Zusammenführen,
was schon da ist.
Durch topfact in einem Fluss:
ERP-Daten und Dokumente, E-Mails und Papier
Das ERP-System ist das maßgebliche Instrument zur Unternehmenssteuerung. Es produziert eine Vielzahl an Dokumenten und Belegen und verwaltet Vorgänge.
Dokumente wie E-Mails und Posteingänge können oft nicht ausreichend berücksichtigt werden, wodurch eine zusätzliche Informationsplattform nötig wird.
topfact6 speichert automatisch, rechtssicher und langfristig Dokumente aus allen Kundensystemen und stellt damit einen organisierten Zugriff sicher.
Die Besonderheit: bei einem Wechsel des ERP-Systems bleiben alle Daten und Dokumente erhalten.
Mehr Effizienz durch weniger Papier
Dokumente managen –
mit topfact automatisch und nebenbei.
Mit der Archivierung Ihrer Dokumente in topfact6 behalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Belege und Daten.
- obligatorische Protokollierung von Änderungen
- Restriktive Begrenzung von Zugriffs- und Funktionsrechten
- verschlüsselte Speicherung
topfact6 erfüllt die besonderen rechtlichen Anforderungen gemäß den GOBD zur revisionssicheren elektronischen Archivierung von Dokumenten. Das wurde uns von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle nach dem verbreiteten Prüfungsstandard IDW PS 880 bescheinigt.
Mit topfact6 können Sie eingehende und ausgehende E-Mails regelbasiert und automatisch archivieren. Dabei werden sowohl Exchange-Server als auch IMAP oder POP3-Postfächer angebunden.
Auch eingehende E-Mails auf Cloud-Lösungen wie Office365 können mit topfact6 archiviert werden.
Dabei können E-Mails automatisch verschlagwortet und Projektakten zugeordnet werden.
Archivierte Dokumente werden automatisch einer OCR-Erkennung unterzogen. Dadurch sind Ihre Dokumente für eine Volltextsuche erfasst. So können Sie auch nach spezifischen Inhalten suchen, die nicht in den Indexdaten des Beleges dokumentiert sind.
Zudem können Sie die Volltextsuche mit einer Suche nach strukturierten Indexdaten kombinieren. So verfeinern Sie Ihr Suchergebnis noch weiter.
topfact6 integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Anwendungslandschaft. Ihr ERP-System wird als das führende System anerkannt. Ihre Stammdaten aus dem ERP-System können in topfact6 zur Verfügung gestellt werden. Dort stehen Sie für die automatische Verschlagwortung oder als Auswahlliste zur Verfügung.
Durch diese Integration und die Weitergabe der Stammdaten an nachfolgende Anwendungen entsteht ein Datenkreislauf. Dadurch pflegen Sie Ihre Stammdaten nur einmal und verbessern die Datenqualität über alle nachfolgenden Arbeitsprozesse.
Teamarbeit von wo auch immer – so werden gemeinsame Projekte zum Erfolg
Im Büroalltag werden zahlreiche Daten verarbeitet, die in den verschiedensten Anwendungen anfallen.
Die Herausforderung besteht darin, dass sich die Daten und Dokumente in den jeweiligen Arbeitsprozessen weiterentwickeln. Denn Angebote werden beauftragt, Rechnungen freigegeben und Verträge unterzeichnet.
Die Information, wer was freigegeben oder beauftragt hat muss genauso selbstverständlich verfügbar sein wie das Dokument selbst.
In topfact6 MyWork sehen Sie alle Versionen und Bearbeitungszustände Ihrer Dokumente.
Die tägliche Arbeit wird einfacher, Ihre Arbeitsplätze sind modern und leistungsfähig. Das gelingt durch Funktionen wie die Versionierung, automatische Ablage, automatische Erkennung und Volltextsuche oder die Möglichkeit, auch mobil auf die Dokumente zugreifen zu können.
Ihre Möglichkeiten mit der Digitalen Akte
Die Digitale Akte entfaltet die beste Wirkung durch die automatisierte Nutzung Ihrer Dokumentenquellen. Durch die Anbindung der wichtigsten Datenquellen (ERP, CRM, FiBu) stehen Daten und Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zentral an einer Stelle zur Verfügung.
Unterstützen Sie Ihr Team durch einfaches Erstellen, Delegieren und Verfolgen von Aufgaben. Sie können ad hoc individuelle Aufgaben erstellen und diese einzeln oder im Team erledigen. Binden Sie Dokumente in die Aufgaben ein und weisen Sie sie anderen Nutzern zu. Zudem können digitale Workflows ausgelöst werden, die durch spezifische Benutzer oder Benutzergruppen erledigt werden.
Um Leerlaufzeiten besser zu nutzen, können Dokumente mit der topfact MyWork App ganz einfach mobil von unterwegs bearbeitet werden. Diese Zeit kann somit optimal genutzt werden.
Ihre elektronischen Projektakten organisiert topfact6 in einer logischen Baumstruktur ganz nach Ihren Wünschen. Ihre Dokumente werden thematisch sortiert – gerne nach Vorlagen aus Ihrem ERP-System. Die digitale Aktenführung auch großer Datenmengen wird mit Filtern und Volltextsuchen übersichtlich unterstützt.
In topfact6 MyWork können Sie häufig genutzte Handelsbriefe mit wenigen Klicks automatisch erstellen. Sie erstellen mit bereits vorhanden Daten ganz einfach neue Dokumente und ermöglichen die strukturierte Nutzung von Vorlagen, die zentral an einer Stelle organisiert sind. Wenn sich Ihre Vorlagen ändern, stehen diese sofort für alle Anwender in der neusten Version bereit.
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FAQ zum Datenmanagement
Ein Enterprise Resource Planning (ERP) System ist eine zentrale Software zur Steuerung und Integration sämtlicher Geschäftsprozesse – z. B. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Lager, Personalwesen. Es bildet das Rückgrat Ihrer Unternehmenssteuerung und erzeugt die meisten operativen Geschäftsdokumente. topfact6 nutzt Daten aus dem ERP-System für die automatische Dokumentenverschlagwortung und Kontextzuordnung.
Ein ERP-System sorgt dafür, dass alle geschäftsrelevanten Daten konsistent, transparent und zentral verwaltet werden. Es verhindert Datenbrüche, reduziert Fehler und ermöglicht effiziente, gesetzeskonforme Abläufe. In Kombination mit topfact6 entsteht ein durchgängiger Datenkreislauf, bei dem Dokumente automatisiert dem richtigen Vorgang zugeordnet werden – etwa durch ERP-Stammdatenverknüpfung.
Mit topfact6 MyWork erhalten Sie:
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD & IDW PS 880
- OCR-basierte Volltextsuche mit Synonym-Erkennung
- Automatisierung im Rechnungsmanagement (Erkennung, Freigabe, Vorkontierung, Übergabe an Buchhaltungssysteme wie DATEV, Addison u. v. m.)
- Mobile Nutzung über die MyWork App
- Digitale Signatur mit topfact Signature (inkl. Workflow und Statusübersicht)
- Aufgaben- und Workflowmanagement, Projektaktenstruktur, zentrale Vorlagenverwaltung
topfact6 archiviert automatisch:
- ERP-Belege und Dokumente
- Ein‑ und ausgehende E‑Mails (Exchange, IMAP/Pop3, Office 365)
- Gescannte Papierbelege (z. B. via Scanner)
- Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Verträge, Lieferscheine, Personalunterlagen und weitere kaufmännische Dokumente
Sie haben Zugriff über:
- lokale Installation (On‑Premises) oder via topfact Cloud
- Webbrowser oder MyWork App auf PC, Tablet, Smartphone
- im Büro, im Home-Office oder im Außendienst – jederzeit ortsunabhängig verfügbar
Systemvoraussetzungen:
- Windows-Server oder cloud-basierte Infrastruktur
- SQL-Datenbank (z. B. Microsoft SQL Server)
- Internetzugang für Cloudnutzung
Integration:
- Nahtlose Anbindung an ERP-Systeme
- E-Mail-Integration via Outlook/MAPI, Exchange, IMAP, Office 365
- ERP-Stammdaten werden übernommen und als Indexdaten genutzt
- Automatischer Datenkreislauf sorgt für Konsistenz auch bei ERP-Wechseln
- Workflows und Aufgaben lassen sich zentral erstellen und zuweisen
- Dokumente können Aufgaben zugeordnet, delegiert und überwacht werden
- Erinnerungen, Wiedervorlagen, Eskalationsmechanismen und Jobserver-Automatisierung sorgen für fristgerechte Abwicklung
- Digitale Signaturprozesse mit Statusübersicht und automatischer Ablage
- Projektakten in Baumstruktur mit Filtermöglichkeiten fördern Übersichtlichkeit
- Entwickelt aus über 20 Jahren Erfahrung, in Deutschland unabhängig vom klassischen DMS‑Anbieter-Ökosystem
- Tiefe Integration in ERP-Systeme: Stammdaten werden automatisiert genutzt, behalten ihre Relevanz auch bei Anbieterwechsel
- Unabhängige Plattform ersetzt Insellösungen – E-Mail, ERP, Papier, CRM zusammengeführt in einer einzigen digitalen Akte
- Flexibilität: On‑Premise oder Cloud mit deutschem Hosting-Standort inklusive automatischer Updates und Pflege
- Zeitersparnis: Wegfall manueller Belegtransporte, automatische Erkennung und Verarbeitung reduziert Arbeitsaufwand deutlich
- Effizienzsteigerung: Schnellere Auffindbarkeit durch OCR und kombinierte Suche – auch bei großen Dokumentenmengen
- Fehler- und Kostenreduktion: Automatisierte Freigabeprozesse und Vorkontierung vermeiden manuelle Fehler und verbessern Betriebsergebnis
Ja, es liegen uns mehrere Berichte über die erfolgreiche Integration der topfact6 Anwendung vor. Lesen Sie hier unserem aktuellsten Bericht.
- Beratung und Anforderungsanalyse → Auswahl Cloud oder On-Premise
- Einrichtung durch topfact inklusive des Imports von Stammdaten und E-Mail-Vernetzung
- Individuelle Einrichtung von Workflows, Aufgaben und Suchstrukturen
- Schulungen & Onboarding: Unterstützung durch topfact, inkl. Anleitung, regelmäßige Schulungen zu aktuellen Themen und Software-Updates
- Mit der topfact MyWork App können Sie unterwegs Dokumente ansehen, bearbeiten oder Aufgaben erledigen
- Außendienst kann Belege fotografieren oder scannen, Rechnungen freigeben oder Verträge unterzeichnen – inklusive Signatur-Workflow
- Volle Synchronisation mit dem zentralen Archiv, auch von unterwegs