Wie schön ist es, wenn der Ablauf fließt, die Aufgaben klar geordnet und vor allem schnell erledigt sind? Wenn statt Ordner UND E-mail UND Fax UND Telefon nur EIN Medium genutzt wird? Wenn alle Prozessbeteiligten immer auf Stand sind? Sehr schön, oder?
Genau dafür sorgt unsere Software topfact6.
Ein geradliniges Eingangsrechnungsmanagement sorgt für deutlich verbesserte Betriebsabläufe, die sich positiv in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens auswirken.
Durch den Wegfall des manuellen Transports der Belege und der üblichen Nachbearbeitung durch die Buchhaltungsmitarbeiter können Sie hier enorm Zeit sparen.
Zum Vergleich: Im Schnitt liegt die Bearbeitungszeit einer Rechnung in einem Unternehmen ohne topfact6 bei mehreren Tagen, manchmal sogar Wochen.
Wie ist es bei Ihnen?
Durch diese enorme Einsparung können Sie spielend leicht die Zahlungsziele für Skontorabatte einhalten und so bares Geld sparen.
Datenkopien werden hin und hergeschoben, aus einer Datei gezogen und in eine andere hinein kopiert. Wer behält da den Überblick? UND: WER HAT DAFÜR ZEIT?
Der Eingangsrechnungsprozess ist oft sehr aufwendig für die Mitarbeiter. Solche Aufgaben rutschen auch schnell ans Ende der persönlichen To-Do Liste…
Eine Rechnung durchläuft bis zu ihrem Abschluss unzählige manuelle Schritte. Schritte, die alle wertvolle Ressourcen kosten.
Die Bearbeitung von Rechnungen wird unabhängig von den Anwendern angestoßen, vorangebracht und wenn nötig eskaliert. Das spart Zeit und Nerven.
Böse Überraschungen werden durch eine proaktive Benachrichtigung bei herannahenden Fristen oder hohen Beträgen vermieden. So bleiben alle up-to-date.
Manuelle Tätigkeiten werden durch smarte Datenbereitstellung unterstützt, damit der Rechnungsprozess so reibungslos wie möglich läuft.
01.
Die Bearbeitung von Rechnungen wird unabhängig von den Anwendern angestoßen, vorangebracht und ggf. eskaliert. So werden Rechnung aus den typischen Eingangsquellen wie Scan oder E-Mail automatisch archiviert und der Bearbeitungsprozess auf den Weg gebracht. Dabei werden durch Text und Formularerkennung (OCR und Text-KI) Begriffe erkannt und zuverlässig zugeordnet.
02.
Durch die zentrale Organisation der Dokumente können sie einfach geprüft und per digitalem Stempel freigegeben werden. Die Zuordnung erfolgt automatisch: Fristen, Bearbeiter und jeweils erforderliche Aufgaben werden mit dem Dokument verknüpft. Die Bearbeitung erfolgt nach individuell festgelegten Regeln.
03.
Versehentliches „Liegenbleiben“ ist ausgeschlossen, denn automatische Beleglisten erleichtern den Überblick über den Bearbeitungsstand aller Rechnungen und senden Erinnerungen bei drohenden Fälligkeiten.
So sind Ihre Zahlungen immer pünktlich.
Wir freuen uns auf Sie und Ihre Fragen.
Topfact6 kann Dateien aus verschiedenen Datenquellen abholen und für die weitere Bearbeitung nutzen. Wie beispielsweise:
Um die Erfassung von Belegen und Rechnungen so einfach wie möglich zu gestalten, kann topfact6 dank eingebauter KI Dateien Texte und Scans erkennen und automatisch die verschiedenen Informationen zuweisen.
Die automatische Rechnungprüfung sorgt dafür, dass Wiederholungsfakturen wie beispielsweise Miete oder Verbrauchsbelege erkannt und mit bereits gebuchten Belegen verglichen werden.
Topfact6 wurde entwickelt, um das Rechnungsmanagement für Unternehmen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.
Topfact6 wurde entwickelt, um das Rechnungsmanagement für Unternehmen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Dabei wurde vor allem darauf geachtet, dass Sie als Anwender möglichst wenig manuellen Aufwand haben.
Viele unterschiedliche Systeme im Unternehmen arbeiten nicht Hand in Hand. Das Resultat: Wenig Struktur, Transparenz und ein enorm hoher manueller Aufwand.
Topfact führt alle bestehenden Systeme in einem Cloud-basierten Datenmanagement-System zusammen und gibt allen Daten einen roten Faden: Den Kundenprozess.
Durch zentrales Datenmanagement, transparente Prozesse und Automatisierung in der Cloud können 40% der Arbeitsschritte und 60% an Zeit eingespart werden.
Nicht Sie passen sich an unsere Software, sondern wir passen topfact6 an Ihre Bedürfnisse an. Dafür untersuchen wir in einleitenden Workshops Ihre aktuellen Prozesse und suchen nach dem größten Potential für Erleichterungen und Verbesserungen durch unsere Software. Erst wenn Sie mit unseren Vorschlägen einverstanden sind, machen wir uns an die technische Umsetzung.
Ihre Daten und Dateien sind in topfact Archiv sicher aufgehoben. Sie bestimmen, wer was im Archiv sehen und bearbeiten darf. Ein Zugriff auf Daten und Dateien ist nur nach vorheriger Authentifizierung möglich. Die Dateien selber werden verschlüsselt abgelegt.
topfact6 und topfact Archiv wurden nach dem gängigen Prüfungsstands IDW PS880 der Vereinigung der Wirtschaftsprüfer untersucht. Die Rechtkoformität mit Blick auf den Datenschutz sowie die Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz wurden dabei vollumfänglich bestätigt. Weitere Informationen erhalten Sie hier.
topfact Archiv und topfact6 wurden für die Ablage, Bearbeitung und Anzeige von Bild- und Dokumentendateien optimiert. Aber technisch gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der möglichen Dateitypen zur Archivierung.
Gerne präsentieren wir Ihnen die Vorteile von topfact6 in einer persönlichen Demonstration. Buchen Sie über diesen Link einfach einen Termin. Kleiner Tipp: je detaillierter Sie uns mitteilen, wonach Sie suchen, desto besser können die Produktpräsentation an Ihren Anforderungen ausrichten.
Es kommt drauf an:
Für die topfact Cloud benötigen Sie im wesentlichen lediglich eine stabile Internetverbindung sowie Ihre Arbeitsplatzrechner.
Für eine lokale Installation benötigen Sie zusätzlich einen MSSQL-Server sowie einen weiteren Server, auf dem die topfact6 Dienste sowie das topfact Archiv installiert und betrieben werden. Die genaue Server-Architektur ist dabei abhängig von Ihrer geplanten Nutzung. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.
Selbstverständlich kann topfact6 Sie bei nahenden Fristen oder Fälligkeiten proaktiv per Mail informieren.
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