Eingangs­rechnungs
Management

Einfach und sicher

Mit verlässlichen Workflows die Bonität verbessern

Höhere Sicherheit, höherer Ertrag – So organisieren Sie Lieferantenprozesse und Eingangsrechnungen mit Leichtigkeit

Die Kreditorenbuchhaltung ist das beste Beispiel dafür, dass die Steuerung des Dokumenten- und Informationsflusses wichtig ist. Denn Eingangsrechnungen sind termingebunden zu Lasten des Empfängers – Liegezeiten erhöhen also die Risiken und Kosten. Alle Störfaktoren, wie die Bereitstellungsdauer der Belege oder fehlende Informationen, können teuer werden.

Mit topfact6 werden erhebliche Zeitvorteile durch Automatismen und entfallende Transportwege geschaffen. Die Steuerung des Belegflusses von Rechnung, Bestellung und Lieferscheinen kann mit Daten aus dem ERP kombiniert und optimiert werden. Die Übergabe der Buchungen an Buchhaltungssysteme geschieht mit Verwendung aller bestehenden Belegdaten, lediglich das passende Sachkonto ist noch zuzuweisen.

ZUGFeRD oder XRechnung

Elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung können durch topfact6 erkannt und weiterverarbeitet werden. Anhand der beigefügten Indexdaten werden die Rechnungen automatisch verschlagwortet. Die Rechnungen stehen damit sofort für die weitere Prüfung und Freigabe zur Verfügung. So verschaffen Sie sich den Freiraum für andere Themen.

Digitale Rechnungsfreigabe mit effizienten Workflows

Die digitale Rechnungsprüfung und -freigabe reduziert die Zeitdauer der Rechnungsbearbeitung um bis zu 43%1. Das ermöglicht Unternehmen, Zahlungsziele für Skontorabatte häufiger einzuhalten und spart so am Ende bares Geld.

Mit topfact6 wird dieses Anliegen durch Prüf- und Freigabeworkflows optimal unterstützt. Digitale Eingangsrechnungen werden über automatisiert zusammengesetzte Beleglisten den zuständigen Bearbeitern übergeben. Bearbeitungsfortschritte werden durch Bildstempel auf dem Beleg transparent dokumentiert. Notwendige Belege zur Prüfung wie Lieferscheine oder Bestellungen werden automatisch mit der Rechnung verschmolzen. Lange Transport- und Liegezeiten sowie zeitaufwendige Rückfragen entfallen.

1 Techconsult GmbH 2020 "Digitale Prozesse. Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen"

Anbindung ihrer Buchhaltungssoftware

Mit topfact6 werden ganz einfach vollständige Buchungssätze zu Eingangsrechnungen erzeugt. Die Kostenstellen und Kostenträgerdaten können aus Ihrem ERP-System übernommen werden. Die fertiggestellten Kontierungen können in allen marktgängigen Buchhaltungssystem eingelesen werden, z. B. Agenda, eGECKO, DATEV, Diamant, iTwo oder PDS-CSS.

Der Ablauf von der Archivierung bis zur Buchung und Bezahlung wird als revisionssicheres Prozessergebnis dokumentiert. Automatisch erzeugte Kontrolllisten dienen der zusätzlichen Sicherheit. Belegnummern werden pro Kreditor nur einmal vergeben. Mehrfachbuchungen oder Doppeltzahlungen können so vermieden werden.

Erstellung von SEPA-Dateien

topfact6 erstellt SEPA-Dateien zur Weitergabe an Ihre Bank. Diese beinhaltet bereits die Bankverbindungsdaten Ihrer Kreditoren, wie diese aus dem Buchungsprozess bereitgestellt wurden. Diese SEPA-Datei kann in Ihr Online-Banking eingelesen und die Zahlung direkt veranlasst werden. Das ist ein weiteres Beispiel, wie der topfact6 Datenkreislauf Prozessinformationen wiederverwendet und Ihre Abläufe durch hohe Datenqualität absichert.

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Gerne präsentieren wir Ihnen alle Funktionen in einer unverbindlichen Online-Demo.

"Mit automatisch erstellten Beleglisten gelingt die Rechnungsfreigabe in topfact6 schnell und übersichtlich. So beschleunigen unsere Kunden transparent und verfahrenssicher Ihr Eingangsrechnungsmanagement ."

— Emanuel Anger
Business Development topfact AG

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