mails automatisch verschlagwortet und Projektakten zugeordnet werden.

Volltextsuche

Archivierte Dokumente werden automatisch einer OCR-Erkennung unterzogen. Dadurch sind Ihre Dokumente für eine Volltextsuche erfasst. So können Sie auch nach spezifischen Inhalten suchen, die nicht in den Indexdaten des Beleges dokumentiert sind.

Zudem können Sie die Volltextsuche mit einer Suche nach strukturierten Indexdaten kombinieren. So verfeinern Sie Ihr Suchergebnis noch weiter.

Automatische Integration Ihrer bestehenden ERP-Stammdaten

topfact6 integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Anwendungslandschaft. Ihr ERP-System wird als das führende System anerkannt. Ihre Stammdaten aus dem ERP-System können in topfact6 zur Verfügung gestellt werden. Dort stehen Sie für die automatische Verschlagwortung oder als Auswahlliste zur Verfügung.

Durch diese Integration und die Weitergabe der Stammdaten an nachfolgende Anwendungen entsteht ein Datenkreislauf. Dadurch pflegen Sie Ihre Stammdaten nur einmal und verbessern die Datenqualität über alle nachfolgenden Arbeitsprozesse.

Klingt interessant?

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Besonders beeindruckt hat mich, wie nahtlos ein beliebiges ERP System angebunden werden kann. So können bestehende Kunden-Stammdaten auch im Archiv in der Cloud genutzt werden.

— Patric Schmid
Projektleiter topfact AG

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