Eingangs­rechnungs­management

Einfach und sicher

Eingangsrechnungen einfach und zuverlässig organisieren

Ihre Zeit ist zu kostbar, um Rechnungen zu ordnen:

topfact6.

Wie schön ist es, wenn der Ablauf fließt, die Aufgaben klar geordnet und vor allem schnell erledigt sind? Wenn statt Ordner UND E-mail UND Fax UND Telefon nur EIN Medium genutzt wird? Wenn alle Prozessbeteiligten immer auf Stand sind? Sehr schön, oder?
Genau dafür sorgt unsere Software topfact6.

 

  • Immer up to date mit fälligen Zahlungen & Freigaben
  • Digitale Archivierung, ohne Papierkram
  • Ein Prozess mit allen Beteiligten in einem Medium
  • Gute Lieferantenbeziehungen & keine Mahngebühren
  • Besseres Bonitätsranking, Betriebsklima, Ergebnisse…

 

Schlanker Rechnungsprozess.

Ein geradliniges Eingangsrechnungsmanagement sorgt für deutlich verbesserte Betriebsabläufe, die sich positiv in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens auswirken.

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Weniger Aufwand für Mitarbeiter

Durch den Wegfall des manuellen Transports der Belege und der üblichen Nachbearbeitung durch die Buchhaltungsmitarbeiter können Sie hier enorm Zeit sparen.

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Durchlaufzeit pro Rechnung

Zum Vergleich: Im Schnitt liegt die Bearbeitungszeit einer Rechnung in einem Unternehmen ohne topfact6 bei mehreren Tagen, manchmal sogar Wochen. Wie ist es bei Ihnen?

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Zeitersparnis in der Bearbeitung

Durch diese enorme Einsparung können Sie spielend leicht die Zahlungsziele für Skontorabatte einhalten und so bares Geld sparen.

Managen Sie Ihre Prozesse, bevor Ihre
Prozesse Ihren Alltag managen.

Viele Medienbrüche

Datenkopien werden hin und hergeschoben, aus einer Datei gezogen und in eine andere hinein kopiert. Wer behält da den Überblick? UND: WER HAT DAFÜR ZEIT?

Versehentliches Liegenbleiben

Der Eingangsrechnungsprozess ist oft sehr aufwendig für die Mitarbeiter. Solche Aufgaben rutschen auch schnell ans Ende der persönlichen To-Do Liste…

Unzählige manuelle Schritte

Eine Rechnung durchläuft bis zu ihrem Abschluss unzählige manuelle Schritte. Schritte, die alle wertvolle Ressourcen kosten.

Eine strukturierte Plattform

Die Bearbeitung von Rechnungen wird unabhängig von den Anwendern angestoßen, vorangebracht und wenn nötig eskaliert. Das spart Zeit und Nerven.

Überblick über alle Rechnungen

Böse Überraschungen werden durch eine proaktive Benachrichtigung bei herannahenden Fristen oder hohen Beträgen vermieden. So bleiben alle up-to-date.

Smarte Datenbereitstellung

Manuelle Tätigkeiten werden durch smarte Datenbereitstellung unterstützt, damit der Rechnungsprozess so reibungslos wie möglich läuft.

Best Practice Beispiel:
Von 9 Tagen Durchlaufzeit pro Rechnung auf 1,5 Tage reduziert

Was topfact automatisch bewegt
braucht keine Menschenhand

Automatisches Einlesen von Belegen.

topfact6 kann Dateien aus verschiedenen Datenquellen abholen und für die weitere Bearbeitung nutzen. Wie beispielsweise:

  • Scanverzeichnisse (Paperworks)
  • E-Mailkonten (GWC)
  • Lieferantenportale (XML-Reader)
Belegaufbereitung und Belegerkennung.

Um die Erfassung von Belegen und Rechnungen so einfach wie möglich zu gestalten, kann topfact6 – dank eingebauter KI – Dateien, Texte und Scans erkennen und automatisch die verschiedenen Informationen zuweisen.

PreCheck zur automatischen Rechnungsprüfung.

Die automatische Rechnungprüfung sorgt dafür, dass Wiederholungsfakturen wie beispielsweise Miete oder Verbrauchsbelege erkannt und mit bereits gebuchten Belegen verglichen werden.

Was haben Sie davon?

  • Geschäftsleitung
  • Anwender

topfact6 wurde entwickelt, um das Rechnungsmanagement für Unternehmen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.

  • Maximale Transparenz im Rechnungsprozess
  • Weniger manuelle, mehr automatisierte Schritte
  • Immer aktuelle Daten mit direkter Nachvollziehbarkeit

topfact6 wurde entwickelt, um das Rechnungsmanagement für Unternehmen so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Dabei wurde vor allem darauf geachtet, dass Sie als Anwender möglichst wenig manuellen Aufwand haben.

  • Aufbereitung und Strukturierung von eiligen Rechnungen
  • Automatische Prüfung auf Doppelbuchungen
  • Maximale Transparenz im Rechnungsprozess
  • Weniger manuelle, mehr automatisierte Schritte
  • Immer aktuelle Daten mit direkter Nachvollziehbarkeit

Verbindungen schaffen.

Situation.

Viele unterschiedliche Systeme im Unternehmen arbeiten nicht Hand in Hand. Das Resultat: Wenig Struktur, Transparenz und ein enorm hoher manueller Aufwand.

Lösung.

topfact führt alle bestehenden Systeme in einem Cloud-basierten Datenmanagement-System zusammen und gibt allen Daten einen strukturierten Ablauf.

Ergebnis.

Durch zentrales Datenmanagement, transparente Prozesse und Automatisierung in der Cloud können 40% der Arbeitsschritte und 60% an Zeit eingespart werden.

FAQ’s

Wie funktioniert die Implementierung von topfact6?

Nicht Sie passen sich an unsere Software, sondern wir passen topfact6 an Ihre Bedürfnisse an. Dafür prüfen wir in einleitenden Workshops Ihre aktuellen Prozesse und suchen nach dem größten Potential für Erleichterungen und Verbesserungen durch unsere Software. Erst wenn Sie mit unseren Vorschlägen einverstanden sind, machen wir uns an die technische Umsetzung.

Wie sicher ist topfact6?

Ihre Daten und Dateien sind in topfact Archiv sicher aufgehoben. Sie bestimmen, wer was im Archiv sehen und bearbeiten darf. Ein Zugriff auf Daten und Dateien ist nur nach vorheriger Authentifizierung möglich. Die Dateien selber werden verschlüsselt abgelegt.

Ist topfact6 revisionssicher?

topfact6 und topfact Archiv wurden nach dem gängigen Prüfungsstands IDW PS880 der Vereinigung der Wirtschaftsprüfer untersucht. Die Rechtkoformität mit Blick auf den Datenschutz sowie die Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz wurden dabei vollumfänglich bestätigt. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Welche Dateitypen kann topfact6 erfassen?

topfact Archiv und topfact6 wurden für die Ablage, Bearbeitung und Anzeige von Bild- und Dokumentendateien optimiert. Aber technisch gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der möglichen Dateitypen zur Archivierung.

Wo kann ich eine Demo buchen?

Gerne präsentieren wir Ihnen die Vorteile von topfact6 in einer persönlichen Demonstration. Buchen Sie über diesen Link einfach einen Termin. Kleiner Tipp: je detaillierter Sie uns mitteilen, wonach Sie suchen, desto besser können die Produktpräsentation an Ihren Anforderungen ausrichten.

Welche Voraussetzungen brauche ich für topfact6?

Es kommt drauf an:

Für die topfact Cloud benötigen Sie im wesentlichen lediglich eine stabile Internetverbindung sowie Ihre Arbeitsplatzrechner.

Für eine lokale Installation benötigen Sie zusätzlich einen MSSQL-Server sowie einen weiteren Server, auf dem die topfact6 Dienste sowie das topfact Archiv installiert und betrieben werden. Die genaue Server-Architektur ist dabei abhängig von Ihrer geplanten Nutzung. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

Gibt es eine Alarmfunktion bei topfact6?

Selbstverständlich kann topfact6 Sie bei nahenden Fristen oder Fälligkeiten proaktiv per Mail informieren.

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